Путевой лист. Стоит ли переходить на электронный формат?

Состав сведений и порядок оформления путевого листа

С 1 сентября вступает в силу второй пакет изменений в требованиях Минтранса к содержанию путевых листов (приказ № 159 от 05.05.2023). 

Изменение состава сведений

1. Добавление сведений о Ф.И.О., адресе регистрации по месту жительства, номере телефона и ИНН для физических лиц — перевозчиков легковых такси, если они не являются ИП.

2. Указание дополнительных сведений о водителе транспортного средства: серии, номера и даты выдачи водительского удостоверения, СНИЛС  водителя ТС.

3. Показания одометра (полные километры пробега) необходимо указывать:

• при выпуске ТС на линию;

• при возвращении авто с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физлицами;

• при приеме-сдаче авто последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких бумажных путевых листов на одно ТС).

4. Корректировка в части основания для внесения отметки медосмотра и отмена требования указания данных лицензии медицинской организации

5. Утвержден порядок проведения медосмотра дистанционным способом и содержание отметки о его прохождении.

Изменение порядка оформления

1. Закреплено право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;

2. Отменяется возможность формирования путевых листов в электронном виде, если автомобиль поочередно используют несколько водителей и на него составляется несколько путевых листов. Так как прием-сдача  ТС последующему водителю по окончанию рабочего дня (смены) предыдущего водителя заверяется собственноручной подписью водителя, принимающего ТС, с указанием его Ф.И.О.

3. Разрешается вносить изменения в сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах,  если формируется электронный путевой лист.

ELMA365 ECM — это больше, чем переход на полностью безбумажный документооборот

Для активации пробной версии заполните форму!

Попробовать

Зачем переводить путевые листы в электронный формат

Начиная с 2024 года Минтранс совместно с Минцифры и ФНС будут работать над введением обязательных требований к использованию электронного документооборота на транспорте. Это позволит убрать с рынка бумажные документы.

Внедрение внутреннего электронного документооборота упрощает и систематизирует процесс работы с ЭПЛ. Помимо уменьшения временных затрат на проставление всех отметок в путевом листе, снижаются издержки, связанные с распечаткой, передачей и хранением документов.

Перевод путевых листов в цифровой вид имеет ряд преимуществ: 

1. Ускорение процессов. Проставление отметок в электронном путевом листе в среднем проходит на 30% быстрее.

2. Сокращение затрат. Средняя стоимость одного документа составляет порядка 200 рублей. С ЭДО примерно в 10 раз меньше.

3. Прозрачный документооборот. Контроль всех этапов обработки электронных путевых листов в вашей информационной системе.

4. Порядок в архиве. Электронный документ невозможно потерять – он хранится в электронном архиве, доступен в любое время и соответствует требованиям ФНС.

5. Удаленный выпуск на линию. Содержать штат медицинских работников не обязательно, поскольку проставить отметки в ЭПЛ можно дистанционно.

Цифровой документ можно предъявлять сотруднику ГИБДД в виде QR-кода на дороге в любом месте, даже там, где нет покрытия сетей связи. Подписывать документы можно удаленно в одной программе без выгрузки и отправки файла каждому участнику процесса.

Кто вправе подписывать электронный документ

Подписывать электронный документ усиленной квалифицированной электронной подписью, которая создана на портале Госуслуг, вправе следующие уполномоченные лица:

• медработник (при медосмотре водителя);

• должностное лицо, ответственное за техническое состояние автомобиля;

• сотрудник, ответственный за проставление отметок о времени выезда или заезда автомобиля в гараж, а также за показания одометра.

Титулы ЭПЛ: когда и кому оформлять

Сценарии оформления электронных путевых листов могут быть следующими:

1. Перед выездом:

• Т1 — обстоятельства и особенности рейса;

• Т2 — медицинский осмотр;

• Т3 — технический осмотр;

• Т4 — показания одометра при выезде.

2. После заезда:

• Т5 — показания одометра при въезде;

• Т6 — медицинский осмотр (опционально).

3. Если в течении рейса меняется водитель:

• Т5 — закрывающий ЭПЛ;

• Т1, Т2, Т4 — оформляется новый ЭПЛ;

• Новый ЭПЛ ссылается на первый ЭПЛ;

• Т3 — технический осмотр (не оформляется).

Дополнительный функционал ЭПЛ

Допфункционал — еще одна выгода после автоматизации документооборота:  

• Автоматизированный учет пробега.

• Расчет топлива по нормам и по фактическим данным, с учетом коэффициентов, утвержденных Минтрансом.

• Подготовка печатной формы путевых листов.

• Ведение электронного журнала ПЛ (не обязательно).

• Построение системы отчетов для анализа путевых листов.

• Передача данных о расходе топлива в учетную систему.

В целом электронные путевые листы предоставляют новые возможности для транспортных компаний и организаций, имеющих большой автопарк.

Четыре простых шага для перехода на ЭПЛ

Сформированный ЭПЛ имеет полную юридическую значимость и должен быть направлен в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Для перехода на ЭПЛ понадобится совершить следующие шаги:

1. Заключить соглашения с оператором ИС ЭПД, а также со всеми сторонами оформления (включая медучреждение) и назначить ответственное лицо за проведение техосмотра.

2. Выпустить приказы о назначении уполномоченных на оформление и подписание ЭПЛ.

3. Обеспечить наличие УКЭП/УНЭП у лиц, уполномоченных подписывать ЭПЛ.

4. Внедрить программное решение для оформления и передачи юридически значимых данных ЭПЛ в ГИС ЭПД.

После перехода на внутреннее электронное делопроизводство заметно сократится время движения путевого листа. Теперь сотруднику не придется бегать с бумагами к ответственным лицам или ждать их после совещаний. Каждый участник процесса получает уведомление в режиме онлайн с просьбой согласовать или подписать документ, что очень удобно.

Конечно, каждая организация реализует собственную схему бизнес-процесса в зависимости от возможностей и обстоятельств, но соблюдать требования правительственных постановлений и законов обязаны все без исключения.

Получите пробный период ELMA 365 ECM бесплатно через 1 рабочий час после уточнения вводных по настройке!

ELMA365 ECM — это больше, чем переход на полностью безбумажный документооборот

Для активации пробной версии заполните форму!

Попробовать

Реклама: ООО «ЭЛМА» ИНН 1831197044, erid: LjN8K4MJt