Первичные документы

Электронные накладные: что, как и зачем

В современном мире, где технологии развиваются с невероятной скоростью, бизнес-процессы становятся все более автоматизированными. Одна инновация, которая успела завоевать популярность в логистике и в ресторанном бизнесе, — электронные накладные. Рассказываем, как работают электронные накладные и почему стоит уже сейчас использовать их в заведении общепита.
Электронные накладные: что, как и зачем
Иллюстрация: DocsInBox

Что такое электронные накладные

Электронная накладная — это цифровой документ, который содержит информацию о товарах и их стоимости. Она может быть принята и отправлена только через EDI-провайдера (Electronic Data Interchange — передача цифровой информации по международным стандартам). Такие документы создаются и обрабатываются в электронном виде, что позволяет сократить затраты на бумагу и ускорить процесс обработки информации.

Как работать с накладными в электронном формате

Электронные накладные работают на основе технологии электронного документооборота. Они создаются в специальной программе или на сайте и подписываются электронной подписью. После создания электронной накладной она отправляется получателю по электронной почте или через специальное приложение.

Получатель может проверить электронную накладную на соответствие всем требованиям, а затем принять её или отклонить. Если электронная накладная принята, она становится юридически значимым документом, который можно использовать в качестве доказательства передачи товаров.

Пошагово процесс работы с накладными выглядит так:

  • ресторан отправляет поставщику заказ;

  • накладная формируется автоматически в учётной системе;

  • поставщик привозит заказ;

  • заказчик подписывает накладную с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Система DocsInBox использует искусственный интеллект, чтобы не только автоматизировать работу с накладными, но и ускорить сопоставление номенклатур поставщика и ресторана. Это минимизирует вероятность ошибок и позволяет упростить рутинные задачи.

Преимущества электронных накладных

  • Скорость и эффективность: электронные накладные обрабатываются быстрее и эффективнее, чем бумажные. Это позволяет сократить время на оформление документов и ускорить процесс доставки товаров.

  • Снижение ошибок: электронные накладные исключают возможность ошибок, связанных с неправильным заполнением или потерей бумажных документов.

  • Экологичность: использование электронных накладных способствует снижению количества бумажных документов и, следовательно, уменьшению отходов.

  • Безопасность: все данные хранятся в защищенной форме, что предотвращает несанкционированный доступ к ним и изменение. Кроме того, электронные накладные легко отслеживать.

Правильное использование электронных накладных позволяет существенно сократить затраты и увеличить производительность в процессе работы с товарами. Все данные автоматически отражаются в учётной системе, поэтому не нужно вручную подписывать бумаги и сравнивать позиции. Работа с документами проходит быстрее, а вероятность совершить ошибку минимальная.

Автоматический ввод накладных в учётную систему ресторана, отсутствие ошибок при ручном вводе, контроль остатков и доступ с любого устройства — всё это DocsInBox.Накладные. Оставляйте заявку на сайте, чтобы попробовать демо-версию сервиса и узнать, насколько удобной и быстрой может быть работа с документами.

Аудит складского учета

Эксперт Юлия Левицкая, создатель школы для бухгалтеров-калькуляторов , рассказала, как проводить аудит складского учета в заведениях общественного питания

Забирайте подробный мануал от эксперта бесплатно!

Заполните форму, вышлем вам мануал на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: LjN8Jz1fD

Комментарии

3
    • Олег Колесников

      Они хоть и переносят ЭПД для всех уже в который раз, но всё равно когда-нибудь заставят всех этим пользоваться
      Эксперимент до весны 2025 года

      Пора бы готовиться 😅

  • Татьяна, здравствуйте! Сейчас у большинства контрагентов есть ЭЦП и они подключены к ЭДО. Но это в любом случае лучше уточнять лично при начале работы с контрагентами.