5 красных флагов: как понять, что ваша учетная система не вывозит и пора переходить на другую

Сегодня практически ни одна компания не обходится без автоматизированных учетных систем — бухгалтерских, для производственного учета и других. Но как понять, что программа устарела и только забирает ваше время и деньги? Рассказываем о пяти критериях, которые говорят о том, что пришло время переходить на другую учетную систему.

1. Затраты времени на бухгалтерское ПО больше, чем на ведение бизнеса

Знаки, на которые стоит обратить внимание:

Пользователи программы вынуждены работать по вечерам и в выходные, чтобы выполнить основные рабочие задачи.
Большая часть времени тратится на ввод данных.
Основные учетные задачи (выставление счетов, печать документов, расчет зарплаты и др.) уводят предпринимателя от развития своего бизнеса.

Почему это становится проблемой: бухгалтерское ПО (да и любые учетные системы для бизнеса) должны быть спроектированы для экономии времени пользователей. Поэтому если ваша программа не дает вам дополнительное время, которое можно использовать для развития бизнеса, значит она не выполняет свою работу.

Чем может облегчить жизнь современная система для ведения бухгалтерского учета, например — «1С:Бухгалтерия предприятия 8»:

есть автоматическое сканирование первичных документов — замена ручного ввода;
можно выставлять и печатать счета, накладные, счета-фактуры и др.;
автоматизирован расчет заработной платы;
есть процедуры по закрытию месяца — автоматический расчет себестоимости, налогов, сумм списания расходов будущих периодов за конкретный месяц и многое другое.

Если мы говорим о ERP системах текущего поколения, например, программе «1С:ERP Управление предприятием», то их возможности гораздо шире. Такие системы позволяют использовать не только функционал для ведения регламентированного учета, но и CRM, модули по управлению закупками, продажами, доставкой, производственными процессами.

Компания BRG — официальный партнер фирмы 1С — специализируется на настройке и внедрении программы 1C:ERP Управление предприятием. Компания возьмет на себя решение всех задач — от предпроектного обследования и установки программного продукта до ввода в эксплуатацию. И на этом сотрудничество не заканчивается: специалисты BRG обеспечивают постпроектное сопровождение и поддержку 1С на основании договора ежемесячного обслуживания.

Что мы предлагаем:

бесплатные презентации программных продуктов;
бесплатная установка программного продукта;
бесплатный электронный документооборот;
бесплатная трехмесячная подписка на ИТС и многое другое!

2. Ваша учетная система больше не обновляется

Критерии, на которые нужно обратить внимание:

ваша учетная система регулярно сбоит;
вашу учетную систему взламывали хакеры;
ваша учетная система потеряла функциональность после обновления операционной системы.

Почему это становится проблемой: вне зависимости от того, имеет ли ваше ПО открытый исходный код и уже не поддерживается, или оно распространялось компанией, закрывшей свой бизнес, применение ПО, которое не обновляется, означает:

потерю нового функционала;
отсутствие должной защиты вашей информации и информации ваших клиентов;
а в случае программ для ведения регламентированного учета — отсутствие актуальных форм для сдачи отчетности.

Если говорить об обновлении программ компании 1С, то базовые версии конфигураций обновляются бесплатно при наличии интернета. А версии ПРОФ и КОРП обновляются регулярно при оформлении подписки на сервис ИТС.

Бывает, что некоторые конфигурации со временем устаревают и их снимают с поддержки. Однако компания 1С предупреждает об этом за несколько лет и предлагает перейти на более актуальную конфигурацию-преемника.

Так произошло, например, с программой «1С:Управление производственным предприятием». Прекращение ее поддержки анонсировано на начало 2027 года — последнее обновление выйдет только для сдачи отчетности за 2026 год. Организациям, работающим на 1С:УПП фирма 1С рекомендует перейти на флагманскую ERP-систему — 1С:ERP Управление предприятием.

3. Ваше ПО не работает на мобильных устройствах

Критерии, на которые нужно обратить внимание:

для вашего учетного ПО нет собственных приложений для Android или iOS;
ваше ПО имеет ограниченную функциональность на мобильных устройствах.

Почему это становится проблемой: еще десять лет назад возможность доступа к своей учетной системе с планшета или смартфона была экстравагантной роскошью. Но с тех пор многое поменялось. Пользователи привыкли к удобству работы с мобильных устройств, а на некоторых рабочих местах, например, у сотрудников склада это единственный способ вносить данные в учетную систему.

В конфигурациях 1С желтый интерфейс Такси давно стал привычен и любим. Такое название означает, что пользователи могут работать со своими базами, например, в транспорте с планшета.

4. Ваша система не интегрируется с новыми приложениями и сервисами

Почему это становится проблемой: если ваше ПО не имеет интеграции с новыми приложениями и сервисами, это означает, что его разработчики не сотрудничают с разработчиками других программ и пренебрегают обновлениями учетной системы.

Все это приводит к дополнительным тратам вашего времени и сил на ввод данных. А в некоторых случаях и к претензиям со стороны контролирующих органов, например, при необходимости интеграции ПО с системой ЕГАИС.

Кроме того, современные учетные программы обычно имеют связь с порталом ФНС, что позволяет оперативно проверять данные по контрагентам.

5. Для вашей программы не предусмотрена работа в облаке

Почему это становится проблемой: сейчас многие организации активно нанимают удаленных сотрудников. Либо предлагают гибридный (смешанный) формат работы.

Если компания относится к среднему или крупному бизнесу, она может позволить себе приобрести железо и ПО для организации удаленных серверов, а также нанять квалифицированных IT-сотрудников для их поддержки.

Небольшим организациям это часто не по карману. Тут приходит на помощь облачный вариант учетной системы. Когда сотрудники могут работать с программой из любой точки земли, а компания платит только за аренду ПО на удаленном сервере.

Что мешает перейти на новое ПО

Сколько при чтении статьи вы нашли красных флагов у вашей учетной системы? Ноль? Поздравляем! Вы работаете на современном ПО и вам нечего бояться.

А если один, два или все пять? Стоит задуматься, может пора облегчить себе жизнь переходом на новую систему и спать спокойно следующие десять лет.

Но многим организациям трудно принять решение перейти на новое ПО по разным причинам:

пугают расходы;
непонятно, сколько времени и сил может занять переход;
главный бухгалтер привык к ПО и отказывается работать с какой-либо другой программой и т.п.

Получите уникальные условия для внедрения и сопровождения 1С от BRG:

При возникновении проблемы, специалисты решают ее в течение двух часов.
Вы можете воспользоваться отсрочкой платежа или разбить его на несколько траншей.
Вам не придется обращаться в разные компании, чтобы установить нужные решения.
Специалисты проведут аудит вашей базы, выявят слабые места и предложат пути их устранения.

Компания BRG работает на рынке 25 лет: за это время произведено более 25 000 успешных внедрений автоматизированных систем. В компании разработана система менеджмента качества в соответствии с ISO 9001:2015, а руководитель проектной группы регулярно связывается с клиентом для обсуждения промежуточных результатов работы. В случае экстренной ситуации заказчику гарантируется срочный выезд или помощь с использованием удаленного обслуживания.