Что такое МЧД
Машиночитаемой доверенностью назвали электронный документ, в котором перечислены полномочия сотрудника по подписанию документов компании.
МЧД с указанными полномочиями сотрудника считается действительной, если она подписана УКЭП руководителя или ИП.
Сотрудник использует личную ЭП физлица с файлом МЧД — только так подписанный им документ, передаваемый по ТКС или ЭДО, будет иметь юридическую силу.
Как сотрудники подписывают электронные документы сейчас
До 31 августа 2023 года действует переходный период, в течение которого сотрудники и уполномоченные лица могут использовать для подписания документов компании:
электронную подпись физлица с МЧД;
квалифицированную электронную подпись представителя компании, в сертификате которой указаны сведения об организации и личные данные сотрудника.
Некоторые компании уже перешли на МЧД и полноценно её используют, кто-то — только начинает тестировать. А тем, кто ещё об этом не задумался, стоит поторопиться, пока есть время подготовиться к новой схеме работы.
Как будет с 1 сентября 2023 года
31 августа 2023 года станут недействительными квалифицированные сертификаты с личными данными сотрудников, которые сейчас всё еще можно использовать для подписания документов от имени компании (п. 2.7 ст. 3 № 476-ФЗ).
Сертификаты станут недействительными, даже если сейчас они, по факту, должны действовать и после 31 августа.
Если же в компании есть необходимость передачи полномочий сотрудникам по подписанию документов (при работе с контрагентами, государственными органами, службами и системами), то с 1 сентября 2023 года у них уже должны быть личные ЭП физлица с МЧД.
Где выпустить МЧД на сотрудников
Возможно, не все операторы ЭДО успеют реализовать новую технологию по оформлению машиночитаемых доверенностей до 1 сентября 2023 года. Но в любом случае сервисы электронного документооборота будут доработаны в соответствии с изменениями законодательства.
А уже сейчас выпустить МЧД на сотрудников можно на сайте ФНС.
В сервисе налоговой руководителю нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ УКЭП.
Дальше оформленную доверенность на уполномоченное физическое лицо можно сформировать в файл, скачать и использовать совместно с ЭП физлица для подписания отчетности и иных документов.
Сервис СФЕРА Отчетность от СберКорус, в котором быстро и удобно строится взаимодействие с ФНС, СФР и Росстатом, уже готовится к предоставлению возможности пользователям работать с МЧД.
Подробнее о том, что представляет собой МЧД
По единым требованиям Минцифры (из приказов № 857 и № 858 от 18.08.2021) машиночитаемая доверенность представляет собой файл в XML-формате с УКЭП руководителя в XMLDSIG-формате или в другом, утвержденном приказом Минцифры № 472 от 14.09.2020.
Документ имеет наименование, номер, дату совершения, которая фиксируется в момент создания метки доверенного времени.
В теле документа должны быть:
данные доверителя и доверенного лица;
полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора на портале ЕСНСИ или текстовым описанием, если идентификатор такого полномочия в классификаторе отсутствует;
срок действия доверенности (если он есть);
сведения об информационной системе, которая позволит идентифицировать отзыв или прекращение действия доверенности;
указание о возможности передоверия.
Какие полномочия могут быть у сотрудника по МЧД
Все те же, которыми можно наделить по бумажной доверенности. То есть машиночитаемая доверенность может подтверждать, что сотрудник имеет полномочия выполнять такие задачи:
подписание и сдача отчетности;
взаимодействие с любыми государственными органами, службами и информационными системами;
подписание и отправка документов в кредитные учреждения;
взаимодействие с нотариатом;
подписание и обмен документами с контрагентами;
подписание и обмен кадровыми документами;
подписание документов для госзакупок и др.
Руководитель сам определяет виды полномочий и заносит в МЧД.
А благодаря единым кодам, которые берут из классификатора, удостоверяющий центр автоматически определяет полномочия.
Что означает «возможность передоверия»
Допустим, руководитель оформляет МЧД на сотрудника с полномочием по подписанию договоров с контрагентами и указывает возможность передоверия. Это означает, что данный сотрудник без согласования с руководителем может передоверить свое полномочие другому работнику, создав ему МЧД.
Тогда уже этот сотрудник при подписании документов своей ЭП физического лица, должен будет подкреплять две МЧД — с передоверием и свою.
Подведем итог
С 1 сентября 2023 года, чтобы работать с электронным подписанием, руководителю организации или ИП нужно:
получить КЭП на себя;
выпустить КЭП сотрудникам, которых нужно наделить правом подписи;
оформить сотрудникам МЧД с указанием их полномочий.
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KJpqm
Начать дискуссию