Электронная подпись: для чего нужна и как получить

Кому нужна электронная подпись

Сейчас многие сделки осуществляются в электронном виде, поэтому ЭП требуется:

физическому лицу для личных целей;
юридическому лицу (руководителю предприятия);
индивидуальному предпринимателю;
сотруднику организации.

С помощью ЭП для физического лица можно:

подтверждать действия на портале госуслуг;
осуществлять сделки по недвижимости и оформлять документы в Росреестре;
подавать заявки на займ или кредит;
подавать налоговую декларацию;
подписывать трудовой договор.

Сфера бизнеса также связана с постоянным применением электронной подписи:

сдавать электронную отчетность;
подавать судебные заявления;
вести внутренний документооборот, с контрагентами и с контролирующими органами;
участвовать в торгах;
работать с онлайн-кассой (регистрация, подключение ОФД, предоставление сведений в системы «Честный знак», ЕГАИС, «Меркурий»).

Можно больше не загромождать огромные стеллажи папками с документами — используйте новый формат удаленного хранения от Делис Архив. Сервис Хранение документов обеспечит полную сохранность оригиналов, а также сократит расходы на персонал и обработку документов.

Где получить ЭП

Это зависит от того, кто ее получает.

Физическим лицам

Тут не было никаких изменений, но все равно проясним — физическое лицо получает электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ). Со списком доступных центров можно ознакомиться здесь — это официальный сайт Министерства цифрового развития.

Для получения ЭП впервые можно отправить в АУЦ заявку в электронном виде. После проверки заявки нужно лично посетить офис удостоверяющего центра для подтверждения личности. Если есть еще действующая подпись, все действия можно провести дистанционно при условии того, что данные не менялись.

Для получения необходим только паспорт.

Руководителям организаций и ИП

Для этой категории правила получения ЭП изменились существенно: теперь подпись можно получить в ИФНС бесплатно. Сама подпись для владельца ничего стоить не будет, нужно будет заплатить только за носитель и средство криптографической защиты.

Данное правило действует с 1 января 2022 года для всех сфер деятельности за исключением банков, ломбардов, операторов платежных систем и инвестиционных фондов. Руководителям данных организаций ЭП выдает удостоверяющий центр Банка России, служащим бюджетных организаций — Федеральное Казначейство.

Как получить ЭП руководителю или ИП:

1. Подать заявление в ИФНС на получение подписи одним из способов: в отделении на бумажном носителе или через сайт налоговой службы.

2. Купить защищенный носитель для ЭП (токен).

3. Для подтверждения личности прийти в ИФНС лично. Хоть и законодательно не закреплено, в какую именно налоговую необходимо обращаться для получения ЭП, но надежнее выбрать то отделение, в котором зарегистрированы ИП или организация. На официальном сайте ФНС можно ознакомиться с перечнем налоговых, в которых можно оформить электронную подпись.

Еще один способ получения ЭП — доверенные лица УЦ ФНС: Банк ВТБ (ПАО), ПАО «Сбербанк России» и АО «Аналитический центр».

Необходимые для получения документы:

паспорт;
СНИЛС;
защищенный носитель для ЭП с сертификатом соответствия.

4. Для работы с ЭП приобрести средство криптографической защиты — без него работа невозможна. Также можно воспользоваться бессрочной лицензией, если таковая ранее оформлялась.

Важно помнить:

Для руководителя в налоговой выдадут единственную подпись с защитой от копирования.
Криптолицензия покупается на каждое устройство в отдельности, т.е. если планируется подписывать документы из дома и офиса, то и криптозащита необходима на два устройства. Хоть и средство криптозащиты можно приобретать у любого оператора, надежнее с ЭП работает КриптоПРО.

Электронный архив от Делис Архив — оцифровка всех документов компании, чтобы они всегда были под рукой, а не затерялись в ворохе бумаг.

Сервис дает возможность:

значительно сэкономить время на поиск документов;
сократить необходимость использования бумажных оригиналов;
предотвратить вероятность утраты документов;
автоматизировать обмен данными между различными информационными системами клиента.

Сотрудникам компаний

Сотрудники организации получают электронную подпись в том случае, если в их обязанности входит подпись официальных документов предприятия. Получить подпись нужно в аккредитованном удостоверяющем центре — ближайший можно найти на сайте Минцифры по ссылке.

Но для сотрудников организаций есть и определенные изменения в использовании ЭП. В настоящий момент они могут выбирать, какую КЭП получать:

С указанием ФИО и названия организации. В этом случае подпись будет действовать только до конца 2022 года, независимо от даты получения. С 1 января 2023 года действие такой подписи будет закончено.
С указанием только ФИО — это новый формат ЭП для сотрудников организаций, который имеет более широкий диапазон использования, т.к. такую подпись можно использовать и в личных целях. ЭП с указанием только ФИО можно использовать полный срок. С 01.01.2023 г. будет выдаваться только такой вид КЭП для сотрудников.

Необходимые документы для получения КЭП сотрудником:

паспорт;
СНИЛС.

Подать заявку на получение ЭП можно через Интернет, но для непосредственного получения подписи необходимо будет посетить АУЦ.

Как использовать новый вид КЭП для подписи документов организации?

Для идентификации физического лица в качестве сотрудника организации, от лица которой подписываются документы, необходимо к ЭП оформить электронную доверенность (машиночитаемую доверенность — МЧД). Этот файл хранится в формате xml.

Введение электронных доверенностей планировалось еще с 01.01.2022, но в связи с неполной готовностью нормативно-правовых актов сроки были перенесены сначала на 01.01.2023.

Сейчас согласно закону № 443-ФЗ от 30.12.2021 действует переходный период. На совещании рабочей группы по развитию электронного документооборота было принято решение о дополнительном продлении переходного периода — электронная доверенность становится обязательной с 01.09.2023.

Но использовать МЧД можно уже сейчас, чтобы постепенно приспособиться к новым требованиям.

Если в организации сотрудниками по-прежнему используется ЭП с указанием названия компании, МЧД не нужна.

Формат электронной доверенности установлен приказом Минцифры № 858 от 18.08.2021 и опубликован на официальном сайте по ссылке.

Именно в этом документе прописано название организации и полномочия, которые предоставлены физическому лицу. Одна электронная доверенность может быть использована для подписания различных видов документов одним сотрудником или может быть выписана на нескольких работников.

Подписать данную доверенность, чтобы она была действительной, может только лицо, уполномоченное действовать без доверенности — руководитель компании или индивидуальный предприниматель.

На данный момент ведется формирование реестра доверенностей, в котором будет содержаться информация о сроке действия МЧД и указанных полномочиях физического лица. Также для старта электронного документооборота с контролирующими органами предварительно необходимо передать им МЧД для занесения в базу доверенностей.

Для удобного использования доверенностей в ФНС создан сервис на базе распределенного реестра: всех участников сети автоматически информируют об изменениях данных в доверенностях. К сервису уже подключены ПФР, ФСС, Федеральное Казначейство, Росрегулирование, операторы электронного документооборота, банки и торговые площадки.

Подведем итоги. Квалифицированная электронная подпись — это важный бизнес-инструмент, который облегчает процессы и ускоряет решение задач: например, помогает сдавать отчетность в электронном виде, вести документооборот с контрагентами. Но важно следить за законодательством, чтобы этот инструмент всегда был под рукой.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.