Что нужно знать о подписании документов
Подписание документа — это его заверение собственноручной или электронной подписью по установленной форме.
Без подписи на документе — а она является одним из его реквизитов — не обойтись, если вам нужно отразить в учете хозяйственную операцию. И в целом подписанный документ приобретает юридическую силу.
Помимо этого, подписание документов выполняет следующие функции:
Идентификация и подтверждение личности. При помощи подписи происходит идентификация лица, которое заключает сделку или соглашается с условиями документа. Поскольку подпись — уникальный элемент, она может подтвердить участие конкретного лица в процессе подписания. Это, в свою очередь, служит защитой от всевозможных фальсификаций.
Защита прав и интересов. Подпись — инструмент защиты прав и интересов сторон. Если кто-то из участников сделки нарушит условия, другая сторона может предъявить претензии на основании подписанного документа.
Соблюдение формальностей. Нередко наличие подписи на документе — это требование законодательства, иначе он будет считаться недействительным. Например, для признания действительным трудового договора наличие подписей сторон — обязательное условие.
Документирование достигнутого соглашения. Подписание позволяет зафиксировать достигнутые между сторонами договоренности. Это особенно важно, если есть какой-то спор или разногласия.
Принятие обязательств. Подписывая документ, компания или физическое лицо принимает на себя обязательства. Например, заемщик при подписании кредитного договора берет на себя обязательства по возврату заемных денег банку.
А еще подписание документа — это способ повысить доверие между сторонами. Готовность поставить свою подпись воспринимается как гарантия прозрачности отношений.
Создайте нужный документ онлайн
Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл
Как подписать документы удаленно
Появление электронного документооборота сделало реальным подписание документов «на расстоянии». Среди самых распространенных способов:
1. Обмен скан-копиями документа по электронной почте.
До появления систем ЭДО и специализированных сервисов такой способ был самым распространенным.
Как это работает? В документе фиксируется, что «подписание договора путем обмена отсканированными копиями стороны признают надлежащим», каждая сторона подписывает документ и проставляет печать, сканирует его и отправляет второй стороне. После обмена экземплярами с подписями документ считается подписанным.
При подписании документов, особенно с физлицом, такой способ нельзя назвать безопасным.
Как правило, адреса электронной почты физлиц регистрируются на бесплатных сервисах, и в случае разногласий с подтверждением достоверности подписи могут возникнуть проблемы. Также нужно учитывать, что далеко не для всех документов этот способ вообще допускается использовать.
2. Подписание по SMS.
Самый удобный вариант при работе с физлицами — подписание по SMS. В этом случае физлицу выпускается простая электронная подпись (ПЭП). Она представляет собой уникальную последовательность символов, которая используется для идентификации человека и получения его согласия на какие-либо действия. Она может быть представлена в виде кода, логина и пароля и даже в виде галочки, проставленной в поле согласия.
Что касается подписания по смс, то это происходит таким образом: пользователь вводит отправленный ему на телефон специальный код в соответствующее поле, после чего документ считается подписанным. По сути, ввод кода подтверждает подлинность документа и выражает согласие с его содержимым.
С единой платформой для работы с документами Форма вы сможете создавать, подписывать и хранить документацию. Сервис подходит для самозанятых, малого и крупного бизнеса. Среди доступных возможностей — готовые шаблоны, запрос данных по ссылке, подписание по SMS, настройка собственных шаблонов и подсказки при заполнении.
3. Подписание с помощью КЭП или НЭП.
Еще один способ удаленного подписания документов — это подписание с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Но нужно сразу сказать, что среди физлиц этот вариант не очень распространен, поскольку у многих людей (особенно если они не имеют статуса ИП) нет КЭП.
Также физлица иногда используют для подписания документов неквалифицированную электронную подпись (НЭП), которую можно оформить бесплатно через платформу Госключ.
Отличие КЭП от НЭП заключается в том, что она создается с помощью средств криптографической защиты информации, которые прошли сертификацию ФСБ, а сертификаты на нее могут выдавать исключительно аккредитованные удостоверяющие центры.
С Формой процесс подписания документов будет максимально комфортным для обеих сторон: с платформой уже работают юристы, кадровые службы, торговые компании, риелторы и компании в сфере услуг. Выпуск юридически значимой подписи для клиентов-физлиц занимает всего три минуты, а благодаря наличию мобильного приложения для iOS и Android подписать документы можно в любой удобный момент.
Создание, подписание и хранение документов на одной платформе
Уже сегодня сможете создавать и подписывать документы
Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: LjN8K78Sg
Комментарии
1Уже больше 5 месяцев подписываем документы с клиентами-физлицами с помощью простой электронной подписи)