Как оплатить нерабочие недели неработающим, работающим и работающим удаленно

Как всем вместе и каждой категории отдельно избежать ошибок при оформлении и оплате нерабочих недель. 

Компании, отправившие сотрудников по домам

Пошаговая инструкция для компаний, чьи сотрудники не работают с 30 марта:

Шаг 1: Объявляем нерабочие дни приказом по организации.

Приказ издаём в свободной форме и указываем в нём, что во исполнение Указа Президента РФ от 25.03.2020 № 206 дни с 30 марта по 30 марта объявляются нерабочими оплачиваемыми днями. Приказ подписывается у директора и доносится до сведения работников под подпись или посредством электронной почты.

Шаг 2: Оформляем нерабочие дни.

Для неработающих сотрудников дни с 30 марта являются нерабочими, при этом оплачиваемыми. В таком случае, руководствуясь Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, в табеле учета рабочего времени на эти дни можно проставить самостоятельно утвержденный работодателем код, например «ОД» (оплачиваемый день) или «НОД» (нерабочий оплачиваемый день).

Данный код должен быть утвержден внутренним локальным нормативным актом (приказ по организации) в соответствие с Письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В строке «Часы» под этими днями количество часов не проставляется.

Обращаем Ваше внимание, что на первый взгляд, подходящий к данной ситуации код «ОВ», предполагает оплату по среднему заработку, поэтому, по нашему мнению, в данном случае не используется.

Шаг 3. Оплачиваем нерабочие дни

Если работнику установлен оклад, и он отрабатывает норму рабочего времени за март и апрель, он должен получить оплату в полном объеме без потери в заработной плате из-за объявления предстоящих дней нерабочими.

Если работник работает на сдельной форме оплаты труда, то руководствуясь с ч. 3 ст. 112 ТК РФ работодатель должен выплатить сотрудникам дополнительное вознаграждение, закрепленное в локальном нормативном акте.

Это может быть фиксированная сумма, сумма с учетом среднего заработка, нормы выработки, средней расценки и МРОТ, тарифной ставки, расчет которой предусмотрен локальными актами для оплаты простоя по причинам, независящим от воли сторон (из расчета полной тарифной ставки, а не 2/3 как при простое).

В любом случае следует обратить внимание, что в соответствии с Указом Президента № 206 с 30 марта по 30 апреля 2020 года установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы, то есть оплата производится по установленной системе оплаты труда, включая гарантированные выплаты компенсационного и стимулирующего характера, предусмотренные системой оплаты труда.

Минтруд в Разъяснениях от 26.03.2020 «Рекомендации работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 года № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» рекомендует в этих целях работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивать соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя (то есть не по среднему заработку).

В то же время не забываем, что указанные Рекомендации Минтруда не урегулированы нормами действующего законодательства, в том числе Трудовым кодексом РФ. А значит право на их применение остается на усмотрение работодателя.

Одним из подходящих на наш взгляд вариантов расчета, является расчет исходя из всей оплаты за отработанное время в текущем месяце. Если за 19 рабочих дней марта работник получил энную сумму общей выплаты с учетом надбавок и компенсаций, то она берется на основу, делится на количество отработанных дней ( 19 в нашем примере) и умножается на 2 (30 и 31 марта).

В любом случае формула расчета доплаты устанавливается локальным нормативным актом компании. А это значит, что тот расчет, который сейчас выберет компания, обязательно закрепляется приказом.

Компании, не останавливающие работу

Указ Президента от 25.03.2020 и выпущенные вслед за ним разъяснения Роструда от 26.03.2020 «Рекомендации работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 года № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» выделили следующие компании, не останавливающие работу с 30 марта:

• медицинские и аптечные организации, организации, обеспечивающие непрерывность их производственно-технологической деятельности, а также организации социального обслуживания;
• непрерывно действующие организации, в которых невозможна приостановка деятельности по производственно-техническим условиям. Кроме того, организации в сфере энергетики, теплоснабжения, водоподготовки, водоотчистки и водоотведения; эксплуатирующие опасные производственные объекты и в отношении которых действует режим постоянного государственного контроля (надзора) в области промышленной безопасности; организации, эксплуатирующие гидротехнические сооружения; организации атомной промышленности; строительные организации, приостановка деятельности которых создаст угрозу безопасности, здоровью и жизни людей; организации сельскохозяйственной отрасли, занятые на весенних полевых работах;
• организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости; организации, которые в целях обеспечения населения продуктами питания и товарами первой необходимости оказывают складские услуги, транспортно-логистические услуги; организаций торговли;
• организации, выполняющие неотложные работы в условиях чрезвычайных обстоятельств, в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия населения, в том числе предприятия, выпускающие средства индивидуальной защиты, дезинфицирующие средства, лекарственные средства, медицинские изделия, теплотелевизионные регистраторы, бесконтактные термометры и установки обеззараживания воздуха, а также предприятия, выпускающие материалы, сырье и комплектующие изделия, необходимые для их производства; организации, деятельность которых связана с защитой здоровья населения и предотвращением распространения новой коронавирусной инфекции; организации в сфере обращения с отходами производства и потребления; организации, осуществляющие жилищно-коммунальное обслуживание населения; организации системы нефтепродуктообеспечения; организации, предоставляющие финансовые услуги в части неотложных функций; организации, осуществляющие транспортное обслуживание населения; организации, осуществляющие неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы;
• Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и их территориальных органов

Пошаговая инструкция для компаний, чьи сотрудники продолжают работать с 30 марта:

Шаг 1: Издаем приказ о работе в нерабочие дни и получаем согласие работников.

Указ Президента одновременно и определяет дни с 30 марта по 30 апреля нерабочими, и одновременно выделяет ряд исключений. Поэтому во избежание негативных последствий издайте приказ о привлечении работников к работе в выходной день со ссылкой на тот же Указ Президента № 206 и ознакомьте с ним работников под подпись. В приказе закрепите список сотрудников, работающих в нерабочие дни.

Шаг 2: Оформляем рабочие дни.

В табеле учета рабочего времени получается та же ситуация: с одной стороны это рабочие дни, отмечаемые по правилам табеля учета рабочего времени кодом «Я», с другой стороны это работа в нерабочий день. Для этой ситуации можно использовать комбинированный код «Я/НОД», что будет означать работу в нерабочий оплачиваемый день.

Шаг 3: Оплачиваем рабочие дни нерабочих дней

По Разъяснениям Минфина от 26.03.2020 нерабочий день не относится к выходным дням или нерабочим праздничным дням, поэтому оплата производится в обычном порядке, а не в повышенном размере«.

В сложившейся ситуации считаем целесообразным придерживаться Рекомендаций Минтруда и сохранить за работниками, которые будут трудиться с 30 марта по 30 апреля, зарплату в одинарном размере. При изменении официальной позиции и появлении разъяснений оплачивать дни работы в нерабочие дни по правилам выходного дня в двойном размере, необходимо будет произвести доплату.

Шаг 4: Выдаем специальную справку.

Компании, которые продолжают работу в соответствии с указом Президента и глав регионов выдают сотрудникам специальную справку, подтверждающую необходимость попасть на работу. Справку составляем в произвольной форме с указанием наименования компании, контактов работодателя, Ф. И. О. сотрудника, места работы и должности.

Компании, работающие дистанционно (удалённо)

Согласно п. 6 Разъяснений Минтруда от 26.03.2020 работники организаций, которые продолжают осуществлять трудовую деятельность согласно Указа Президента, по соглашению с работодателем могут работать удаленно (дистанционно), если служебные обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют.

27.03.2020 Минтруд выпустил дополнение к своим Разъяснениям, указав, что работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем имеют право на его продолжение в период действия Указа с обязательным соблюдением требований Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.

Как было указано выше, Разъяснения Минтруда не являются нормативным актом и носят разъясняющий и рекомендованный характер. Однако в отсутствие иных официальных разъяснений они могут быть взяты работодателями за основу при условии, что сотрудники будут трудиться в удаленном режиме.

Возможность работы в удаленном режиме подтвердил и пресс-секретарь президента России Дмитрий Песков 27.03.2020: «Мы исходим из того, что те, кто работал до сих пор на удаленке — будут работать и на следующей неделе». По словам пресс-секретаря, нерабочие дни введены, чтобы минимизировать контакты между людьми. Он также объяснил, что нерабочие дни, которые введены из-за пандемии, это не выходные или праздничные дни в классическом понимании.

В то же время обращаем Ваше внимание: Правительство существенно повышает наказание для тех, кто нарушает карантин. Изменения вносятся в статью 6.3 КоАП «Нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения». В ней пропишут ответственность за нарушения карантина «при режиме ЧС или при возникновении угрозы распространения заболевания».

Таким образом, если компания решает руководствоваться Рекомендациями Минтруда и привлечь сотрудников к удаленной работе, сделать это можно только обеспечив сохранение режима самоизоляции сотрудников с обязательным соблюдением всех действующих на сегодня требований Минздрава о нераспространении коронавирусной инфекции.

Пошаговая инструкция для компаний, чьи сотрудники переводятся на дистанционную работу с 30 марта:

Шаг 1: Издаем внутренний приказ со ссылкой на руководство Указом Президента № 206 от 25.03.2020, Рекомендациями Минтруда от 26.03.2020 и 27.03.2020 и обоснованием необходимость продолжения работы дистанционно с 30 марта. Обязательно фиксируем соблюдение работниками режима самоизоляции и исключение угрозы распространения эпидемии в режиме дистанционной работы.

Шаг 2: Заключаем дополнительные соглашения к трудовым договорам о переводе работников на срок с 30 марта на дистанционную работу, если в трудовых договорах работников раньше не была предусмотрена возможность работать дистанционно.

Остались вопросы? Свяжитесь с нами, поможем!