Пересортица: делаем так, чтобы отчетность сходилась

Пересортица — это одна из наиболее распространенных проблем в общепите, которая может осложнить работу заведения. Она может быть связана с финансовыми потерями, недовольством гостей и даже снижением эффективности сотрудников. В статье рассказываем, что такое пересортица, почему она возникает и как бухгалтеру и сотрудникам избежать этой проблемы.

Что такое пересортица

Пересортица — это несоответствие фактических данных о наличии товара на складе с учетными данными.

Она может возникать из-за неправильной маркировки, неудобного размещения продуктов на складе, а также в силу человеческого фактора при учете и инвентаризации.

Примеры пересортицы — использование продуктов, которых нет в учетной системе, а также недостачи или излишки при инвентаризации. Расхождения, как правило, отражаются в учетной системе.

Почему возникает пересортица

1. Человеческий фактор. Ошибки могут возникать при приемке и повседневном использовании продукции. Это часто происходит из-за невнимательности, но может свидетельствовать и о воровстве.

2. Неправильное расположение товара на складе. Складское пространство должно быть размещено логично, все товары должны храниться на своих местах. Когда продукты расположены хаотично, не по установленным правилам, найти нужный товар и правильно его учесть становится гораздо сложнее.

3. Ошибки в учетной системе. Важно регулярно обновлять систему учета, правильно ее заполнять и вести. Иначе возникнут расхождения между фактическими данными и данными в системе.

Не ждите, пока появятся ошибки: бороться с пересортицей нужно на этапе внедрения учетной системы. Если вы знаете, что и как используется у вас на кухне, вы можете объединять или, наоборот, детализировать некоторые продукты и категории продуктов, чтобы упростить учет.

4. Нарушения в инвентаризации. Инвентаризация — не только способ найти пересортицу, но и ее частая причина. Нарушения в процессе инвентаризации приводят к накоплению ошибок и расхождениям в учете.

Как предотвратить пересортицу

1. Внедрение автоматизированных систем учета. Современные программы для общепита автоматизируют приемку и списание продуктов, чтобы вы могли следить за товарооборотом и сделать учет более точным. Вероятность пересортицы в этом случае гораздо ниже.

DocsInBox позволяет ускорить приемку и списание алкогольной продукции, а также товаров с маркировкой. Мы минимизируем вероятность расхождений, поэтому и пересортица исключена.

2. Обучение и контроль персонала. Сотрудники должны понимать важность правильного учета и правильно работать с учетной системой. Кроме того, иногда важно проводить внеплановые инвентаризации и следить за использованием продуктов, чтобы исключить кражи, которые тоже бывают причиной расхождений.

3. Организация склада. Составьте схему расположения товаров и подпишите полки и холодильники. Следите за тем, чтобы товары хранились на своих местах. Это поможет избежать ошибок и ускорит инвентаризацию.

4. Регулярная инвентаризация. Регулярная инвентаризация поможет вовремя выявлять расхождения между фактическими и учетными данными. Можно и нужно проводить инвентаризацию по мере необходимости: например, при обнаружении ошибок или подозрений на пересортицу.

Еще пара полезных советов

Ведите журнал ошибок. Скорее всего, ошибки все равно будут возникать регулярно. Однако сбор информации и ее анализ поможет вам выявить слабые места и разобраться с ними.
Используйте чек-листы. Чек-листы приемки, инвентаризации, открытия/закрытия смены и т. д. помогут вам наладить систему, при которой процессы будут более прозрачными. Сотрудники, следуя чек-листам, не будут пропускать важные шаги.
Оптимизируйте маршруты движения продуктов. Оптимизация маршрутов движения товаров на складе поможет находить их быстрее и следить за их использованием. Чем больше вы знаете о перемещении продукции, тем ниже вероятность пересортицы.

Пересортица — серьезная проблема для любого заведения, которая может привести к финансовым потерям и даже снижению репутации ресторана. Помните об этом и регулярно предпринимайте меры, которые помогут ее избежать. DocsInBox поможет с учетом и инвентаризацией — подробности на сайте.

Маркировка пива в «Честном знаке»

В 2024 году ввели новые правила отчётности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»