Документы на увольнение в 2023 году

Прочие документы – например, копию приказа об увольнении, справку о доходах, – выдаются факультативно, только если имеется заявление работника.

Выдаем трудовую книжку

Бумажную трудовую книжку надо выдать на руки в последний рабочий день, в том числе если сотрудник сначала отгуливает отпуск и потом увольняется (ст. 84.1 ТК, определение КС от 25.01.2007 № 131-О-О, разъяснения Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Если увольняемый отсутствует или отказывается забирать трудовую книжку – уведомляем по почте о необходимости или явиться и забрать ее, или дать письменное согласие на отправку по почте. Такое уведомление оформляется в день увольнения (или в последний рабочий день, если оформляется отпуск с последующим увольнением), ценным письмом с описью вложений и с уведомлением о вручении. Отправлять его следует по всем указанным работником адресам.

Эти хлопоты необходимы для того, чтобы избежать претензий в неисполнении обязанностей, установленных ТК (ч. 6 ст. 84.1) и Порядком ведения трудовых книжек (п. 37).

Если поступит письменное заявление о выдаче трудовой книжки от уже уволившегося, который ранее отказался от отправки почтой, то выдать ее на руки необходимо не позднее трех рабочих дней с даты обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК).

Выдача трудовой книжки должна быть подтверждена подписью в журнале или книге по учету их движения (п. 40 Порядка ведения трудовых книжек).

Если по каким-то причинам – в том числе и при отсутствии вины, скажем, кадровик болел или был в отпуске, – вы задержали выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности), то работник вправе потребовать компенсации за вынужденный прогул.

Пример.Сотрудник увольняется с 06.02.2023, трудовая книжка выдана лишь 21.02.2023, образовалось 11 дней вынужденного прогула (при рабочей пятидневке). Предположим, что он отработал 225 дней, начисленная зарплата – 350 000 руб., таким образом, среднедневной заработок составляет 1 555 руб. (350 000 руб. : 225 дн.). Размер компенсации: 17 105 руб. (1 555 руб. х 11 дн.).

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Подписаться

Выдаем сведения о трудовой деятельности (СТД)

Если работник отказался от классической трудовой книжки, то ему выдается форма СТД-Р за период работы, в бумажном или электронном виде (подписанном УКЭП) – конкретный способ определяет работник (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

Порядок действий при отказе получить СТД или в случае отсутствия в последний рабочий день, а также выдаче СТД после увольнения аналогичен тому, что описан для бумажной трудовой. Также целесообразно вести журнал учета выдачи ф. СТД-Р и требовать, чтобы факты выдачи подтверждались собственноручными подписями. Компенсация за задержку выдачи и вынужденный прогул рассчитывается так же, как и в случае с бумажной трудовой.

Какие еще документы надо выдавать обязательно?

Это заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. 2, 8, 12 ст. 11 закона о персучете, ч. 4 ст. 9 закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):

• Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2. Содержит сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

• Выписка из персонифицированных сведений о физлицах. Содержит информацию о персональных данных работника и сведения о суммах выплат и иных вознаграждениях.

• Раздел 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

• Выписка из ЕФС-1 Подраздел 3. Содержит сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» выдается в день увольнения (ст. 11 закона о персучете). В ней указываются сведения о сотруднике с начала текущего квартала по дату увольнения, то есть за отчетный период, в котором имеет место увольнение (п. 13.1 порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если работник отказался ее получать (отсутствовал в день увольнения), то, полагаем, разумно действовать так же, как в случае с трудовой книжкой (СТД), чтобы не готовить и не отправлять несколько уведомлений.

Кроме того, сотруднику нужно выдать расчетный листок, который выдают не только при каждой выплате зарплаты, но и при увольнении.

Бумажный архив – это всегда траты, нужны площади и персонал, в особенности если сотрудников много, ведь хранить кадровые документы необходимо в течение 50, а то и 75 лет.

Если работник просит иные документы

Нередко сотрудники просят приказ об увольнении. По письменному его заявлению вы должны выдать или заверенную копию приказа, или, если приказ оформлялся на нескольких людей, то выписку в произвольной форме (нормативно ее форма не утверждена), указав:

• реквизиты приказа об увольнении;

• сведения об уволенном (Ф.И.О., должность, основание, дата увольнения и т. п.);

• кто подписал приказ (Ф.И.О. и должность).

Если сотрудник просит справку о зарплате или иные справки, то получите от него письменное заявление. Выдача справок обязательно должна быть подтверждена его собственноручной подписью (на описи выданных документов или распиской, это тоже допустимо).

Напомним, что и эти, и любые другие документы, связанные с работой вы должны выдать, даже если работник потребовал их после увольнения, не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления. А невыдача (несвоевременная выдача) документов при увольнении может повлечь за собой ответственность по КоАП (ч. 1, 2 ст. 5.27), а также материальную ответственность (компенсация за задержку выдачи или невыдачу, ст. 234 ТК).

Поручите кадровые документы Делис Архив – обезопасьте себя от штрафов и санкций. Хранение, переплет, сканирование, обслуживание документов, обработка запросов, организация электронного архива – все, что может понадобиться для работы с кадровыми архивами – из одних ответственных рук. Не понравится – вернем деньги (за услуги и короба).

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

^{Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131}