Расходы на использование личного автомобиля в служебных целях также могут быть компенсированы. Для этого компания заключает с сотрудником соглашение, в котором указывается порядок возмещения расходов. Например, по фактическим затратам (на основании чеков АЗС и т. п.) или в заранее фиксированном размере. Сумма компенсации средств в этих случаях будет различаться.
Как оформить командировку на личном автомобиле
Для оформления такой деловой поездки необходимо выполнить следующие действия.
1. Заключить соглашение с работником о возмещении расходов на использование личного авто в служебных целях. Это можно сделать в произвольной форме, но в документе должны быть прописаны:
Ф. И. О. сотрудника, его должность и место работы;
марка, модель и регистрационный знак транспорта;
период использования автомобиля в служебных целях;
порядок возмещения расходов на топливо и другие расходы, связанные с использованием авто (парковка, платные дороги, покупка ГСМ, ремонт в период эксплуатации в служебных целях: по норме или по факту).
2. Оформить приказ о командировке. Документ оформляется по стандартной форме Т-9 (абз. 2 п. 7 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). В нем необходимо добавить поле «Проезд к месту командировки» с маркой и регистрационным номером автомобиля сотрудника.
3. Составить путевой лист. Этот документ подтверждает расходы на топливо и другие затраты, связанные с использованием автомобиля в служебных целях. В нем содержится следующая информация:
дата и время выезда и возвращения;
маршрут следования;
показания одометра при выезде и возвращении;
расход топлива;
другие затраты, связанные с использованием автомобиля (парковка, платные дороги и т. п.).
Как работнику отчитаться о расходах
Чтобы сотруднику компенсировали затраты на использование личного автомобиля в командировке, после поездки он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Издержки можно возместить на основании чеков АЗС, счетов за проезд по платной дороге, служебной записки и заполненного путевого листа. Другие расходы, связанные с использованием автомобиля, можно компенсировать в фиксированном размере, установленном в соглашении с работником.
При возмещении затрат на топливо в фиксированном размере для расчета на бензин можно воспользоваться руководством по эксплуатации автомобиля. Или взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса — распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 30.09.2021).
Чтобы организация командировок была удобной и простой, воспользуйтесь онлайн-сервисом «OneTwoTrip для бизнеса». Бронировать билеты на самолет, поезд Аэроэкспресс, трансфер и отели по всему миру можно в одном месте. Электронный документооборот, онлайн-доступ к чекам и справкам, бесплатная интеграция с 1С:Бухгалтерией помогут сократить время на оформление деловых поездок и работу с отчетностью.
10 способов сократить расходы на командировку
Используйте при организации деловых поездок
Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8JswmZ
Начать дискуссию