Риски аутсорсеров при работе с электронными подписями и МЧД

Может ли использовать аутсорсер ЭП директора?

К сожалению, ответ однозначный — нет. Новые правила выдачи электронных подписей не дают возможности получить копию ЭП генеральному директору, а значит она выдается в единственном экземпляре.

Чтобы подписывать отчетность и иные документы, придется отдать единственную ЭП бухгалтеру на аутсорсе и остаться, по сути, без подписи.

В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указывается, что закрытый ключ, который получает владелец электронной подписи в удостоверяющем центре, доступен только ему и он обязан держать его в тайне. Соответственно, любая передача закрытого ключа (по сути флэшки с кодом ЭП) третьим лицам является нарушением законодательства.

Бухгалтерия-Сервис — это команда ответственных, честных и профессиональных бухгалтеров, готовых взять на себя ответственность за ведение учета вашей организации.

Познакомьтесь с нашими тарифами. Оставьте заявку на бесплатную консультацию.

Может бухгалтер на аутсорсе подписывать отчетность собственной ЭП?

До недавнего времени эта ситуация казалось самым удачным выходом из положения. Казалось бы, есть официальный договор, в котором прописаны полномочия и обязанности аутсорсера, а также ответственность сторон. Значит аутсорсер (сотрудник аутсорсинговой компании) может подписывать сдаваемую отчетность собственной подписью.

Но не все так просто. Чтобы отчетность подписал не руководитель, а иное лицо, нужна доверенность. Ранее ее предоставляли в ФНС, куда передавалась отчетность, в оригинале. Сейчас можно передавать доверенность в электронном виде. Правда, и тут многие аутсорсеры запутались.

Как быть с машиночитаемыми доверенностями? Можно ли с помощью доверенности передать право подписи?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, подписанный ЭП генерального директора или индивидуального предпринимателя. МЧД можно выдавать сотрудникам и ответственным лицам, которым разрешено действовать в интересах организации.

Имея МЧД, сотрудник или любое доверенное лицо организации может подписывать собственной электронной подписью, выданной любым аккредитованным удостоверяющим центром, документы от имени организации.

Обратите внимание! Обязательной машиночитаемая доверенность должна стать с 1 января 2023 года. Однако уже подготовлен законопроект, который продлевает этот срок до 1 сентября 2023 года. Будет ли он принят, пока не ясно. Летом 2022 года начался тестовый прием отчетности с использованием ЭП уполномоченного лица и машиночитаемой доверенностью. До 31 декабря 2022 года можно опробовать сервис и настроить все, что необходимо, для сдачи отчетности таким образом.

Специалисты компании Бухгалтерия-Сервис ответят на ваши вопросы, связанные с работой по МЧД. Мы предоставляем бухгалтерам и аутсорсерам устные и письменные консультации с отсылками к законодательству.

Оставить заявку на консультацию можно здесь.

Машиночитаемая доверенность удобна, в отличие от простой бумажной:

• во-первых, у нее есть формат и требования к содержанию;
• во-вторых, сведения из МЧД информационная система может считать автоматически.

Для передачи отчетности в ФНС МЧД уже работает (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Ее нужно передать в налоговую электронно. При отправке отчетности аутсорсером к отчету будет прикрепляться информация об использовании МЧД.

Но тут возникло сразу две проблемы — во-первых, еще не все ведомства корректно работают с МЧД (скажем прямо — не все вообще смогли технически внедрить это новшество в свою систему), например, трудности есть с отправкой отчетов в ФСС или ПФР.

Для МЧД пока не очень ясны правила использования. Доверенности должны учитываться в системе, где их создали, должен быть реестр, к которому можно обратиться для проверки действия МЧД и полномочий по ней. Но, по факту, все это организовано не очень хорошо. Выяснять, как все работает, придется, скорее всего, у своего оператора ЭДО, если он вообще готов к работе с МЧД.

Проблема номер два — от аутсорсеров стали требовать специальную лицензию от ФСБ. Данный факт обнаружился в письме ФСБ от 23.06.2022 № С-2133, из которого следует, что подписывая собственной подписью документы, бухгалтер оказывает услуги по шифрованию информации, для которых нужна специальная лицензия.

Тем, кто не согласен грозят штрафы и разбирательство в суде. Прецедент есть — см. дело № А46-15558/2020. Штраф бухгалтеру, которая подписывала отчеты своей подписью, выдали небольшой — 500 рублей, но сам факт его является тревожным.

Получить лицензию совсем непросто, ее стоимость будет варьироваться от 140 000 рублей (если решите заняться этим вопросом самостоятельно) и выше, если привлекать специальную компанию-посредника.

На сегодняшний день, кажется, что выход из такой ситуации только один — договориться с заказчиком и прописать в договоре, что в ваши обязанности входит только формирование отчетности, а подпись и отправка возлагается на директора. Тогда вопросов к ЭП и процессу передачи отчетности у контролирующих служб не должно возникать.

Если вы запутались и не знаете как поступить, запишитесь на консультацию в Бухгалтерия-Сервис.

Читайте наш телеграм-канал

Еще больше полезной информации для бухгалтеров и предпринимателей.

Перейти