Главная проблема бухгалтерских сервисов. Где баланс между специалистом и калькулятором?

В прошлой статье мы рассказывали о том, как исправляли ошибки бывшего бухгалтера нашего клиента. Статья вызвала резонанс бухгалтерского сообщества, хотя нашей целью было только рассказать предпринимателям о том, как избежать похожей участи в своём бизнесе. В этом материале мы покажем другую сторону медали, когда проблемы возникли с одним из топовых онлайн-сервисов.

Предприниматель, назовем его просто Игорь, зарегистрировался в 2016 году, у него было два вида деятельности — видеосъемка на УСН и розничная торговля на ЕНВД. Причем точек торговых было несколько и они мигрировали по разным адресам. Неизвестно, как обстояло дело до, но в 2019 и начале 2020 года ИП вел учет в разрекламированном бухгалтерском сервисе, который за минимальную сумму предлагал сдачу отчетов, расчет налогов и прочие ништяки, включая компенсацию в случае ошибок.

В один прекрасный (не совсем) день Игорю заблокировали счета. Причина простая — не сданы декларации по ЕНВД. Как так, ведь декларации сдавались исправно? Оказывается:

• в некоторых декларациях указана нулевая площадь магазина и неверный К2;
• за 4 квартал 2019 года в отчете указана неверная площадь, есть серьезное расхождение с договором аренды;
• не все точки отражены в декларациях 2020 года;
• отчет за 1 квартал 2020-го сдан в ИФНС № 2466, но до 12 марта точка была по адресу, относящемуся к ИФНС № 2460, а 12 марта закрыта.

Мало того, из-за переездов ИП запутался и не мог вспомнить точные адреса, а значит сложно было установить, к какой ИФНС относился тот или иной объект и собственно куда сдавать отчетность. Он пытался подать декларации самостоятельно, но получал отказы.

С одной стороны вины бухгалтерского сервиса вроде бы нет (а значит нет и никаких компенсаций), с другой, получается, что проверка и передача отчетов идет без анализа — программа не сообщает, что изменились или «потерялись» какие-то данные по сравнению с прошлым отчетом, пропускает отчет с нулевым показателем. А также не дает подсказок о том, что не сдана отчетность по закрытой точке. В документах разбираются не люди, а боты.

Вероятно в базовый функционал углубленная проверка не входит. Иногда сервисы предлагают бесплатные консультации и общение с экспертами, например, через чат, где, надо признаться, вам, скорее всего, ответит робот, и только потом предложит связаться по телефону с менеджером или специалистом или переключит общение на него.

Что это означает на практике:

• предприниматель, некомпетентный в вопросах бухгалтерии и налогообложения, не может адекватно оценить — все ли он правильно делает, а дать совет фактически некому;
• при заполнении отчетности сервис может указать на ошибку, но не объяснит откуда она взялась — обычно такие функции, как и аналитика, заложены в более дорогом тарифе;
• по тем же причинам отсутствует межотчетная сверка — это когда сверяются данные текущего и предшествующих отчетов и выявляются нетипичные отклонения;
• количество консультаций экспертов ограничено, значит, исчерпав лимит, придется или доплачивать или разбираться самостоятельно.

Чёрная бухгалтерия изучила все предоставленные материалы и информацию. В первую очередь были поданы недостающие отчеты и сняты блокировки счетов (тут наш опыт по комплаенс-поддержке пришелся как нельзя кстати).

При сдаче деклараций за 9 месяцев уже удалось разобраться с большей частью проблем. ЧБ подала все корректировки, рассчитала авансовый платеж по единому налогу на УСН, подготовила платежки для перечисления налогов.

Надо признать, были и минусы:

1. ИП так и не смог восстановить в памяти все адреса торговых точек. Пришлось проявить смекалочку и подавать заявления о снятии с учета буквально по всем ИФНС, где теоретически он мог быть зарегистрирован как плательщик ЕНВД, и должен был уже сняться с учета. В итоге чудо свершилось, и теперь с розницей все понятно.
2. Мы предлагали Игорю сдать корректировки и за 2019 год, но он отказался — как приняли, так приняли. Насильно заставить мы клиента не можем — только предупреждаем о возможных рисках.

В планах на 2021 год переход на патент. Меняется также ОКВЭД — теперь ИП будет заниматься продажей мармелада и конфет, а мы будет следить за перемещением его точек и не допустим путаницы.

Чёрную бухгалтерию сравнивают часто с сервисами-калькуляторами, но это совсем не так. Мы работаем с каждым клиентом индивидуально, и лишь производственная часть ведения учёта у нас автоматизирована с помощью алгоритмов. Мы всегда на связи в чате, следим за всеми сроками и требованиями со стороны контролирующих органов. Работа строится почти как с обычным бухгалтером — от клиента документы и вопросы по работе, от Чёрной бухгалтерии — готовые отчеты и ответы. Это обеспечивает тот самый баланс между личным бухгалтером-ассистентом и простотой автоматизированных сервисов:

• у нас нет ограничений по количеству консультаций;
• вы можете задавать различные вопросы, касающиеся вашей работы — о найме сотрудников, налогообложении, сроках уплаты налогов и т.д., мы вам обо всем расскажем;
• мы несём финансовую ответственность за свою работу, имеем большой опыт в сфере малого бизнеса, и за первый год нашего существования подписку на сервис оформили более 1000 предпринимателей;
• у нас есть услуги по комплаенс-поддержке и кадровому учету, поэтому вы можете передать нам ведение всех самых хлопотных дел, и мы станем вашим личным ассистентом в отношениях с налоговой и банком.

Сейчас мы сосредоточены на работе с ИП на ЕНВД, УСН доходы и Патенте. Но, как видите, проблем с такими клиентами ничуть не меньше, а где-то даже больше, чем с организациями. ООО чаще открывают более опытные бизнесмены, а ИП, как правило, начинающие, поэтому у них много ошибок, от которых мы способны их оградить.

Мы не только не хотим портить отношения с бухгалтерами, но напротив, готовы забрать проблемных или «лишних» клиентов, например, взять на себя как полное ведение налогового и кадрового учёта, так и защитить от проблем с 115-ФЗ. По условиям партнёрской программы, вы получите половину средств от стоимости тарифа ваших заказчиков.