Как правильно работать с дебиторкой. Проблемы и решения

Проблема: бухучет дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это деньги, которые кто-то должен компании. Как правило, речь идет о клиентах (покупателях).

Обычно дебиторку принято разделять на два вида:

1. Краткосрочную (деньги должны поступить в течение 12 месяцев).
2. Долгосрочную (деньги поступят позднее, чем 12 месяцев с момента отгрузки товара).

Возникают вопросы: как правильно учесть такую задолженность и что делать, чтобы не потерять каждого должника из вида? Как быть, если деньги так и не заплатят или заплатят, но спустя несколько лет, когда долг уже списали?

Во-первых, можно вести реестр должников и вовремя им напоминать о том, что срок оплаты задолженности истек. Такой реестр можно формировать автоматически в учетной программе по итогам определенного периода — каждый день, неделю, месяц или квартал. Чем чаще сверяемся с реестром, тем быстрее обнаружим «нарушителя» и скорее приступим к активному взысканию.

Во-вторых, существуют резервы по сомнительным долгам. Вести их в бухучете обязаны все компании, независимо от масштабов бизнеса, даже малые предприятия. Правил по формированию резерва в БУ нет — организация должна сама разработать регламент.

Например, включать в резерв задолженность сроком свыше 10 дней в размере 30% от суммы задолженности, свыше 20 дней — 50%, свыше 30 дней — 70% и свыше 50 дней — 100%.

Если контрагент не смог с вами рассчитаться, а вы пропустили срок исковой давности, или организация-дебитор была исключена из ЕГРЮЛ и еще в ряде случаев, задолженность придется списать. Списанную задолженность нужно продолжать учитывать в бухучете за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» целых 5 лет.

Решение: автоматизированный учет

Современные решения автоматизации бухгалтерского учета позволяют вести учет дебиторки удобным для бухгалтера способом. Программа сформирует не только оборотку или реестр, но и по заданным условиям своевременно создаст резерв. Документы в программу с помощью внешних обработок или сервисов можно подгружать автоматически.

Большая часть рутины ложится не на бухгалтера, а на программу. Вы будете отслеживать величину задолженности, ее динамику, состояние резерва и соответственно реагировать.

Проблема: учет дебиторской задолженности в налоговом учете

Самая непростая задача, которая стоит перед бухгалтером в НУ — списание задолженности, невозможной к взысканию.

Данная операция требует особого внимания и обоснования подтверждающими документами. Их необходимо собрать, чтобы проверяющие не усомнились в правильности ваших действий, ведь списание дебиторки влияет на расчет налога на прибыль.

Дебиторскую задолженность можно списать в следующих случаях:

• истек срок исковой давности;
• должник был ликвидирован;
• должник исключен из ЕГРЮЛ;
• приставы вынесли решение о невозможности взыскания.

Если у вас есть дебиторская задолженность, которая подлежит списанию, то необходимо получить приказ руководителя организации, подготовить письменные основания для совершения списания и отразить операцию в учете.

Однако налоговики не очень любят списанную задолженность, ведь так организация уменьшает базу по налогу на прибыль. Списываете дебиторку — будьте готовы защитить этот убыток.

Если для БУ формирование резервов обязательно, то в НУ его применяют по желанию. Зато устанавливают строгие правила.

Например, списать дебиторку на УСН в налоговом учете нельзя, т.к. там применяется кассовый метод учета. Нужно поделить долги на безнадежные и сомнительные. Безнадежные (о них мы рассказали выше) нужно списать сразу. В целом же во внимание для целей НУ принимаются долги с просрочкой свыше 45 дней.

Решение проблемы: строгий учет

Чтобы решить проблему просроченной дебиторской задолженности и вопросов ее списания, необходим налаженный учет, который позволит строго отслеживать сроки погашения дебиторской задолженности. Также необходимо учитывать систему налогообложения.

Обязательно подтверждайте любую операцию, создание резерва или списание задолженности документами, как внутренними (приказами, учетной политикой, актами инвентаризации расчетов и т. п.), так и внешними (актами сверок, претензионными письмами, выписками из ЕГРЮЛ и др.).

Специально для бухгалтеров записали полезное видео о том, как правильно работать с дебиторкой.

Проблема: составление претензий

Все бухгалтеры время от времени немного юристы. Нужно составлять претензии, рассчитывать пени, писать грозные письма контрагентам. И если рассчитать пени бухгалтеру не составляет особого труда, то написание претензий вызывает определенные сложности.

Учитывая, что досудебное урегулирование споров в большинстве случаев помогает решить проблему, умение правильно составить претензию бухгалтеру точно пригодится. Ведь не всегда в штате организации есть юрист, а руководителю проще на словах пообщаться с контрагентом, а не составлять юридически-занудный документ. Вот только как говорится «слова к делу не пришьешь».

Решение проблемы: консультация опытных коллег

В поисках шаблонов по написанию претензий бухгалтер тонет в пространстве интернета и огромного количества разных вариантов и трактовок.

Чтобы не терять драгоценное время, лучше записаться на консультацию к опытным коллегам, которые помогут составить универсальный шаблон, расскажут тонкости написания претензий и помогут советом, как правильно вести себя в такой ситуации.

Проблема: взыскание долгов

Если досудебное урегулирование не дало положительного результата, то логичным продолжением дела становится суд. И встает вопрос, а кто же будет представлять интересы компании по вопросам взыскания дебиторской задолженности в суде?

Тут у нас однозначный ответ...

Решение: только юрист

Обязанности юриста, как представителя компании в суде, необходимо исключить из обязанностей бухгалтера, ведь всем должны заниматься профессионалы. Если ваш руководитель требует представлять компанию в суде, объясните, что из-за нехватки компетенции можете совершить ошибку, которая будет стоить компании проигранного дела и прощания с деньгами.

Тем бухгалтерам, которые хотят освободить себе время на более интересные и нестандартные задачи, советуем передать текучку на аутсорсинг. Ведение учета, расчет налогов, сдача отчетности и консультации для руководителей и предпринимателей от Бухгалтерия Сервис.

Мы дадим вам возможность расширить рамки профессии.

Еще больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!