Как правильно выплатить суточные в 2023 году

Определяемся с терминами

Расходы в деловой поездке делятся на командировочные и суточные.

К первым относятся обязательные траты, без которых человек просто не сможет попасть в нужное место и сделать свою работу. Сюда мы отнесем покупку билетов, проживание в гостинице/аренду жилья. За эти расходы работник обязан отчитываться, то есть по приезду отдать в бухгалтерию чеки и билеты.

Выплаты суточных регулируются ст. 168 ТК.

Как установить размер суточных

Фиксированной суммы не существует – работодатель должен сам определить размер выплат. Позже эта информация закрепляется в локальных нормативных актах.

Однако бухгалтеру стоит учесть, что существуют минимальные суммы, которые не будут облагаться НДФЛ:

• Если планируется поездка по России: 700 р./день.

• Если человек отправляется за границу: 2 500 р./день.

• Отдельно утвержден размер выплат для бюджетных организаций: 100 р./день.

Как часто платить суточные

Необходимо выплачивать суточные за каждый день, что работник провел в поездке. В учет берутся выходные, праздники и дни, которые человек провел в пути. Отмена рейса или перенос времени отправления поезда не являются причиной для отмены выплат.

Если в рабочей поездке сотрудник заболел и временно не может выполнять свои обязанности – компания также продолжает переводить деньги на дополнительные расходы.

Когда платить суточные необязательно

Есть две ситуации, при которых работодатель может решить не делать выплаты:

1. Если сотруднику не нужно далеко уезжать. Возможно, что предполагается всего лишь выезд в соседний город, до которого можно добраться за один час. То есть работник может без труда приехать на место и вернуться домой в конце рабочего дня. Компания может сама определить, как поступить в таком случае. Решение принимается с учетом ряда факторов:

   1. расстояния от дома до места командировки;

   2. возможности транспортного сообщения между этими двумя пунктами;

   3. характера работы.

2. Если работник отправляется в поездку по России, и эта поездка длится не более одного дня. Здесь работодатель по желанию может компенсировать часть расходов: на мобильную связь, парковку, бензин, если сотрудник едет на своем личном автомобиле и т. д.

Что влияет на размер суточных

В первую очередь, влияет длительность поездки и её особенности. Про длительность всё предельно понятно: если поездка однодневная – выплачивать суточные не обязательно, если длится дольше – оплачивается каждый день.

Рассмотрим более интересный момент, касающийся того, куда именно компания направляет сотрудника.

• Деловые поездки по стране.

В случае поездок по РФ действуют стандартные правила: нужно сделать выплаты за каждый день командировки.

• Заграничные поездки.

Когда сотрудник находится на территории другой страны, то получает суточные в размере, закрепленном в документе о заграничных командировках. Выплаты можно сделать как в рублях, так и в валюте государства, выбранного для поездки.

Определяем срок командировки

Началом командировки считается день отправления транспорта до места назначения. Окончанием – день приезда обратно. Как мы сказали ранее, оплачиваются даже выходные и праздники.

К примеру, человек отправился в поездку в четверг, а вернулся – в следующий понедельник. Суббота и воскресенье были нерабочими, однако за эти дни сотрудник также должен получить выплаты.

Точное количество дней устанавливается с помощью проездных документов. Если их нет, то используют договор о найме жилья или служебную записку. Последний документ можно оформить как рукописно, так и электронно.

Подводим итоги

Выплаты суточных в 2023 году не претерпели сильных изменений. Их размер, как и прежде, каждая компания устанавливает самостоятельно. Бухгалтер выплачивает суточные за каждый день командировки и отчитывается по ним в авансовом отчете.

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: LjN8KXbpo