«Работа с первичкой» — магическое словосочетание, от которого у любого бухгалтера начинается мигрень.
Первичные документы имеют свойство не составляться вовремя, теряться по дороге, накапливаться в огромные груды, утрачивать читабельность, дублироваться и перепутываться. Непростительно много времени уходит на то, чтобы завести их в учет, из-за чего страдает остальная работа бухгалтера. А некоторые компании и вовсе вынуждены выделять отдельную штатную единицу под первичку.
Есть ли варианты упростить работу с документацией? Об этом сегодняшняя статья.
Автоматический ввод бухгалтерских и кадровых документов: что это
Обработка бумажных документов вручную — одна из самых рутинных и неинтересных задач бухгалтера. При этом она требует повышенной внимательности, сосредоточенности, а еще — отменного зрения. Кто работал на «первичке», не даст обмануть: к вечеру глаза устают, а мозг перестает четко воспринимать информацию.
Но даже старые проблемы требуют современных решений! Оптимизировать работу бухгалтера могут сервисы, которые распознают, оцифровывают и автоматически передают документы в 1С или другие системы.
«Мы сейчас живем в такой реальности, что сегодня у вас есть сотрудник, который выполняет какие-то операции, например, работает с документами, а завтра его не будет на рабочем месте. Если раньше тот же бухгалтер мог прийти на работу с насморком и температурой и это никого не напрягало, то сейчас с этим строго — нужно вызывать врача, нужно сдавать тесты, такого сотрудника уже не допустят к работе. В этом смысле автоматизированная система безотказна, она не болеет, не уходит в отпуск, не просит внеочередной выходной. Если на каком-то бизнес-процессе у вас задействованы 2-3 человека внедрение такой системы уже оправдано», — Александр Коробов, директору по развитию компании Биорг.
Программы для автоматического ввода бухгалтерской и кадровой документации позволяют ускорить рабочий процесс в 2-3 раза. При этом, чем больше на предприятии обрабатывается документов, тем выгоднее сотрудничество с подобными сервисами.
Отличный пример — сервис от компании Биорг, которая предлагает продукты и решения для автоматической оцифровки широкого перечня документов (кадровых, бухгалтерских, персональных, технических). Точность распознавания — 99 %, причем даже рукописного текста, слабоструктурированных файлов, любых уникальных актов, которые должны оказаться в Вашей информационной системе!
А как же быть с проверкой комплектности?
Еще один важный момент при обработке и заведении в учет первичной документации — это проверка ее комплектности. Часто бывает что, то страница товарной накладной затерялась в пути от поставщика, то не все чеки к авансовому отчету приложил сотрудник. Невнимательность бухгалтера может дорого обойтись. Самое главное — это снова время, которое будет потрачено на поиск ошибки и ее исправление, когда расхождения все-таки обнаружатся.
Платформа Beorg Smart Vision не только в состоянии обработать любой файл или бумажный документ для загрузки в 1С, SAP но может и автоматически проверить комплектность документов. Все дело в «волшебной» нейронной сети, которая ищет в документе нужные атрибуты и распознает их.
Абсолютная магия: Вам больше не придется вглядываться в каждую строку накладных, разглядывать, сверять цифры и буквы. Каждая цифра и буква попадут в нужную ячейку! Современный сервис берёт всю обработку — от сортировки сканов до проверки комплектности пакета — на себя.
Насколько безопасно доверить автоматическую обработку сервису?
«А если коммерческая информация утечет, куда ей не следует?» — справедливо спросят патологически подозрительные и скептически настроенные профессионалы-бухгалтеры. Но и на это у нас есть ответ.
Дело в том, что при автоматической обработке документации, данные, как правило, обезличиваются, деперсонализируются. Вероятность, что они попадут в руки конкурентам или мошенникам, исключена.
Если хотите быть уверены в безопасности сотрудничества, перед заключением договора на оказание услуг по автоматизации бизнес-процессов, проверьте:
- зарегистрирован ли сервис как оператор по обработке персональных данных;
- соответствует ли его работа требованиям ФСТЭК и ФСБ России;
- используется ли компанией сертифицированное по ГОСТу программное обеспечение для шифрования данных;
- застрахована ли профессиональная ответственность такого сервиса от претензий третьих лиц.
Лицензии ФСТЭК, ФСБ РФ и другие свидетельства, подтверждающие безопасность работы с Биорг, представлены на официальном сайте Платформы.
Хранение и систематизация первичных документов
Пропажа электронного архива — еще один страшный сон бухгалтерского работника. Согласно закону, первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены (см. ст. 29 закона № 402-ФЗ о бухучете). При этом обязанность (и ответственность, соответственно) по обеспечению безопасных условий хранения документации лежит на компании.
Платформа Beorg Smart Vision даёт возможность электронной архивации. При этом используется облачный сервис — все документы обрабатываются по защищенному каналу, клиенту не нужно дополнительно покупать ПО и оборудование. Действует умный поиск по базе.
Почему автоматическая обработка первичных документов — это не только удобно, но и выгодно
Про удобство сервисов оцифровки и автоматической обработки документации мы поговорили, а что насчет оптимизации затрат компании как минимум на 20%?
На тарифе Bestart от Биорг вы получаете возможность ежемесячно обрабатывать 7142 страницы самых распространенных и массовых бухгалтерских документов. Сюда входят счет, счет-фактура, акт, товарная накладная. Подобный объем за месяц вам обработают где-то 3 оператора 1С. Если их зарплата составит даже 20 000 рублей, то совокупные ежемесячные расходы составят 60 000, не говоря о стоимости рабочего места и страховых взносах. Стоимость тарифа BeStart — 50 000 в месяц, т.е. оцифровка 1 страницы обходится 7 рублей. Система будет работать круглосуточно, без обеда, перекура и выгорания.
Есть еще несколько причин, почему работа со специализированным сервисом будет выгодней, чем наем дополнительных сотрудников.
- Скорость обработки всегда одинаковая. Даже в периоды пиковых нагрузок распознавание, оцифровка и передача файлов в информационные системы продолжается.
- Минимизируются ошибки в данных. Монотонный, рутинный труд зачастую приводит к ошибкам и опечаткам, человеческий фактор никто не отменял.
- Работодателю не нужно нанимать операторов 1С, покупать дополнительное ПО и оборудование. Сотрудничество с сервисом — это полная интеграция: Вы просто сканируете документ и получаете результат — готовый файл для загрузки в систему.
- Скорость обработки первичной документации в среднем повышается в 2-3 раза, значит к персонала снижается нагрузка и повышается эффективность труда.
«Отсканируй и забудь» — краткая характеристика платформы Биорг для автоматической оцифровки документов любой сложности. Звучит, как мечта любого бухгалтера!
Beorg
Автоматически обрабатываем любые бухгалтерские, кадровые и другие документы. Быстро, точно, надежно.
Начать дискуссию