СберКорус
ЭДО

Как подготовиться к работе с МЧД с 1 сентября 2023 года

Появление машиночитаемых доверенностей (МЧД) связано с изменениями 63-ФЗ «Об электронной подписи». И довольно длительный переход к МЧД завершится 1 сентября 2023 года: с этой даты сотрудники организаций и уполномоченные лица смогут подписывать электронные документы компании только с помощью личной электронной подписи физлица при наличии машиночитаемой доверенности. Рассказываем по порядку о том, что важно знать бизнесу об МЧД, и как органично перейти на новый порядок обмена электронными документами.
Как подготовиться к работе с МЧД с 1 сентября 2023 года
Иллюстрация: СберКорус

Что такое МЧД

Машиночитаемой доверенностью назвали электронный документ, в котором перечислены полномочия сотрудника по подписанию документов компании.

МЧД с указанными полномочиями сотрудника считается действительной, если она подписана УКЭП руководителя или ИП.

Сотрудник использует личную ЭП физлица с файлом МЧД — только так подписанный им документ, передаваемый по ТКС или ЭДО, будет иметь юридическую силу. 

Как сотрудники подписывают электронные документы сейчас

До 31 августа 2023 года действует переходный период, в течение которого сотрудники и уполномоченные лица могут использовать для подписания документов компании:

  • электронную подпись физлица с МЧД;

  • квалифицированную электронную подпись представителя компании, в сертификате которой указаны сведения об организации и личные данные сотрудника.

Некоторые компании уже перешли на МЧД и полноценно её используют, кто-то — только начинает тестировать. А тем, кто ещё об этом не задумался, стоит поторопиться, пока есть время подготовиться к новой схеме работы.

Как будет с 1 сентября 2023 года

31 августа 2023 года станут недействительными квалифицированные сертификаты с личными данными сотрудников, которые сейчас всё еще можно использовать для подписания документов от имени компании (п. 2.7 ст. 3 № 476-ФЗ).

Сертификаты станут недействительными, даже если сейчас они, по факту, должны действовать и после 31 августа. 

Если же в компании есть необходимость передачи полномочий сотрудникам по подписанию документов (при работе с контрагентами, государственными органами, службами и системами), то с 1 сентября 2023 года у них уже должны быть личные ЭП физлица с МЧД. 

Где выпустить МЧД на сотрудников

Возможно, не все операторы ЭДО успеют реализовать новую технологию по оформлению машиночитаемых доверенностей до 1 сентября 2023 года. Но в любом случае сервисы электронного документооборота будут доработаны в соответствии с изменениями законодательства. 

А уже сейчас выпустить МЧД на сотрудников можно на сайте ФНС.

В сервисе налоговой руководителю нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ УКЭП.

Дальше оформленную доверенность на уполномоченное физическое лицо можно сформировать в файл, скачать и использовать совместно с ЭП физлица для подписания отчетности и иных документов. 

Сервис СФЕРА Отчетность от СберКорус, в котором быстро и удобно строится взаимодействие с ФНС, СФР и Росстатом, уже готовится к предоставлению возможности пользователям работать с МЧД.

Подробнее о том, что представляет собой МЧД

По единым требованиям Минцифры (из приказов № 857 и № 858 от 18.08.2021) машиночитаемая доверенность представляет собой файл в XML-формате с УКЭП руководителя в XMLDSIG-формате или в другом, утвержденном приказом Минцифры № 472 от 14.09.2020.

Документ имеет наименование, номер, дату совершения, которая фиксируется в момент создания метки доверенного времени.

В теле документа должны быть:

  • данные доверителя и доверенного лица;

  • полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора на портале ЕСНСИ или текстовым описанием, если идентификатор такого полномочия в классификаторе отсутствует;

  • срок действия доверенности (если он есть);

  • сведения об информационной системе, которая позволит идентифицировать отзыв или прекращение действия доверенности; 

  • указание о возможности передоверия. 

Какие полномочия могут быть у сотрудника по МЧД

Все те же, которыми можно наделить по бумажной доверенности. То есть машиночитаемая доверенность может подтверждать, что сотрудник имеет полномочия выполнять такие задачи:

  • подписание и сдача отчетности;

  • взаимодействие с любыми государственными органами, службами и информационными системами;

  • подписание и отправка документов в кредитные учреждения;

  • взаимодействие с нотариатом;

  • подписание и обмен документами с контрагентами;

  • подписание и обмен кадровыми документами;

  • подписание документов для госзакупок и др. 

Руководитель сам определяет виды полномочий и заносит в МЧД.

А благодаря единым кодам, которые берут из классификатора, удостоверяющий центр автоматически определяет полномочия. 

Что означает «возможность передоверия»

Допустим, руководитель оформляет МЧД на сотрудника с полномочием по подписанию договоров с контрагентами и указывает возможность передоверия. Это означает, что данный сотрудник без согласования с руководителем может передоверить свое полномочие другому работнику, создав ему МЧД.

Тогда уже этот сотрудник при подписании документов своей ЭП физического лица, должен будет подкреплять две МЧД — с передоверием и свою. 

Подведем итог

С 1 сентября 2023 года, чтобы работать с электронным подписанием, руководителю организации или ИП нужно:

  • получить КЭП на себя;

  • выпустить КЭП сотрудникам, которых нужно наделить правом подписи;

  • оформить сотрудникам МЧД с указанием их полномочий. 

Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KJpqm

Начать дискуссию