Командировка группы сотрудников: планируем без проблем

Многим компаниям периодически приходится организовывать деловые поездки для нескольких сотрудников. И неважно, отправляете вы группу специалистов на переговоры с партнерами или планируете тимбилдинг в другом городе, проблемы обычно одинаковые.
Командировка группы сотрудников: планируем без проблем
Иллюстрация: ОneТwoТrip для бизнеса

Вместе с сервисом для организации командировок «OneTwoTrip для бизнеса» разбираемся, как можно их легко решить или вовсе избежать.

Как указать данные всей группы

Представьте, что администратору нужно оформить одновременно авиабилеты и отели на 10 сотрудников. Если вносить данные каждого вручную, легко допустить ошибку — и в некоторых случаях за ее исправление придется заплатить. Так, опечатки и ошибки в авиабилетах обычно можно исправить через службу поддержки, а вот если неверно указаны данные о пассажире поезда заграничного направления, придется покупать новый билет.

Этих сложностей помогают избежать сервисы для организации бизнес-поездок. Например, в «OneTwoTrip для бизнеса» вы заранее вносите информацию обо всех сотрудниках. При оформлении командировки достаточно выбрать имена из общего списка, и все необходимые данные (номера паспортов, даты рождения и так далее) подтянутся автоматически, что исключает ошибки.

Как сократить расходы на командировку

Если искать авиабилеты и номера в отелях на обычных сайтах вручную, возникает сразу несколько проблем. Во-первых, сотрудник тратит на это время, которое мог бы посвятить другим рабочим задачам. А во-вторых, пока человек сравнивает цены на разных сайтах или вводит данные сотрудников, стоимость билетов может вырасти.

Этой проблемы также помогает избежать сервис для планирования командировок. Билеты для всех сотрудников стоят одинаково, к тому же доступен специальный тариф, включающий групповую скидку.

Как не потерять документы

Все сотрудники по возвращении обязаны отчитаться о командировке, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет, к которому нужно приложить посадочные талоны и квитанции. Иногда эти документы теряются, и тогда приходится их восстанавливать через авиакомпанию или связываться с отелем.

Удобно, когда все нужные данные хранятся в электронном виде — и эта опция также доступна в специальных сервисах. В «OneTwoTrip для бизнеса» билеты, посадочные талоны и квитанции об оплате отелей автоматически формируются в личном кабинете сотрудника, а если сервис связан с 1С: Бухгалтерия, то сразу подтягиваются к отчету.

Как организовать трансфер

Доставить группу сотрудников от аэропорта до гостиницы не так просто — нужно заказать сразу несколько такси или найти компанию, которая организовывает трансферы в нужном городе.

Специализированные сервисы могут взять эти сложности на себя — вы просто заказываете услугу трансфера в приложении или на сайте в дополнение к билетам и отелю, и сотрудников встретят в аэропорту и довезут до отеля.

Как получить исключительный сервис

Когда в командировку едет большая группа сотрудников (свыше 10 человек), оформить для всех билеты и отели физически непросто. А если выезд за границу, требуется также заниматься оформлением визы. В целом это может стать масштабной задачей, требующей большой включенности и внимательности сотрудника, который организовывает командировку.

Но это легко передать специализированному сервису. Например, через «OneTwoTrip для бизнеса» можно забронировать командировку по заявке. В этом случае заказом билетов, бронированием отелей, трансфером и даже оформлением виз будет заниматься сотрудник сервиса. 

При организации групповой поездки вы получаете следующие преимущества:

  • Все билеты стоят одинаково.

  • Оплачивать всю сумму сразу не нужно, можно вносить оплату поэтапно.

  • Для бронирования не нужен предварительный список пассажиров — их можно будет заменить перед поездкой.

  • Бронировать билеты для группы можно за 12 месяцев до вылета.

  • Всю группу можно разместить рядом еще до регистрации на рейс.

  • Если в группе более 30 человек, авиакомпания может предоставить бесплатный билет для ее лидера или гида.

  • Если в группе более 90 человек, можно открыть отдельную стойку регистрации в аэропорту.

  • Если группа сократится меньше чем на 10%, штрафа за отмену бронирования не будет.

Часть этих услуг зависит от конкретного бронирования — например, не все авиакомпании позволяют бронировать билеты настолько заранее и не во всех аэропортах можно открыть дополнительную стойку. Но в целом благодаря специализированному сервису компания может в разы упростить планирование групповых командировок.

Онлайн-сервис для организации командировок

Заполните форму и получите бесплатный доступ

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KB75k

Начать дискуссию