Этикет делового письма: как правильно поздравить контрагентов с Новым Годом

Совсем чуть-чуть остается до праздника и хочется поздравить не только коллег, но и деловых партнеров, клиентов и поставщиков. Конечно, лично это сделать сложно, зато можно отправить поздравительное письмо по e-mail или электронную открытку в рабочем чате, есть и более оригинальные варианты. Главное подойдите к поздравлению профессионально и не забывайте об этикете.

Несмотря на то, что вы собираетесь составить праздничное поздравление, у вас есть еще какая-то цель:

• поддержать полезные связи;
• напомнить о себе бывшим клиентам;
• показать свою лояльность действующим клиентам;
• создать положительный образ для партнеров и инвесторов;
• наладить контакт с другими контрагентами и т.д.

Поэтому важно учитывать, кому вы отправите ваше послание, возраст целевой аудитории, ее интересы, сферу, в которой вы работаете.

Например, вряд ли покупателям дорогих автомобилей понравится получить банальное письмо со стихами из интернета, а подростковой аудитории — ролик с фоновой песней Аллы Пугачевой.

Что должно быть в письме и табу в поздравлении

Начинать ваше письмо нужно с обращения. Это займет больше времени, зато получатель сразу увидит, что письмо адресовано конкретно ему, а не безликому ООО «Ромашка». Если получатель неизвестен (например, почта корпоративная и используется несколькими сотрудниками отдела), можно применить собирательное выражение — «Приветствуем, дорогие коллеги из отдела логистики!», «Здравствуйте, уважаемые, бухгалтеры!» и т.п.

Если отправляете письмо по e-mail, укажите его тему, но так, чтобы захотелось открыть и прочитать его: «Лучшим клиентам 2020 года — мы готовили это поздравление только для вас!».

Выразите благодарность — за выбор именно вашей компании, за постоянное сотрудничество, за оказанное доверие. Идеально, если есть конкретный повод:

• «В этом году вы стали нашим 1001 постоянным клиентом! Благодарим за доверие и выбор нашего магазина!»
• «Вы оставались с нами в самые трудные моменты, только благодаря надежности ваших поставок не было сорвано ни одного госконтракта!»
• «Мы рады, что в этом году мы встречались целых 32 раза! Именно столько заказов доставил вам курьер «Суши-Роллы»!

Никогда не повторяйтесь! Не используйте прошлогодние тексты и не заимствуйте их у тех, кто прислал поздравление вам. Представьте, как контрагент получает два письма-близнеца от разных организаций.

Пишите лаконично. Письмо должно состоять из нескольких частей: обращение, благодарность, пожелания, подпись. Ничего лишнего, никакой воды.

И, кстати, о подписи — не оставляйте послание без нее, оно потеряет свою ценность.

Какую форму поздравления выбрать

Если отправляете открытку, то постарайтесь обойтись без банальных символов года или избитых картинок. Идеально — заранее заказать открытку иллюстратору — штатному, если такой имеется, или фрилансеру. Только изучите портфолио художника — может оказаться, что его видение мира и ваше совершенно не совпадают.

За пару дней до Нового Года иллюстратор, скорее всего, попросит повышенный гонорар, так что попробуйте обойтись без него. Сделайте хорошее праздничное фото. К примеру, используйте для этого елку, стоящую в вашем офисе, здорово, если она отражает ваш корпоративный стиль или креатив коллектива.

Также можно сделать красивое фото на улице, главное, чтобы аппарат, на который будете снимать, выдавал качественное, не размытое или пиксельное изображение. Если есть возможность сделать видео-поздравление, можно под красивую музыку создать целое слайд-шоу. Только без фанатизма. Очень тепло и по-семейному выглядят фото коллектива компании, которая присылает поздравление. У некоторых организаций это даже традиция.

Соцсети позволяют создавать сторис или мини-видео с эффектом зацикливания (бумеранги), которыми можно поздравить подписчиков в соцсетях. К тому же, это еще и способ распространить информацию о себе — интересными, смешными и необычными роликами будут делиться.

Если ваша аудитория — подростки, не пытайтесь создать или записать поздравление без участия маркетолога или другого консультанта, который разбирается в существующих трендах. Иначе рискуете выглядеть смешно.

Не стремитесь что-то навязчиво продать своим клиентам или предложить очередную скидку или акцию. Скорее всего, такое письмо будет воспринято, как спам и ваше чудесное поздравление не будет прочитано или просмотрено. Для продаж у вас есть весь следующий год, а пока ваша задача — оставить о себе приятное впечатление и может быть что-то даже подарить.

О подарках

Допустимо, в зависимо от специфики деятельности:

• Оставить ссылку на бесплатное скачивание — книги, полезных файлов, обучающего видео, сертификата на покупку и т. п.
• Приложить сам подарок — сертификат, промо-код;
• Дать допуск к какому-либо ресурсу или сервису, разумеется бесплатно,
• Пригласить за подарком — «...В благодарность за преданность покупкам в нашем интернет-магазине, предлагаем посетить любую кофейню «Чай и кофе» в вашем городе и выпить бесплатный горячий напиток на ваш выбор, достаточно сказать баристе пароль «Я от Никиты». Никитой, кстати, могут звать директора того самого магазина;

Электронный формат дает не так много вариантов. Но вы можете отправить ваше поздравление с курьером, приложив к самому настоящему письму в конверте (а это само по себе непривычно) какой-нибудь приятный сувенир.

Напоследок

Перед тем, как отправлять письмо, перечитайте его, проверьте наличие пунктуационных или орфографических ошибок, а еще лучше — дайте почитать нескольким коллегам, чтобы они посмотрели на него ясными, непредвзятыми глазами. Надеемся, что наши советы помогут вам с поздравлениями.

Спасибо, что были с нами в этом году!

Желаем успешных продаж, небанальных решений и лояльных клиентов!

Ждем вас в Делис Архив в 2021-м!