8 кадровых документов, от которых будет проще всего отказаться

Занимаясь цифровизацией процессов, в том числе в области HR, мы всегда анализируем законодательство и отслеживаем изменения. Удивительно, но иногда документы в процессе не нужны совсем, и существуют они только потому, что «так исторически сложилось». Обсудим, насколько реально от них отказаться, если законодательство позволит?

Заявление о приеме сотрудника на работу

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя и тем более сотрудника оформлять заявление о выходе на работу. Если кандидат на должность утвержден руководителем, то он подписывает трудовой договор, приносит необходимый пакет документов и в оговоренный день выходит на работу. Заявление о приеме в перечень требуемых документов не входит, и явной необходимости в нем нет — никаких обязательств оно не накладывает. То есть это именно тот документ, от которого можно отказаться совсем, даже не заменяя его на цифровой аналог.

Приказ о приеме на работу

Как правило, приказ создается на основании трудового договора и частично дублирует его содержание (отдел, должность и т.д.). Приказ подписывается директором организации, а ознакомление сотрудника с ним происходит под личную подпись. После соблюдения всех формальностей в личной карточке работника делается отметка.

Для чего на самом деле нужен приказ о приеме на работе? Трудовые отношения закрепляются в договоре — именно подписанный обеими сторонами трудовой договор подтверждает, что человека приняли на должность. Никакой приказ работнику не нужен, зато он, скорее всего, нужен другим отделам — чтобы инициировать работы по подготовке к выходу нового сотрудника (подготовить место, создать учетную запись и т.п.). В таком случае официальный бумажный приказ можно было бы заменить:

• информационной рассылкой по электронной почте. При этом, конечно, нужно закрепить новый регламент действий в локальных нормативных актах;
• задачей в информационной системе. Как правило, в системе можно построить непрерывный процесс — как только кандидат и все условия его выхода на работу утверждены, всем ответственным автоматически уходят задачи, а результат подготовки всегда можно проконтролировать.

Личная карточка работника

Сведения, которые содержатся в карточке, представляют основную информацию о работнике и полезны организации. Например, паспортные данные для подготовки дополнительных соглашений к основному трудовому договору, информация о занимаемой должности и внутренних переводах для ПФР, сведения для отчетности, необходимые Росстату.

Да, нужно ознакамливать сотрудника под личную подпись с информацией о приеме, переводах на другую работу. Однако при переводе сотрудника на новую должность подписывается дополнительное соглашение. То есть личная подпись сотрудника на самой карточке избыточна.

Данные о сотрудниках в структурированном виде уже многие компании хранят в информационной системе, которая помимо прочего обеспечивает выполнение норм безопасности и контролирует доступ к сведениям. Таким образом, в будущем от ведения личной карточки на бумаге можно было бы отказаться в пользу цифрового представления информации.

Заявление о переводе сотрудника

Статья 72.1 Трудового кодекса РФ говорит о том, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. В первую очередь, конечно, под письменным согласием понимают некое заявление. Однако при переходе сотрудника на новую должность оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где ставятся подписи обеих сторон. К дополнительному соглашению можно в будущем приложить переписку между руководителем и работником из задачи в информационной системе или из электронной почты.

Приказ о переводе сотрудника

Как и в случае с приказом о приеме сотрудника на должность, этот документ можно будет успешно заменить задачей в системе или письмом по электронной почте. Необходимо только закрепить регламент локальными нормативными актами.

График отпусков

Законодательно график отпусков подписывается руководителем, личные подписи также ставят и сотрудники. Печать, подписание, ознакомление — обязательные процедуры, которые повторяются при каждой корректировке графика. Работодатели зачастую подходят крайне формально к процессу: планируют, печатают, подписывают и знакомят сотрудников раз в году, а затем корректируют только перед проверкой Роструда.

Фактически график отпусков решает одну важную задачу — планирование отпусков без пересечений с соблюдением их длительности. Но любому рядовому сотруднику иногда нужно заглянуть в график, например, чтобы посмотреть, на какие числа можно перенести планируемый отпуск. Когда такой график составлен на бумаге, ни о какой доступности информации речи не идет.

Самый простой вариант, который решает проблему доступа, — ведение графика отпусков в электронном виде. В этом случае руководитель сможет подписывать график собственной ЭП, а сотрудники — простой ЭП (ПЭП). Главное — отразить регламент в локальных нормативных актах компании и зафиксировать факт, что простая ЭП сотрудников будет приравниваться собственноручной подписи. График отпусков для просмотра можно опубликовать на общем корпоративном портале.

Возможен и радикальный подход: по сути график — это таблица, которую легко отобразить единым справочником в информационной системе. Преимуществ у такого способа представления информации достаточно:

• легко автоматизировать процессы сбора пожеланий от сотрудников по датам отпусков (если такая практика принята в организации);
• всегда можно проконтролировать выполнение требований законодательства о длительности отпусков;
• просто отслеживать пересечения отпусков сотрудников;
• в пару кликов график отпусков выгружается в виде отчета для утверждения руководителем и ознакомления сотрудников в электронном виде;
• можно автоматизировать процесс рассылки уведомлений о приближении отпусков;
• обеспечивается доступ сотрудников к данным по их отпускам.

Заявление на отпуск

ТК РФ не требует оформления заявлений на отпуск, однако компании предпочитают перестраховаться и продолжают эту практику. Однако обосновано лишь заявление на перенос отпуска — документ становится основанием для изменения дат отпуска в общем графике.

Приказ о предоставлении отпуска сотруднику

Часто на основе приказа начисляются отпускные и вносятся соответствующие отметки в личную карточку. Хранение данных об отпусках в структурированном виде в информационной системе позволяет отказаться от этого документа. Вместе с напоминанием сотруднику о приближающемся отпуске уведомление может уходить и в бухгалтерию для начисления отпускных.

Если отказаться от оформления бумажных заявлений на предоставление отпуска и соответствующих приказов, а график отпусков перевести в цифровой вид, то что останется и будет впоследствии доказательством того, что сотрудник ходил в отпуск? Этим доказательством будет уведомление в информационной системе, где сотрудник подтверждает, что уходит в отпуск в запланированные сроки, или оформляет заявление на перенос отпуска.

Как оптимизировать кадровый документооборот?

В статье представлены наиболее распространенные кадровые документы, которые можно было бы легко перевести в цифровой вид или отказаться от них совсем. Законодательство в области HR активно развивается, тем более сейчас — пандемия очень четко обозначила пробелы и упущенные возможности.

И пусть изменения в законодательстве и вступление их в силу — процесс нескорый, но уже сегодня организации могут сделать первые шаги:

1. Проанализировать процессы кадрового делопроизводства;
2. Отказаться от тех документов, которые не нужны вовсе. Так удастся снизить нагрузку на специалистов по кадрам и работников;
3. Перевести часть документов в электронный вид. Например, графики отпусков, которые можно вести в виде справочника, а для соблюдения требований законодательства — распечатывать. В будущем при внесении изменений в законодательство у работодателя будет готовый инструмент для быстрого перехода на цифровое взаимодействие.

Организации-участники эксперимента Минтруда, который запустили в 2020 году, имеют более широкие возможности: по итогам проектов будет учитываться их мнение о доступности перевода тех или иных документов в электронный вид, а также о вероятности полного отказа от некоторых документов.

Компания Directum провела серию встреч с руководителями кадровых служб крупнейших компаний страны, где обсуждались вопросы перехода на электронный документооборот. На итоговом вебинаре представили выводы и накопленные практики, которые оказались интересны и полезны другим предприятиям — смотрите запись трансляции и знакомьтесь с решениями для автоматизации процессов в кадрах.

Автор: Евгения Сарварова, аналитик компании Directum