Кейс: как правильно запустить магазин цветов

Идея начать цветочный бизнес у Саши появилась еще в юношеском возрасте - очень нравились цветы и композиции из них. А главное, делать их своими руками. Именно поэтому было решено открыть именно цветочный магазин, в котором она смогла бы воплощать все свои задумки.

Саша Кондакова - флорист, владелица магазина цветов и подарков “Цветник”. Сейчас магазин работает как с розничными, так и с корпоративными клиентами. В штате, помимо Саши, еще 3 флориста. Основные бизнес процессы автоматизированы, и стоят задачи по дальнейшему развитию. Но так было не всегда…

От мечты заниматься флористикой до развивающегося бизнеса

Для магазина Саше требовались помещение, поставщики и сотрудники, которые бы вместе с ней создавали красивые букеты. Помимо этого, предстояло решить и вопрос с регистрацией бизнеса. Поиском помещения под магазин, поставщиков и подбором персонала Саша занялась самостоятельно. А вот регистрацию бизнеса решила доверить компании, специализирующейся на этих услугах. После поисков таковой в интернете обратилась в компанию Фингуру.

Сотрудники фирмы весь процесс регистрации взяли на себя: определили наиболее подходящую форму собственности будущего бизнеса и подходящий режим налогообложения, подобрали код ОКВЭД. Собрали необходимые документы, направили в электронном виде в ФНС. После этого оперативно открыли расчетный счет в банке и в течение нескольких дней Саша стала индивидуальным предпринимателем.

Специалисты Фингуру взяли фирму на бухгалтерское и налоговое обслуживание, создали базы данных 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом, настроили параметры учета, подключили электронную отчетность. Саше рассказали, какие платежи по налогам и взносам ей предстоят в текущем году и как их минимизировать, о порядке и способах предоставления первичных документов бухгалтеру, отчетности, которую потребуется сдавать. Для нее подготовили рекомендации по снижению налоговой нагрузки и оптимизации документооборота. Ей оставалось только своевременно предоставлять бухгалтеру необходимые документы через мобильное приложение.

Первые шаги

Бизнес был запущен. И сразу же возникли сложности, связанные с учетом. Учет всех поступивших и проданных цветов вручную отнимал слишком много времени. Чтобы облегчить жизнь купили специализированную программу для работы с цветами. Но, к сожалению, она не оправдала ожиданий. В ней можно было только формировать букеты и выкладывать их с ценниками на витрину. Не было никакого анализа данных, никаких отчетов об остатках и реализации. Эти параметры для любого магазина, а особенно для цветочного, очень важны. Важно это потому, что магазин цветов - живой механизм с быстрым товарооборотом. С каждым пришедшим клиентом количество цветов в наличии может резко сократиться.

Саша: “Один клиент пришел и купил одну гвоздику. Ситуация от этого не сильно изменится - товаров еще много. А вот другой купил 100 роз и для магазина это уже существенно. Так как точка маленькая, надо постоянно подвозить новую продукцию. А еще лучше иметь возможность подсчитать средние запасы на неделю”.

В обычные дни отсутствие хорошей системы учета компенсировалось небольшой загруженностью сотрудников. Все удавалось учесть вручную. Но в “горячие” дни - 1 сентября и 8 Марта магазин сталкивался с большими трудностями:

“Прошлой весной в праздничные дни всем нам пришлось работать на износ. Наплыв клиентов не прекращался четверо суток. В эти дни каждый сотрудник спал от силы 2-3 часа. С заказами был просто дурдом. Было много проблем с фиксацией заказов и их выдачей” - вспоминает Саша.

После этого было принято четкое решение изменить текущее положение вещей. С новым запросом Саша вновь обратилась в Фингуру.

Что внедрили и каких результатов достигли

Специалисты компании предложили комплексное решение. Внедрили сразу несколько продуктов, объединив их в единую цепочку. Началось все с подключения к системе “МойСклад”. Она позволила подсчитывать средние запасы на неделю, видеть провал в продукции и своевременно на него реагировать. Главное удобство для руководителя, что все доступно через мобильное приложение. Можно удаленно посмотреть историю покупок каждого покупателя - кто и что купил, контролировать остатки и излишек товара - и, при необходимости, снизить на него цену.

Более того, система позволяет формировать отчеты по продажам и контрагентам, автоматически распределять накладные и т.д. Отдельно стоит отметить удобную модификацию в товарах.

“С цветами в чем сложность? Есть несколько модификаций: это может быть цвет, высота, производитель, упаковка. В качестве единицы товара может быть один цветок, или одна ветка. Один и тот же сорт может иметь разную стоимость в закупке. Отсюда и цена в магазине может отличаться. “МойСклад” позволил учитывать все эти модификации в автоматическом режиме и получать актуальную информацию о состоянии дел в магазине”.

Внедрение системы позволило запустить и дисконтную программу для клиентов магазина. “МойСклад” сразу определяет постоянного покупателя при сканировании дисконтной карты и автоматически выдает скидку. Если розничный покупатель заказывает букет заранее, то в системе можно определить этого клиента, набрать его заказ и подтянуть в систему. И товар автоматически списывается. Заказы на букеты принимаются и через интернет, но пока сайт не привязан к системе. Это одна из ближайших задач.

Также Саша хотела самостоятельно работать в бухгалтерской программе, чтобы всегда быть в курсе состояния дел в магазине. Поскольку бухгалтерских знаний у нее не было, нужен был продукт с интуитивно понятным интерфейсом. Специалисты Фингуру предложили подключить 1С:ФРЕШ. Программа позволяет пользователю самостоятельно вносить все данные. Помимо этого, есть возможность настроить интеграцию между двумя сервисами. Данные из 1С:ФРЕШ легко передаются в «МойСклад». Это снизило нагрузку на аутсорсинговую бухгалтерию и цену бухгалтерского обслуживания магазина.

Кроме перечисленных сервисов и программ, компания Фингуру помогла подобрать банк с оптимальными условиями обслуживания и кассовое оборудование. После открытия расчетного счета в Альфа Банке, настройки онлайн-кассы и клиент-банка была завершена полная интеграция внедренных сервисов.

Теперь вся информация из “МойСклад” легко передается в 1С:ФРЕШ и бухгалтер оперативно учитывает все операции, сдает отчетность, готовит платежки и уплачивает налоги. Внедрение программных продуктов позволило Саше наладить основные бизнес-процессы и посвятить время дальнейшему развитию магазина.

Какие перспективы открыли внедренные решения

“Я хотела сделать не просто торговую точку цветов, а привлечь клиентов, тяготеющих к флористике - красивым букетам и композициям. Для этого должен быть определенный уровень знаний. Благодаря тому, что удалось навести порядок в рознице, появилось время и на участие в конкурсе”.

Им стал Московский конкурс флористов “Moscow Florist Cup 2018”. Диплом участника не только подтвердил статус магазина, но и открыл новое направление бизнеса - корпоративных клиентов. Сейчас “Цветник” постоянно сотрудничает с санаторием “Опека”, который организует отдых для пенсионеров. Магазин готовит для постояльцев небольшие букеты, оформляет залы к праздничным мероприятиям.

Другим клиентом стал “Банк Хоум Кредит”. Сотрудники обратились за подготовкой композиций для награждения и оформлением помещения к региональному съезду менеджеров банка. Такую же работу “Цветник” провел и для церемонии награждения премии “Конгресса блокчейн РФ”.

Планы на будущее

Работа и с корпоративными, и с розничными клиентами одинаково важны для бизнеса. С точки зрения флористики интереснее работать с корпоративными клиентами. Они просто дают концепцию, которую флорист творчески реализует, свободно применяя свои знания. С розницей, как признаются сотрудники магазина, работать сложнее из-за контакта с клиентом. Бывает, что клиент старается навязать свое видение. В этих случаях либо получается переубедить его, либо пожертвовать какими-то правилами составления букетов. Но зато в рознице больше человеческих эмоций. Когда клиент доволен результатом, то такая реакция приносит больше удовлетворения от проделанной работы. В работе флориста важно не просто качественно ее выполнить, но и завоевать доверие клиента, чтобы он пришел снова:

“На 8 марта один клиент приобрел букет роз. В плотном графике такого праздника очень непросто завоевать клиента при продаже, но помогло качество. Букет простоял очень долго и по этой причине клиент вернулся. На этот раз он заказал букет для свадебного предложения. Требовалось что-то особенное. Мы специально искали и покупали полевые цветы, чтобы сделать его уникальным. Букет получился необыкновенных небесно-голубых оттенков. Вскоре он вернулся к нам уже за букетом невесты. Теперь они ходят к нам всей семьей и наша компания стала частью всех их торжеств”.

Для дальнейшего развития в компании уже выбраны направления. В первую очередь, это интернет-продажи. Реализовать их на базе выполненных интеграций будет не сложно. Использование современных систем автоматизации учета и сопровождения бизнеса позволили молодому предпринимателю Саше уверенно пережить первый год ведения бизнеса и строить планы на будущее.

Комплексное решение для розничного магазина