Как перевести деньги на карту подотчетного лица: документы, назначение платежа, риски

Кажется, что нет ничего проще, чем перевод сотруднику денег под отчет. Но организацию могут подстерегать неожиданные риски, а оформить перевод нужно правильно, чтобы не возникло вопросов ни у банка, ни у ФНС.

Документы для оформления подотчета на карту

Компании вправе выдавать средства под отчет как в наличной форме, так и в безналичной. При этом независимо от способа получения денег, их можно потратить только на определенные цели:

• командировочные расходы;

• оплата товаров, работ, услуг, связанных с производственными нуждами;

• компенсация документально подтвержденных затрат.

При работе с подотчетными лицами обязательный пакет документов включает в себя:

1. Учетную политику организации, которая содержит пункт о перечислении подотчетных средств на карты работников.

2. Приказ руководителя о выдаче подотчетных сумм, или заявление сотрудника о выдаче подотчета. Один из этих документов должен быть оформлен в обязательном порядке: либо приказ, либо заявление.

Какие сведения можно отразить в приказе:

• дату составления документа;

• размер подотчета, который необходим к выдаче;

• основания для выдачи подотчета — причины, цели;

• актуальные реквизиты расчетного счета карты сотрудника (для заявления), на которые можно выполнять перечисление подотчета;

• срок, на которые выдаются деньги в течение которого необходимо предоставить авансовый отчет;

• подпись руководителя или иного ответственного лица.

3. Авансовые отчеты. К отчету прикладывают чеки, квитанции, подтверждающие осуществление трат на производственные цели, а также чеки банкомата или квитанции с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты.

Риски при работе с безналичным подотчетом

Безналичный способ перевода подотчета сотрудникам удобен в большинстве случаев. Однако, есть риски, о которых руководителю необходимо знать:

• Блокировка карты сотрудника. Если карта сотрудника заблокирована, а денежные средства уже переведены, воспользоваться ими проблематично, как и вернуть обратно на расчетный счет организации. Рекомендуем заранее, перед переводом денежных средств, уточнить у сотрудника о доступности карты.

• Арест карты (счета) сотрудника исполнительными органами. Судебные приставы могут заблокировать часть денежных средств, либо списать их в рамках исполнительного производства. Таким образом, сотрудник также не сможет воспользоваться подотчетными средствами в полном размере.

В случае блокировки карты сотрудника вернуть деньги на расчетный счет компании в короткий срок практически невозможно.

А затем разбираться непосредственно с учреждением, арестовавшем счет.

Какие карты можно использовать при безналичном подотчете

Ограничений по использованию карт для перечисления подотчета сотрудникам нет. Это могут быть и зарплатные, и дебетовые карты. Используйте те реквизиты, которые указаны в заявлении сотрудника или в приказе о перечислении подотчетных сумм.

Для подотчетных сумм также подойдут корпоративные карты. Это специальная карта, которая привязана к расчетному счету компании или к другому определенному счету. Например, каждая корпоративная карта может иметь свой особенный счет. С помощью таких карт можно не только оплачивать покупки, но и снимать наличные в банкоматах.

Нюансы при перечислении денежных средств сотруднику с расчетного счета

При перечислении подотчетных сумм сотрудникам на карту необходимо учитывать несколько моментов:

• В поле 20 «Наз. пл.» в платежном поручении укажите код «2».

Это код используется при перечислении денежных сумм, с которых банк не вправе погасить долговые требования. К таким перечислениям также относятся компенсации работникам (в том числе командировочных расходов), декретные пособия, алименты.

• В назначении платежа укажите подробно, на какие цели перечислены средства, укажите данные заявления или приказа (номер и дату). Это поле должно быть максимально полным и понятным. Например:

При правильном заполнении платежного поручения банки смогут быстро идентифицировать платеж, не списав лишние средства со счета сотрудника. Кроме того, использование данных рекомендаций может обезопасить от блокировок расчетного счета по закону № 115-ФЗ.

Риски при подотчете

К переводам на личные карты внимательно относится не только налоговая, но и Центробанк. Вот эти показатели могут привлечь дополнительную проверку со стороны контролеров:

• Частые перечисления на личную карту руководителя. При этом значение имеет регулярность переводов, а не суммы, даже небольшие платежи могут заинтересовать банк. Если неиспользованный подотчет не возвращается в кассу и на расчетный счет организации это тоже «звоночек» для проверяющих.

• Отсутствие в назначении платежей целей, на которых предназначены денежные средства.

• Крупные переводы на текущие нужды, например, сотни тысяч для подотчета на покупку канцелярии или для командировки на несколько дней.

• Перечисления «под отчет» на карты физических лиц, которые не являются сотрудниками компании.

Арбитражные суды поддерживают ИФНС в данном вопросе и отказывают в смягчении мер при судебных разбирательствах. Например, определение ВС 307-ЭС20-23792 по делу № А66-6506/2019.

Банк Агророс

Регистрация ИП и ООО бесплатно. Тарифы от 0 руб. в месяц. Личный менеджер, бухгалтерия, кредитование

Оставьте заявку на консультацию!

Менеджер расскажет об услугах банка и поможет заполнить заявку:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение