Камеральная проверка. Какие документы вправе требовать ФНС

Какие документы необходимо представить

В рамках проведения налогового контроля сданной отчетности, инспекция может направить налогоплательщику требование о представлении документов. Запрос составляется по унифицированной форме и может быть отправлен организации в бумажном или электронном виде.

Если по данным налогового требования сложно определить конкретный перечень запрашиваемых документов — можно представить все документы, которые соответствуют заявленным критериям, либо обратиться к инспектору за уточнением информации.

Налогоплательщик в рамках камеральной проверки должен представить ИФНС документы, которые непосредственно связаны с расчетом и уплатой налога. Налоговики вправе требовать только те документы, которые относятся к предмету проверки.

Согласно позиции Высшего Арбитражного суда (постановление Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07), если не исполнить требование, в котором запрошены дополнительные документы, не относящиеся к вопросам камеральной проверки, организацию нельзя привлечь к ответственности.

Внеофисное хранение документов от Делис Архив. Бумажный архив по высоким стандартам — безопасность и аккуратность хранения, изготовление скан-копий, создание электронного архива. Подбор и доставка документов для налоговых проверок.

Особые случаи истребования документов

Налоговым законодательством предусмотрены специальные случаи, когда инспекция вправе запрашивать дополнительную документацию. Например, ИФНС имеет право запросить документы, которые необходимо быть приложить к декларации, но они не были представлены. Выполнение этого требования является обязательным.

Аналогичные условия запроса документов установлены для следующих случаев:

1. У налогоплательщика есть льготируемое имущество или сделки. Компания (ИП) должна направить подтверждающие документы по этим активам и операциям. Иногда достаточно представить только реестр документов в электронной форме. Для каждого типа налоговых льгот, в зависимости от условий установления преференций, может быть различный набор подтверждающих документов.
2. Сдана декларация по НДС, в которой заявлен налог к возмещению. Нужно отправить в налоговую инспекцию документы, которые подтверждают правомерность заявленного возмещения.
3. Компания (ИП) является одной из сторон договора инвестиционного товарищества и сдала декларацию по налогу на прибыль (НДФЛ). При камеральной проверке отчетной формы потребуется информация о сроке участия налогоплательщика в этом договоре и приходящуюся на него долю прибыли (расходов, убытков) товарищества.
4. Организация направила уточненную декларацию, в которой уменьшила величину уплачиваемого налога или увеличила размер убытка. Инспекция сравнит данные первичной отчетной формы и, при наличии оснований, запросит подтверждающую документацию. Дополнительно могут быть запрошены регистры бухгалтерского и налогового учета, которые послужили основанием для уменьшения налога или увеличения убытка.
5. При контроле размера и порядка расчета налоговых платежей, связанным с использованием природных ресурсов (НДПИ, земельный или водный налог). ИФНС может запросить все документы, на основании которых были рассчитаны и уплачены соответствующие налоги.
6. Данные в декларации компании не соответствуют информации от других налогоплательщиков. Налоговое требование будет получено в случае, если противоречия свидетельствуют о занижении суммы НДС к уплате или о завышении суммы НДС к возмещению. От налогоплательщика потребуют предоставить счета-фактуры, первичные и иные документы, относящиеся к спорным операциям.
7. При наличии расхождений у разных компаний по прослеживаемым товарам, т.е. сведения по таким товарам в отчетности одного налогоплательщика не соответствуют данным от другой организации (ИП). По расхождениям потребуется направить документы, подтверждающие правильность отражения сведений в вашей отчетности.
8. Если у компании есть инвестиционные проекты, для которых предусмотрены региональные налоговые льготы. Если подобные преференции заявлены в сданной декларации, то придется собрать пакет документов, на основании которых применяется льгота. Перечень необходимых документов устанавливается положениями о региональных инвестиционных проектах.
9. При налоговом контроле расчета по страховым взносам, если в отчете указаны суммы, на которые не начисляются взносы во внебюджетные фонды. Дополнительное основание для проверки РСВ — применение льготных ставок по страховым взносам. Налоговому инспектору потребуется представить информацию, подтверждающую их законность

Способ представления документов

Согласно нормам Налогового кодекса налогоплательщик должен предоставить в рамках камеральной проверки копии необходимых документов. Подлинники могут быть запрошены отдельно, только для ознакомления.

Законодательно установлено несколько вариантов представления запрашиваемых документов. Если они составлены в бумажной форме, то их можно отправить в виде заверенных копий, передав в ИФНС лично, через представителя или заказным письмом.

Для оформления копий необходимо руководствоваться следующими правилами:

• при подаче разных документов — объединяйте их в подшивку;
• максимальный размер одной подшивки (тома) 150 листов;
• заверять необходимо копию каждого документа, входящего в том;
• если в одном документе более 150 листов — делить на разные тома не требуется, сшивайте его в один том;
• подшивка должна позволять свободно считывать текст, реквизиты, даты и иные данные в документах;
• листы прошиваемого тома необходимо пронумеровать: на первом листе каждого тома нумерация начинается с единицы;
• прошивая том, необходимо вывести концы нити на оборотную сторону последнего листа и связать; на месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку с заверительной надписью;
• в заверительной надписи необходимо указать должность и ФИО заверяющего лица, дату заверки, количество листов в томе (цифрами и прописью).

Для бумажных документов предусмотрен и альтернативный вариант: отправить их в электронной форме в виде отсканированных образов. При переводе в электронный вид необходимо сохранить все обязательные реквизиты документов. Скан-копии должны быть сохранены в общедоступных форматах. Отсканированные электронные копии направляются в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Документы изначально составленные в электронной форме (например, электронные счета-фактуры) необходимо направить аналогичным образом: по телекоммуникационным каналам связи или загрузить их в личный кабинет налогоплательщика.

Освободите бухгалтерию от лишней работы по копированию и прошивке бесчисленных томов первички. Делис Архив — оцифруем первичную документацию. Создадим защищенный электронный архив с удобным доступом и быстрым поиском.

Сроки представления документации

Период, в течении которого необходимо отправить полный комплект запрашиваемых документов, указывается в налоговом запросе. В общем случае налогоплательщик должен все успеть за 10 рабочих дней с даты получения требования. Длительность периода сбора и отправки не зависит от количества запрашиваемых документов.

Если запрошено очень много документов или есть иные трудности с выполнением налогового требования, рекомендуется направить в инспекцию письменное уведомление с просьбой о продлении срока представления документов.

Направить запрос об увеличении сроков необходимо в течении одного дня с момента получения запроса от ИФНС. Направленное уведомление не гарантирует продление периода подготовки документов, окончательное решение будет принимать руководитель налоговой службы

Наказание за непредставление

Штрафные санкции, связанные с запросом документом, могут быть наложены на организацию (ИП) за непредставление документов, за направление неполного комплекта документации или за нарушение сроков отправки.

За каждый документ, который налогоплательщик не отправил в ИФНС, будет наложен штраф 200 рублей. Если подобное правонарушение будет совершено повторно в течение 12 месяцев, то штраф будет удвоен — 400 рублей за каждый документ.

Важно учитывать, что непредставленными считаются только те документы, которые напрямую запрошены в налоговом требовании. По мнению Высшего Арбитражного суда, если запрос сформулирован некорректно и не позволяет определить, какие именно документы необходимо представить проверяющим, то привлечь налогоплательщика к ответственности нельзя.

Штраф, рассчитанный исходя из количества непредставленных документов, является единственным налоговой санкцией за подобное правонарушение. Заблокировать расчетный счет налоговая инспекция права не имеет.

Для должностных лиц предусмотрена дополнительная — административная — ответственность за непредставление документации: штраф от 300 до 500 рублей.

Электронный архив способен освободить бухгалтера от необходимости постоянно сканировать документы для отправки в инспекцию. Первичка всегда будет под рукой: достаточно выбрать нужные сканы из электронного архива и прикрепить к ответу на требование. Делис Архив делает жизнь бухгалтеров проще.