Чтобы избежать неприятностей, сохраните Памятку со сроками хранения и сверяйтесь с ней перед каждой «генеральной уборкой» в отделе.
Что говорит закон: общая информация о сроках
В вопросах хранения бухгалтерских, а также налоговых и кадровых документов в компании руководствуйтесь требованиями приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также п. 23-27 ФСБУ 27/2021.
Бухгалтерские документы делятся на две категории:
Временного хранения — их нужно оставить нетронутыми в течение 1, 3, 5, 6, 15, 45, 50 или 75 лет.
Постоянного хранения — не менее 10 лет на предприятии, с последующей сдачей документов в архив.
Если законодатель размыто пишет о 50/75 годах, это означает следующее:
для документов, созданных до 1 января 2003 года, действует правило – 75 лет,
бумаги, которые появились уже позже, можно ликвидировать через 50 лет.
Важный момент: срок хранения всегда отсчитывается с 1 января следующего года после завершения делопроизводства. Например, по журналам, реестрам, книгам учета срок стартует с 1 января года, следующего за годом, в котором их перестали вести. Если приказ о применении дисциплинарного взыскания работнику вынесли в июле 2024 года, то первый год хранения документа начнет течь — с 1 января 2025 года.
Памятка для бухгалтера: сколько хранить документы до уничтожения
Расскажем про основные категории бумаг, с которыми взаимодействует отдел бухгалтерии.
1. Банк и касса
№ п/п | Наименование | Срок хранения | Ссылка на нормативный акт |
| Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов | 5 лет | п. 257–258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
2. | Кредитные и заемные договоры, а также документы о предоставлении денежных средств | 5 лет после исполнения обязательств или 10 лет при залоге имущества | п. 261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
3. | Кассовые чеки (для покупателей) | 5 лет после завершения отчетного года | ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
4. | Книга кассира-операциониста, документы, подтверждающие расчеты с покупателем | 5 лет после отчетного года | ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
2. Налоги
Пределы хранения документации для целей налогового учета установлены в разделе 4.3 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, а также частично — в постановлении Правительства № 1137 от 26.12. 2011 и в Налоговом кодексе.
№ п/п | Наименование | Срок хранения | Ссылка на нормативный акт |
1. | Счета-фактуры | 5 лет | п. 317 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
2. | Книги покупок (продаж) и дополнительные листы к ним | 4 года с даты последней записи | приложения 4 и 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
3. | Декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет | п. 310 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
4. | КУДиР организаций и ИП на упрощенке | 5 лет | п. 318 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
5. | Налоговые регистры | 5 лет после снятия задолженности либо 50/75 лет, если нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты | п. 303, 311 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
6. | Документы об освобождении от уплаты налогов, а также о предоставлении льгот, отсрочек или отказе в них | 5 лет | п. 304 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
7. | Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | |
8. | Сведения о доходах физических лиц | 5 лет либо 50/75 лет, если нет лицевых счетов | п. 312 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
9. | Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов | 6 лет | |
10. | Расчеты по страховым взносам | 50 или 75 лет | п. 308 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
9. | Акты налоговых проверок и проверок других контролирующих органов | 5 лет | п. 139 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
3. Бухгалтерская документация
Для целей бухгалтерского учета первичные документы должны быть «под рукой» минимум 5 лет. Если есть разногласия или споры с контрагентами, бумаги необходимо сохранить до принятия судом окончательного решения по делу.
№ п/п | Наименование | Срок хранения | Ссылка на нормативный акт |
1. | Бухгалтерская отчетность (консолидированная, годовая) | постоянно | п. 268 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
2. | Бухгалтерская отчетность (промежуточная) | 5 лет, но если нет годовых отчетов — постоянно | |
3. | Учетная политика | 5 лет после замены новой | ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
4. | Первичная документация (акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; квитанции; накладные; авансовые отчеты; корешки чековых книжек и т.д.) | 5 лет — при наличии разногласий — до принятия судебного решения | п. 277 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
5. | Документы по дебиторской и кредиторской задолженности (акты сверки, переписка) | 5 лет после погашения долга | п. 266 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, |
6. | Регистры бухучета | 5 лет | п. 276 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. ч.1 ст. 29 закона о бухучете |
7. | Документы о недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, переписку) | 10 лет после возмещения ущерба | п. 287 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
8. | Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | постоянно | п. 278 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
9. | Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет после смены материально-ответственного лица | п. 280–281 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
10. | Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты | 6 лет, либо 50/75 лет, если нет лицевых счетов | 295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Минимальный срок хранения электронных документов — 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухучете»).
Удобное хранение и надежная архивация бухгалтерских документов — в мультисервисе Entera.
Мультисервис Entera разработан не только для автоматического ввода «первички». Здесь также можно систематизировать и упорядоченно хранить большой архив бухгалтерии: отсканированные бумаги и электронные файлы из ЭДО.
Благодаря интеграции систем документы от контрагентов автоматически отправляются на распознавание и заносятся в базу учета.
Штрафы за нарушение сроков хранения
Представим ситуацию, ФНС в ходе проверки контрагента запросила комплект документов. А ваша компания завершила с ним сотрудничество пару лет назад и отправила в шредер все бумаги. Ответить контролирующему органу — нечем.
К компаниям и ИП, которые безответственно относятся в порядку и срокам хранения бухгалтерских (налоговых, кадровых) документов, могут быть применены меры взыскания.
По КоАП:
за отсутствие первичных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП);
за неправильное хранение документов, которые следовало передавать в архив — от 5 000 до 10 000 руб. для организаций и от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и ИП (ст. 13.20 КоАП).
По НК:
при нарушении правил учета — от 10 000 до 30 000 руб. (ст. 120 НК). Руководствуясь этой статьей, ФНС выписывает штраф, в том числе при отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового и бухгалтерского учета;
в случае непредоставлении отделу ФНС запрошенных сведений для налогового контроля — по 200 руб. за каждый документ (ст.126 НК);
за непредоставление документов при проведении встречной проверки у контрагента — от 5 000 до 20 000 руб. (ст. 129 НК).
Уничтожение бумаг раньше срока или неправильное их хранение может стоить компании серьезных финансовых потерь.
Чтобы решить проблему и минимизировать риски, предлагаем создать электронный архив бухгалтерских документов.
Облачный мультисервис Entera поможет не только с быстрой загрузкой первички в 1С, но и обеспечит надежное хранение в одном месте, детальную классификацию сведений и мгновенный поиск данных по любым реквизитам.
Сервис Entera для электронного архива бухгалтерских документов
Поможем организовать хранение ваших документов
Отправьте заявку — мы расскажем, как быстро создать электронный архив
Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8JuN3S
Комментарии
1По кадровой документации ничего нет, хотя основания начислений и сами начисления - тоже часть перчиных документов почти любой организации.