Документооборот с фрилансерами-иностранцами: как принять расходы к учету

Кто такие фрилансеры, аутсорсеры и удаленные работники в 2021 году никому объяснять не нужно. Передовые компании давно оценили возможности удаленной работы. А новая «постковидная» реальность подтолкнула ещё больше компаний к сотрудничеству с фрилансерами.

Остается только наладить с ними взаимоотношения, снизив издержки и избежав налоговые риски. Самым эффективным и удобным способом считается организация электронного документооборота. Об общеизвестном ЭДО и нестандартных решениях без использования электронной подписи пойдет речь далее.

Риски в работе с иностранными фрилансерами

1. Потраченные средства на услуги фрилансеров достаточно сложно принять к учету и уменьшить образующиеся налоги на прибыль и НДС.

Заказчик должен получить от фрилансера закрывающие документы (акты выполненных работ, акт оказания услуг и т.п.). Для принятия расходов к учету в бухгалтерии требуется присутствие «живой подписи» исполнителя на бумажных первичных документах и договорах или правильно оформленные электронные документы.

1. Способы оплаты. Выбирая для оплаты инвалюту необходимо четко соблюдать валютное законодательство РФ.

Для подтверждения реальности платежных документов и валютных операций банки часто запрашивают документы, уже подписанные с обеих сторон.

1. При работе с физлицами необходимо платить НДФЛ, страховые взносы, отчитываться перед налоговой и заключать трудовые или ГПХ договоры. Мы уже рассказывали в одной из наших статей, как можно снизить издержки, если вы работаете с фрилансерами регулярно.
2. Особенности работы с иностранцами. Здесь возникают сложности при определении налогового резидентства, валютный контроль.

В каждом пункте наниматель сталкивается с необходимостью получения первичной документации с подписью фрилансера. При этом, если используется электронный документооборот, то нужно использовать усиленную ЭЦП по законодательству РФ. Большинство фрилансеров не готово покупать электронную подпись и заморачиваться с настройками ЭДО.

Отсутствие или непредставление первичных документов — правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК.

Но, что именно считать первичным подтверждающим документом при работе с фрилансерами-иностранцами? Давайте разберемся.

Документооборот с иностранными фрилансерами

Как известно, в Налоговом Кодексе указано, что расходами компании признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Кроме того (НК РФ Статья 252), документально подтвержденные расходы описываются как затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с российским законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти произведенные расходы.

Услуги могут быть приняты к учету на основании документов, косвенно свидетельствующих об оказании иностранным исполнителем услуг. В качестве таких документов могут, в частности, выступать договор или/и инвойс, платежные документы.

Инвойс — основной расчетный документ, выписываемый продавцом (исполнителем) на имя покупателя (заказчика) и удостоверяющий поставку товара, выполнение работ или оказание услуг и их стоимость. Этот документ содержит требование продавца (исполнителя) к покупателю (заказчику) об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа.

В российской практике у него нет прямого аналога. Скорее, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Инвойс может заменить собой договор и акт.

Важно понимать, что документы, если они оформлены на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 НК, письмо Минфина от 28.02.2012 № 03-03-06/1/106). Документы могут также изначально оформляться на русском языке.

Можно сделать вывод, что передаваемые иностранными партнерами инвойсы можно использовать как документы, подтверждающие расходы, если они соответствуют обычаям делового оборота страны иностранного партнера. Российский заказчик вправе учесть в составе расходов простой электронный инвойс от иностранного партнера.

На портале EasyStaff кроме удобного способа оплаты между заказчиком и исполнителем, реализовано электронное подписание документов, не требующее наличия отдельной ЭЦП и каких-то особенных настроек.

Стоит отметить, что сервис для фрилансеров бесплатный, им достаточно в нем только зарегистрироваться.

EasyStaff не является резидентом РФ и применяет документы, которые используются в общепринятом международном документообороте. Сервис обеспечивает заказчика необходимыми законными первичными документами, не требующими подписания усиленной ЭЦП, но при этом принимаемыми к бухгалтерскому учету и для прохождения валютного контроля в банке. Хотя в сервисе пополнение счета происходит с корпоративной карты в рублях, поэтому ВК вас даже не коснется.

Создание первичного документа успешно реализуется через сервис Eversign, что полностью законно. Абсолютно обычная практика за рубежом — выставлять инвойсы, в том числе в формате pdf, подписанные простой электронной подписью.

Сервис Eversign валидирует электронную почту заказчика и исполнителя, таким образом можно подписывать документы прямо на платформе, в браузере.

Преимущества площадки EasyStaff

EasyStaff — новый экономически чистый источник энергии для вашего бизнеса. Общий документооборот соберет разбросанных по всему миру сотрудников на фрилансе и обеспечит наличие документов для принятия расходов к учету.

Очевидно, что для организации использование одной площадки:

• облегчит работу бухгалтерии и кадровой службы;
• снизит налоговые риски и финансовые затраты;
• ускорит бизнес-процессы.

Выбирая работу с фрилансером через EasyStaff, вы исключаете финансовые и иные риски, в том числе связанные с электронным документооборотом.

Безопасные расчеты с фрилансерами

Полный пакет документов и работа со всеми исполнителями в одном сервисе

Хотите начать работу сейчас?

Оставьте свои контактные данные в форме ниже и мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным