Почему выгодно переходить на цифровые документы и как с ними работать

Цифровизация бумажных документов — что это

Это перенос документов, которые ранее печатали на бумаге, в электронный формат. Представьте: нужно создать документ, согласовать его, внести изменения, распечатать на принтере и только после этого подписать и направить другой стороне. Сколько движений и суеты!

Это просто, быстро и удобно! При оцифровке все рутинные операции автоматизируются, а сотрудник может переключиться на решение других, более творческих задач. 

Какие плюсы компании дает ЭДО

Электронный документооборот повышает эффективность управления независимо от того, на каком этапе развития находится компания. А если говорить проще, то фирма, которая внедряет ЭДО:

• Экономит деньги. Понадобится гораздо меньше бумаги, канцелярских принадлежностей, расходников для принтеров.

• Высвобождает время сотрудников. Не нужно печатать, носить на подпись, забирать, отправлять документы с курьером или почтой. 

• Ускоряет работу с документами. Для электронных документов можно создать шаблоны, установить последовательность согласования — так они попадут к нужным исполнителям моментально.

• Повышает безопасность хранения документов. Папки с документами, выстроенные ровными рядами на стеллажах, останутся в прошлом. Данные будут находиться на защищенном виртуальном облаке, где их не скачают злоумышленники.

• Лучше контролирует работу с документами. Вы сможете отслеживать путь каждого договора, соглашения. Узнаете, кто подписал, отправил документ, а кто забыл. 

А еще использование цифровых документов значительно повышает рейтинг компании в глазах партнеров и говорит о том, что вы готовы соответствовать новым требованиям и идти в ногу со временем.

Есть ли юридические риски при переходе на ЭДО 

Чтобы использовать ЭДО, компании стоит выбрать сервис, через который она будет обмениваться документами со своими поставщиками и покупателями. Фирма, которая предоставляет такой сервис, называется оператором ЭДО.

Конечно, обмениваться документами можно и по электронной почте, но здесь сложностей больше: нужно обеспечить безопасность информации, настроить формат документов. Поэтому большинство компаний работают через оператора.

Первое, с чего стоит начать, — подключиться к оператору, который получил аккредитацию ФНС. Тогда юридические риски совсем малы. Однако чтобы совсем их исключить, познакомьтесь с нормативными актами, которые регулируют ЭДО, соблюдайте требования налоговой инспекции. И сотрудников тоже обучите, чтобы и они работали по всем правилам.

Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами. Вот что нужно изучить в первую очередь:

• Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

• Налоговый кодекс. Статья 169 НК устанавливает требования к электронным счетам-фактурам и их подписанию, а статья 93 НК — представление электронных документов в налоговую.

• Гражданский кодекс. Статьи 160 ГК и 434 ГК содержат информацию об обмене документами при совершении сделок в электронном виде.

• Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закреплена возможность оформления первичного документа в электронном виде.

Кроме кодексов и федеральных законов, есть также приказы и постановления, с которыми тоже следует ознакомиться:

• Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н. Утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.

• Приказ ФСБ № 795. Определяет состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к ней.

• Постановление правительства № 1137. Утверждает форму и правила заполнения счетов-фактур, журналов учета счетов-фактур и книг покупок-продаж.

• Приказ ФНС № ММВ-7-6/36@. Утверждает форматы технологических документов, которые участвуют в документообороте.

Процесс перехода в онлайн может казаться сложным, особенно для крупных компаний. В таком случае поможет разделение глобальных задач на подзадачи.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Попробовать

Как перевести документы в электронный вид

Чтобы начать работать с ЭДО:

1. Оцените, какие документы и процессы лучше перевести в электронный вид.

2. Составьте пошаговый план и определите ответственных.

3. Изучите законодательство по ЭДО.

4. Приобретите КЭП, подготовьте внутренние нормативные акты.

5. Выберите оператора ЭДО.

6. Обучите сотрудников работе с ЭДО.

7. Подключите контрагентов.

Внедрение ЭДО в бизнес значительно экономит трудо- и временные затраты, делает работу с документами прозрачной, значительно снижает вероятность ошибки, потери документа, нарушения сроков подготовки договоров.

А чтобы легко оцифровать данные бумажных документов, используйте специальные сервисы, которые умеют распознавать информацию с них.

Сервис оптического распознавания данных будет полезен в следующих сферах:

• банки;

• ритейл;

• госсектор;

• промышленность;

• МФО;

• страхование…

то есть по факту везде, где есть много документов. Сервис легко обработает и перенесет данные из:

• накладных;

• договоров;

• счетов;

• паспортов;

• свидетельство
о регистрации
недвижимости;

• СНИЛС;

• справок о доходах. 

Программа понимает, что за документ в обработке, проверяет и сканирует, переводит картинку в текст, распознает не только печатные символы, но и рукописные, понимает, поставлены ли печати и правильные ли они, проверяет документы по базам и распознает фальшивку. 

Специалист тратит на такие задачи до 16 минут, а Dbrain IDP справляется меньше, чем за 2 секунды. Притом исключается человеческий фактор, что снижает вероятность ошибки до нулевой отметки.

А есть ли у ЭДО минусы?

ЭДО — это удобный и быстрый способ обмениваться документами. Но все гладко бывает только на бумаге. С какими подводными камнями сталкивается компания, которая подключает ЭДО?

• Сотрудники сопротивляются. ЭДО кажется им сложным, они не хотят в нем разбираться, сотрудники — консерваторы, привыкли к бумагам и категорически не хотят осваивать что-то новое. Как на них повлиять? Покажите, научите, ответьте на вопросы. Если сотрудники на практике увидят, что это решение призвано им помочь, а не прибавить дополнительных обязанностей, то внедрить ЭДО в компании станет гораздо проще.

• Придется оформлять электронную подпись. Такая проблема может возникнуть у маленьких бизнесов — у тех, что покрупнее, ЭП и так есть. Да, без ЭП электронный документ не подписать, поэтому получить ее стоит. ЭП упрощает жизнь предпринимателя: например, с ее помощью можно поучаствовать в электронных торгах и отправить отчетность в налоговую. 

• Непонятно, как предъявлять электронные документы, если налоговая пришла с проверкой. В этом случае, если инспекция захочет познакомиться с оригиналами, можно скопировать нужные документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

• Поставщики или покупатели не используют ЭДО или у них другой оператор ЭДО. На практике такая проблема встречается часто — и существенно тормозит автоматизацию документооборота. Решить ее поможет сервис «Первичка» от Dbrain. Пока контрагенты отправляют первичные документы в любом виде и куда угодно, сервис классифицирует документы по типам, распознает поля и загружает структурированную информацию в вашу систему. А также напоминает контрагенту поставить печать или подпись, если тот забыл, и запрашивает скан или фото качеством лучше, если нужно.

С сервисом распознавания первичных документов от Dbrain бухгалтер сможет быстро обрабатывать большое количество документов, избегать ошибок и экономить время на ручном вводе данных.

Присылайте свою первичку на hello@dbrain.io — мы покажем, сколько времени вы сэкономите благодаря сервису распознавания документов.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Попробовать

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KMFQg