Переход на ЭДО

Почему выгодно переходить на цифровые документы и как с ними работать

Бумаги везде, бумаги повсюду…. Запомнить, где лежит нужный документ, и быстро его найти — тот еще квест! Как выбраться из-под завала файликов, стопочек и очень нужных папок с бумажными документами? Выход есть! Переходите от бумажной бухгалтерии к электронным форматам — с ними работа будет быстрее и удобнее. 
Почему выгодно переходить на цифровые документы и как с ними работать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Цифровизация бумажных документов — что это

Это перенос документов, которые ранее печатали на бумаге, в электронный формат. Представьте: нужно создать документ, согласовать его, внести изменения, распечатать на принтере и только после этого подписать и направить другой стороне. Сколько движений и суеты!

После оцифровки можно работать с ЭДО — электронным документооборотом. Вы заходите в программу, создаете документ, движением мышки отправляете на согласование, ставите нажатием клавиши электронную подпись и в секунду передаете контрагенту.

Это просто, быстро и удобно! При оцифровке все рутинные операции автоматизируются, а сотрудник может переключиться на решение других, более творческих задач. 

Какие плюсы компании дает ЭДО

Электронный документооборот повышает эффективность управления независимо от того, на каком этапе развития находится компания. А если говорить проще, то фирма, которая внедряет ЭДО:

  • Экономит деньги. Понадобится гораздо меньше бумаги, канцелярских принадлежностей, расходников для принтеров.

  • Высвобождает время сотрудников. Не нужно печатать, носить на подпись, забирать, отправлять документы с курьером или почтой. 

  • Ускоряет работу с документами. Для электронных документов можно создать шаблоны, установить последовательность согласования — так они попадут к нужным исполнителям моментально.

  • Повышает безопасность хранения документов. Папки с документами, выстроенные ровными рядами на стеллажах, останутся в прошлом. Данные будут находиться на защищенном виртуальном облаке, где их не скачают злоумышленники.

  • Лучше контролирует работу с документами. Вы сможете отслеживать путь каждого договора, соглашения. Узнаете, кто подписал, отправил документ, а кто забыл. 

А еще использование цифровых документов значительно повышает рейтинг компании в глазах партнеров и говорит о том, что вы готовы соответствовать новым требованиям и идти в ногу со временем.

Есть ли юридические риски при переходе на ЭДО 

Чтобы использовать ЭДО, компании стоит выбрать сервис, через который она будет обмениваться документами со своими поставщиками и покупателями. Фирма, которая предоставляет такой сервис, называется оператором ЭДО.

Конечно, обмениваться документами можно и по электронной почте, но здесь сложностей больше: нужно обеспечить безопасность информации, настроить формат документов. Поэтому большинство компаний работают через оператора.

Первое, с чего стоит начать, — подключиться к оператору, который получил аккредитацию ФНС. Тогда юридические риски совсем малы. Однако чтобы совсем их исключить, познакомьтесь с нормативными актами, которые регулируют ЭДО, соблюдайте требования налоговой инспекции. И сотрудников тоже обучите, чтобы и они работали по всем правилам.

Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами. Вот что нужно изучить в первую очередь:

Кроме кодексов и федеральных законов, есть также приказы и постановления, с которыми тоже следует ознакомиться:

Процесс перехода в онлайн может казаться сложным, особенно для крупных компаний. В таком случае поможет разделение глобальных задач на подзадачи.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Как перевести документы в электронный вид

Чтобы начать работать с ЭДО:

  1. Оцените, какие документы и процессы лучше перевести в электронный вид.

  2. Составьте пошаговый план и определите ответственных.

  3. Изучите законодательство по ЭДО.

  4. Приобретите КЭП, подготовьте внутренние нормативные акты.

  5. Выберите оператора ЭДО.

  6. Обучите сотрудников работе с ЭДО.

  7. Подключите контрагентов.

Внедрение ЭДО в бизнес значительно экономит трудо- и временные затраты, делает работу с документами прозрачной, значительно снижает вероятность ошибки, потери документа, нарушения сроков подготовки договоров.

А чтобы легко оцифровать данные бумажных документов, используйте специальные сервисы, которые умеют распознавать информацию с них.

Например, компания Dbrain разработала программу, благодаря которой не нужно перепечатывать тысячи данных из документов, например, паспортов. Обработка бумаг вручную может уйти в прошлое прямо сейчас! Доверьте это скучное, но ответственное занятие умным алгоритмам Dbrain IDP. 

Сервис оптического распознавания данных будет полезен в следующих сферах:

  • банки;

  • ритейл;

  • госсектор;

  • промышленность;

  • МФО;

  • страхование…

то есть по факту везде, где есть много документов. Сервис легко обработает и перенесет данные из:

  • накладных;

  • договоров;

  • счетов;

  • паспортов;

  • свидетельство
о регистрации
недвижимости;

  • СНИЛС;

  • справок о доходах. 

Программа понимает, что за документ в обработке, проверяет и сканирует, переводит картинку в текст, распознает не только печатные символы, но и рукописные, понимает, поставлены ли печати и правильные ли они, проверяет документы по базам и распознает фальшивку. 

Специалист тратит на такие задачи до 16 минут, а Dbrain IDP справляется меньше, чем за 2 секунды. Притом исключается человеческий фактор, что снижает вероятность ошибки до нулевой отметки.

Простая интеграция в Веб, IOS и Android, Чат-боты, API делают сервис еще привлекательнее. Хотите такого помощника? Тогда запишитесь на демонстрацию и посмотрите на практике, что может Dbrain IDP. 

А есть ли у ЭДО минусы?

ЭДО — это удобный и быстрый способ обмениваться документами. Но все гладко бывает только на бумаге. С какими подводными камнями сталкивается компания, которая подключает ЭДО?

  • Сотрудники сопротивляются. ЭДО кажется им сложным, они не хотят в нем разбираться, сотрудники — консерваторы, привыкли к бумагам и категорически не хотят осваивать что-то новое. Как на них повлиять? Покажите, научите, ответьте на вопросы. Если сотрудники на практике увидят, что это решение призвано им помочь, а не прибавить дополнительных обязанностей, то внедрить ЭДО в компании станет гораздо проще.

  • Придется оформлять электронную подпись. Такая проблема может возникнуть у маленьких бизнесов — у тех, что покрупнее, ЭП и так есть. Да, без ЭП электронный документ не подписать, поэтому получить ее стоит. ЭП упрощает жизнь предпринимателя: например, с ее помощью можно поучаствовать в электронных торгах и отправить отчетность в налоговую. 

  • Непонятно, как предъявлять электронные документы, если налоговая пришла с проверкой. В этом случае, если инспекция захочет познакомиться с оригиналами, можно скопировать нужные документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

  • Поставщики или покупатели не используют ЭДО или у них другой оператор ЭДО. На практике такая проблема встречается часто — и существенно тормозит автоматизацию документооборота. Решить ее поможет сервис «Первичка» от Dbrain. Пока контрагенты отправляют первичные документы в любом виде и куда угодно, сервис классифицирует документы по типам, распознает поля и загружает структурированную информацию в вашу систему. А также напоминает контрагенту поставить печать или подпись, если тот забыл, и запрашивает скан или фото качеством лучше, если нужно.

С сервисом распознавания первичных документов от Dbrain бухгалтер сможет быстро обрабатывать большое количество документов, избегать ошибок и экономить время на ручном вводе данных.

Присылайте свою первичку на hello@dbrain.io — мы покажем, сколько времени вы сэкономите благодаря сервису распознавания документов.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KMFQg

Информации об авторе

78%

Старт обучения в удобное Вам время

Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С

Курс для тех, кто хочет научиться бухгалтерии с нуля и применять знания на любом участке учета: вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, работать в 1С, управлять финансами и оптимизировать налоги.

Записаться

Начать дискуссию


Похожие материалы

Иностранцами, попавшим на контроль, запретили создавать юрлица и ИП

С 5 февраля 2025 года иностранные граждане и лица без гражданства, внесенные в реестр контролируемых лиц, не могут зарегистрировать ИП или стать учредителями юридических лиц.

Для налоговых льгот по имуществу участники СВО и члены их семей не обязаны подавать заявление

Налоговики детализировали механизм предоставления налоговых льгот участникам СВО и их близким. Освобождение распространяется на имущество, транспорт и землю.

❌ Росреестр опроверг введение нового налога на хозпостройки

Недавно в ряде СМИ появились сообщения о том, что с 1 марта 2025 года в России якобы ввели обязательный налог на отдельные капитальные строения, расположенные на территории дачных участков (дома, бани, гаражи и т. д.).

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Кредитование

Лимиты микрозаймов для ИП и самозанятых остаются в силе

МФО обязаны придерживаться установленных законом ограничений при выдаче микрозаймов ИП и самозанятым. Для ИП максимальная сумма основного долга не может превышать 5 млн руб., для физических лиц, включая самозанятых, — 500 тыс. рублей.

ИП на спецрежимах могут получить льготу по имущественному налогу, но есть нюанс

Освобождение от налога на имущество физических лиц для ИП возможно при соблюдении требования к использованию объектов недвижимости. Заявления налоговики принимают до начала мая года, следующего за отчетным периодом.

На Сахалине, Курилах и в Магаданской области продлят срок действия особых экономических зон

Инвесторы ОЭЗ смогут пользоваться льготами до 31 декабря 2046 года, но в Магаданской области их отменят из-за того, что создадут территорию опережающего развития.

Учет профсоюзных взносов

Добрый вечер! Профсоюзная организация на УСН получает профсоюзные взносы. Вопрос! Нужно ли отражать поступление профсоюзных взносов в Разделе 3 Декларации по УСН...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Этот код не имеет отношения к членским взносам. Он для поступлений денег от работодателей.

Обучение для бухгалтеров

Три весомых аргумента: как убедить работодателя повысить вас до главбуха

Если в компании освободилось вакантное место главного бухгалтера, то работодатель встанет перед непростым выбором — кто из штата смог бы справиться с обязанностями главного специалиста. Претендентов может быть несколько, рассказываем, какие навыки станут вашим преимуществом и помогут в карьерном росте.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Интернет и IT

Число заявок на регистрацию отечественного ПО выросло на 13%

На регистрацию российских программ создатели софта подали свыше 40 тысяч заявок.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: домохозяйкам хотят платить зарплату, iPhone 15 рекордно подешевел, а больше тысячи россиян выиграли в лотерею миллион

Подготовили обзор главных событий дня — 14 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Арбитражный суд встал на сторону компании в споре об уточненке по налогу на имущество с ошибкой в ОКТМО

Арбитражный суд отменил решение УФНС, отказавшего компании в приеме уточненных деклараций по налогу на имущество из-за ошибки в коде ОКТМО. Поводом для спора стали изменения в структуре УФНС после реорганизации региональных налоговых органов.

Районные коэффициенты в составе отпускных будут без НДФЛ-особенностей. ❄«Ночной бухгалтер» № 1891

Бухгалтеры сетуют, что им приходится выделять из отпускных учтенные при расчете районные коэффициенты, чтобы потом высчитать НДФЛ с этой части. Есть надежда, что Минфин упростит этот процесс.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Новый налоговый тренд. Индивидуальный предприниматель доплати НДФЛ

О неправомерных требованиях налоговиков.

Статформу ОО-2 дополнили новыми критериями. Срок сдачи сохранился

В ежегодную статистическую отчетность школ внесены правки: теперь каждое здание необходимо указывать отдельно, а данные о питании учеников детализированы.

Суды подтвердили право работодателей на свободный выбор кандидатов при повышении в должности

Три судебные инстанции отказали специалисту, который оспаривал отказ в переводе на вышестоящую позицию, подчеркнув свободу кадровых решений компаний.

Бумажный закат: как Влад Бумага сложил миллиарды в оригами банкротства

Пожалуйста, если вас коробит моя «зависть» к успешным блогерам – пролистайте этот текст. Автор, как истинный злопыхатель, разбирает чужой крах с таким сладострастием, что даже налоговые инспекторы запьют отчеты шампанским. Остальных приглашаем в мир, где снеки превращаются в долги, а YouTube-слава — в семь исков от немцев.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
УСН

❓ ИП зарегистрировался на двух режимах без ведома бухгалтера: как решить проблему

Бухгалтер, которая ведет индивидуального предпринимателя на УСН, вдруг обнаружила в личном кабинете ИП одновременное отображение двух налоговых режимов. Он случайной зарегистрировался в приложении «Мой налог».

👀 Сложности сдачи 3-НДФЛ, введение контроля за расчетами самозанятых, сдача декларации, которой нет, махинации с самозапретом на кредиты. Топ новостей за неделю

Собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.

НДС

Российские посредники стали налоговыми агентами по НДС для белорусских продавцов

С 1 января 2025 года российские посредники, работающие с белорусскими компаниями, обязаны уплачивать НДС при реализации в РФ товаров физическим лицам через электронные площадки. Это касается договоров комиссии, агентских соглашений и других посреднических схем.

Маркетинг

ТОП-13 статей в блогах за неделю: как стать лидером по количеству просмотров

Каждую неделю «Клерк» рассказывает о статьях в блогах, которые собирают максимум просмотров. Внимательные читатели заметили, что в топ часто попадают блоги одних и тех же компаний. Мы уверены: ваши статьи тоже могут оказаться на вершине рейтинга! «Клерк» подготовил советы, которые помогут приблизиться к заветной цели. 

ТОП-13 статей в блогах за неделю: как стать лидером по количеству просмотров

Интересные материалы

Бегаю в 5 утра, проверяю контрагентов каждый день – что ещё вам нужно для уверенности?

Сервис «Проверка контрагентов» теперь обновляется каждый день. Доступна бухгалтерская отчётность, лицензии и другие важные данные. Бесплатно, удобно и актуально.

Бегаю в 5 утра, проверяю контрагентов каждый день – что ещё вам нужно для уверенности?
31