Что такое товарный учет и как его вести
Товарный учет — это цепочка операций по отражению движения товаров, которая состоит из:
закупки;
приемки и оприходования;
переоценки и замены ценников;
реализации и возвратов;
пересчета остатков и инвентаризации.
Товарный учет помогает бизнесу:
Выявить пересортицу, излишки, недостачи и кражи товаров персоналом.
Получить актуальные сведения об остатках для своевременного пополнения запасов, чтобы продажи не остановились из-за отсутствия товаров.
Выявить товары, пользующиеся наибольшим спросом и те, которые продаются плохо.
Контролировать наличие товаров и работу продавцов.
Сложности товароучета
Недостачи, излишки и пересортица — это боль розничной торговли по-умолчанию. Но этим проблемы бухгалтеров и предпринимателей не ограничиваются.
Закупка товара
Прежде, чем заказать у поставщика товар, предпринимателю нужно понимать, какие позиции и в каком количестве ему нужны. Для этого необходимо:
оценить остатки и сроки годности товара;
рассчитать среднее количество продаж;
спланировать дату следующей закупки.
На основе этих показателей предприниматель сможет рассчитать потребность по каждой позиции. Наиболее ходовые товары нужно заказать в большем количестве, а редко покупаемые — возможно, пока не стоит, если остатки и сроки годности позволят продержаться до следующей поставки.
Соответственно, достоверные остатки и средний расход каждого наименования — основа корректности расчета объема закупки.
Ошибки при закупке чреваты тем, что:
Наиболее продаваемые позиции закончатся задолго до следующей поставки, и выручка магазина будет снижаться.
Неходовые позиции будут приобретены в большем количестве, чем требуется: товары будут залеживаться, а срок годности может истечь, что в конечном итоге грозит убытками.
Оприходование и приемка товара
Оприходование — этап товароучета, который не терпит промедления.
Если не оформить поступление, сведения об остатках будут неактуальными, придется ориентироваться на наличие в магазине. Продавец не сможет продать товар, пока он не заведен в кассовую программу.
И если речь идет о скоропортящемся товаре, то компания будет нести вынуждена списывать испорченную продукцию и нести убытки.
Реализация, возврат и пересчет остатков
В идеале — автоматизированный учет, то есть ПО будет пересчитывать остатки после каждой продажи и в момент возврата. В этом случае информация о наличии товаров всегда будет актуальной.
Если же автоматизации нет, продавцам нужно записывать выбытие и возвращение каждой товарной позиции, а предпринимателю или бухгалтеру — анализировать чеки по итогам смены для дальнейшего отражения продаж и возвратов в учете магазина вручную.
Промедление не даст отследить момент, когда запасы близки к исходу и нужно заказывать новую партию.
Инвентаризация
Инвентаризация — сличение учетных данных с фактическим наличием. Это всегда трудозатратный процесс.
Часто в ходе инвентаризации выявляются недостачи или излишки, которые необходимо отразить в учете, а также товары, подлежащие списанию, например, из-за истекшего срока годности или повреждении товарного вида.
Соответствующие изменения необходимо отразить и в кассовой программе.
Несколько торговых точек
Все перечисленные выше проблемы усиливаются, когда у предпринимателя несколько магазинов. По каждому нужно следить за персоналом, считать остатки, средний оборот, потребность в конкретных товарах и переносить данные кассовых программ в основную учетную.
При этом часто предприниматели стремятся сделать единую закупки на разные точки. Да и в бухгалтерском учете сведения должны консолидироваться. Аналитика отнимает много времени, а путаницы не избежать.
Приложение для интеграции Эльба Эвотор
Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией
Как упростить товарный учет
Товарный учет не будет вызывать кучу проблем и отнимать много времени, если он будет автоматизированным. Существуют различные программные средства, помогающие вести товароучет, но, как правило, их функционал ограничен.
Поэтому при выборе ПО следует отдавать предпочтение полной автоматизации: от занесения данных о поставщике и его продукции до пересчета остатков в момент реализации или возврата.
Эльба Эвотор от компании Инмар — первое приложение для интеграции сервиса интернет-бухгалтерии Эльба с кассами Эвотор, связующее звено. То есть магазину, который работает с кассами Эвотор, а бухучет ведет в Эльбе, не придется вручную в учетной программе отражать движения через кассу — приложение синхронизирует заведенные документы.
Приложение создает единую учетную систему, облегчает ведение товарного, бухгалтерского и управленческого учета на всех этапах движения товара.
Поступление и выбытие товаров, пересчет остатков
Предварительно позаботьтесь о номенклатуре и контрагентах. При первой работе с приложением эти данные можно перенести из Эльбы.
В последующем новые товарные позиции, покупателей и поставщиков можно заводить через кассу, терминал или бухгалтерию, и они будут отображаться в каждой подсистеме.
Бухгалтер приходует товар удобным ему способом в любой точке входа:
интернет-бухгалтерия Эльба;
касса Эвотор;
Далее — синхронизация. Просто выберите направление, откуда и куда переносить сведения.
Синхронизация произойдет автоматически и займет всего несколько минут, при этом риск ошибок исключен. Бухгалтеру нужно только отслеживать корректность и наличие артикулов, правильность единиц измерения.
Приход, оформленный, например, бухгалтером в Эльбе, увидит продавец в Эвоторе. Залеживание товара исключено, так как через несколько минут после обработки накладной или УПД, товар готов к продаже. Выручка будет расти.
Приложение предусматривает и процедуру возврата товара поставщику. А автоматическая синхронизация работает на поддержание актуальности сведений об остатках в любой момент, ручная корректировка остатков в кассовой программе не нужна.
Соответственно, кассир не выбьет чек на товар, на который бухгалтер уже подготовил акт выбытия. Поэтому пересортица и несоответствие стоимостного выражения остатков товара учетным данным практически исключены.
Параллелятся и документы, пробитые на кассе. После закрытия смены в Эльбе появятся документы: отчет о розничных продажах, ПКО, РКО и т.д. На их основе произойдет списание товара, и продать одну и ту же позицию не получится. На основании кассовых документов необходимо будет сформировать кассовую книгу.
Заказ товаров, инвентаризация
При этом предприниматель всегда будет видеть реальное положение дел, картину наличия товара и средний расход.
Это позволит сделать правильные расчеты для предстоящего заказа, чтобы ходовой товар пришел в количестве, достаточном для работы между поставками, и чтобы не переборщить с заказом редко покупаемых товаров.
Проведение инвентаризации не займет много времени, так как актуальные данные легко можно вывести в любой момент, специальной подготовки не требуется. Оприходование излишков или списание недостач в одной подсистеме, отразится и в остальных.
Переоценка
В приложении переоценка товаров займет несколько минут, так как подготовленные данные в бухгалтерии не нужно переносить на кассу руками.
Несколько торговых точек
Чтобы вести товароучет по нескольким магазинам, работники каждой точки могут создавать документы в своем Эвоторе, а приложение будет синхронизировать с Эльбой. Бухгалтеру или предпринимателю не придется бегать, собирая данные.
Информация со всех точек будет стекать в единую базу, а товароучет не превратится в изнуряющий труд с КПД близким к нулю.
Автоматизация и синхронизация документов движения товаров позволяет:
Расширять ассортимент без риска потерь, вызванных ошибками, и временных затрат.
Масштабировать бизнес и не утратить контроль за движением товаров.
Анализировать ассортимент, продажи и скорость обращения товаров для принятия эффективных управленческих решений.
Предпринимателю высвободить время для решения других бизнес-задач.
Приложение для интеграции Эльба Эвотор
Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией
Реклама: ООО «Инмар Технолоджис», ИНН: 9729076004, erid: LjN8KNsXu
Комментарии
3Эта статья не для бухгалтера.
А для кого?
для бухгалтерии крупных сетевых организаций можно почитать для расширения кругозора.