Прежде чем браться за дело, нужно провести аудит учета (про это у нас есть отдельное руководство). А затем можно выбрать: либо удалить все данные и начать работу с нуля, либо восстанавливать базу. Второй вариант возможен, если раньше учет хоть как-то велся, но на какое-то время (до года) был оставлен без внимания. Вместе с бухгалтером-калькулятором Юлией Левицкой разбираемся, как восстановить учет и не наделать ошибок.
С чего начинать восстановление
Для начала нужно проверить корректность существующего в базе меню. Нужно убрать лишнее и, возможно, скорректировать ветку меню.
У старых позиций необходимо проверить привязанные ТТК, к новым позициям нужно создать и привязать новые ТТК.
Проверить номенклатуру товаров, при необходимости разделить или объединить товары.
Проверить базовые единицы измерения, при необходимости ввести дополнительные.
Удалить ненужное: товары, которые приходовались, но не списывались; товары, которые присутствуют в ТТК, но приходуются другой позицией (то есть избавиться от «Куриной грудки», «Грудки курицы», «Груд. кур.» и подобных дублей).
Убрать товары, которые есть в базе и по которым нет движения.
Углубление в процессы
Особенности работы с учетом и хранения данных всегда зависят от программы складского учета и специфики ресторана. Однако в любом случае необходимо проверить в программе настройки, привязки складов списания, типы оплат и категории списаний.
Следующим шагом нужно навести порядок в модификаторах:
создать карты для физических модификаторов;
завести номенклатурные карточки сервисных модификаторов;
привязать их к основным блюдам.
Если есть услуги, нужно создать их и проверить отображение на «фронте». Также в ходе восстановления учета заведите и настройте все, что пробивается по кассе.
Работа с себестоимостью
Как правило, рестораторы хотят сразу понимать примерную себестоимость меню. Чтобы ее посчитать, заведите «виртуальную» приходную накладную по каждому складу и приходуйте туда каждый товар по одной базовой единице измерения. Здесь можно исходить из следующих источников:
последних приходных накладных (если они есть);
прайсов поставщиков, с которыми ресторан работает или планирует работать;
средней цены товара по данным из интернета, если нет возможности найти ее по-другому.
Когда данные по себестоимости готовы, ее нужно показать руководителю, чтобы у него была возможность что-то поменять: например, изменить размер порций или закладку ингредиентов.
Финальные штрихи для актуализации учета товаров
После этого есть несколько вариантов действий:
Если в базе больше нет приходов, виртуальную накладную можно просто удалить.
Если есть старые остатки товаров, обнулить их с помощью инвентаризации.
Не удалять виртуальную накладную, чтобы в программе была хоть какая-то себестоимость на момент начала ведения корректного учета.
Здесь главное — не запутаться!
Если убрать или обнулить виртуальный приход, вы останетесь без себестоимости. После снятия реальных товарных остатков придётся долго ждать полноценной себестоимости, пока абсолютно все товары не пройдут весь цикл закупки. Поэтому лучше в этой ситуации поступить так:
Если есть «старые» остатки по старым ценам, первым документом создайте инвентаризацию и обнулите все, что было раньше.
Следующий документ — виртуальная приходная накладная, с помощью которой программе нужно задать новые цены.
Третий документ — инвентура, в которой нужно зафиксировать текущие товарные остатки, которые программа будет использовать
Перед третьим шагом не забудьте выбрать дату, с которой начинается корректное ведение учета. На утро этой даты или вечер предыдущего дня необходимо снять все фактические остатки на производстве и занести их в базу. Эта инвентаризация необходима для того, чтобы зафиксировать реальные остатки.
Таким образом, при восстановлении учета в систему вносятся две инвентаризации:
Для обнуления текущих остатков, чтобы программа списала старые остатки со старой себестоимостью и не тянула ее в свежую реализацию.
Для фиксированию текущих реальных остатков.
А между ними — виртуальный приход.
И еще один важный момент: если вы оказываете разовую услугу по восстановлению учета, объясните руководителю, что после снятия фактических остатков их постоянный бухгалтер-калькулятор уже должен быть готов к работе. В противном случае вся проделанная работа будет бесполезной. После выполнения всех этих шагов можно и нужно начинать полноценное ведение базы — комфортное и системное.
Маркировка пива в «Честном знаке»
В 2024 году ввели новые правила отчетности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»
Забирайте бесплатный гайд, чтобы отчитываться о реализации пива без ошибок
Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: 2W5zFJ5rnYY
Начать дискуссию