Учет в торговле

Как упростить товароучет в розничной торговле

Товарный учет — это система. И если один элемент дает сбой, пострадать может вся цепочка, то есть бизнес рискует понести убытки или не получить планируемую прибыль. Обеспечить бесперебойную работу и минимизировать потери поможет грамотная организация товарного учета.
Как упростить товароучет в розничной торговле
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое товарный учет и как его вести

Товарный учет — это цепочка операций по отражению движения товаров, которая состоит из:

  • закупки;

  • приемки и оприходования;

  • переоценки и замены ценников;

  • реализации и возвратов;

  • пересчета остатков и инвентаризации.

Товарный учет помогает бизнесу:

  • Выявить пересортицу, излишки, недостачи и кражи товаров персоналом.

  • Получить актуальные сведения об остатках для своевременного пополнения запасов, чтобы продажи не остановились из-за отсутствия товаров.

  • Выявить товары, пользующиеся наибольшим спросом и те, которые продаются плохо.

  • Контролировать наличие товаров и работу продавцов.

Сложности товароучета

Недостачи, излишки и пересортица — это боль розничной торговли по-умолчанию. Но этим проблемы бухгалтеров и предпринимателей не ограничиваются.

Закупка товара

Прежде, чем заказать у поставщика товар, предпринимателю нужно понимать, какие позиции и в каком количестве ему нужны. Для этого необходимо:

  • оценить остатки и сроки годности товара;

  • рассчитать среднее количество продаж;

  • спланировать дату следующей закупки.

На основе этих показателей предприниматель сможет рассчитать потребность по каждой позиции. Наиболее ходовые товары нужно заказать в большем количестве, а редко покупаемые — возможно, пока не стоит, если остатки и сроки годности позволят продержаться до следующей поставки.

Соответственно, достоверные остатки и средний расход каждого наименования — основа корректности расчета объема закупки.

Ошибки при закупке чреваты тем, что:

  • Наиболее продаваемые позиции закончатся задолго до следующей поставки, и выручка магазина будет снижаться.

  • Неходовые позиции будут приобретены в большем количестве, чем требуется: товары будут залеживаться, а срок годности может истечь, что в конечном итоге грозит убытками.

Оприходование и приемка товара

Оприходование — этап товароучета, который не терпит промедления.

Если не оформить поступление, сведения об остатках будут неактуальными, придется ориентироваться на наличие в магазине. Продавец не сможет продать товар, пока он не заведен в кассовую программу.

И если речь идет о скоропортящемся товаре, то компания будет нести вынуждена списывать испорченную продукцию и нести убытки.

Реализация, возврат и пересчет остатков

В идеале — автоматизированный учет, то есть ПО будет пересчитывать остатки после каждой продажи и в момент возврата. В этом случае информация о наличии товаров всегда будет актуальной.

Если же автоматизации нет, продавцам нужно записывать выбытие и возвращение каждой товарной позиции, а предпринимателю или бухгалтеру — анализировать чеки по итогам смены для дальнейшего отражения продаж и возвратов в учете магазина вручную.

Промедление не даст отследить момент, когда запасы близки к исходу и нужно заказывать новую партию. 

Инвентаризация

Инвентаризация — сличение учетных данных с фактическим наличием. Это всегда трудозатратный процесс.

Часто в ходе инвентаризации выявляются недостачи или излишки, которые необходимо отразить в учете, а также товары, подлежащие списанию, например, из-за истекшего срока годности или повреждении товарного вида.

Соответствующие изменения необходимо отразить и в кассовой программе.

Несколько торговых точек

Все перечисленные выше проблемы усиливаются, когда у предпринимателя несколько магазинов. По каждому нужно следить за персоналом, считать остатки, средний оборот, потребность в конкретных товарах и переносить данные кассовых программ в основную учетную.

При этом часто предприниматели стремятся сделать единую закупки на разные точки. Да и в бухгалтерском учете сведения должны консолидироваться. Аналитика отнимает много времени, а путаницы не избежать.

Приложение для интеграции Эльба Эвотор

Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией

Как упростить товарный учет

Товарный учет не будет вызывать кучу проблем и отнимать много времени, если он будет автоматизированным. Существуют различные программные средства, помогающие вести товароучет, но, как правило, их функционал ограничен.

Поэтому при выборе ПО следует отдавать предпочтение полной автоматизации: от занесения данных о поставщике и его продукции до пересчета остатков в момент реализации или возврата.

Эльба Эвотор от компании Инмар — первое приложение для интеграции сервиса интернет-бухгалтерии Эльба с кассами Эвотор, связующее звено. То есть магазину, который работает с кассами Эвотор, а бухучет ведет в Эльбе, не придется вручную в учетной программе отражать движения через кассу — приложение синхронизирует заведенные документы.

Приложение создает единую учетную систему, облегчает ведение товарного, бухгалтерского и управленческого учета на всех этапах движения товара.

Поступление и выбытие товаров, пересчет остатков

Предварительно позаботьтесь о номенклатуре и контрагентах. При первой работе с приложением эти данные можно перенести из Эльбы.

В последующем новые товарные позиции, покупателей и поставщиков можно заводить через кассу, терминал или бухгалтерию, и они будут отображаться в каждой подсистеме. 

Бухгалтер приходует товар удобным ему способом в любой точке входа:

Далеесинхронизация. Просто выберите направление, откуда и куда переносить сведения.

Синхронизация произойдет автоматически и займет всего несколько минут, при этом риск ошибок исключен. Бухгалтеру нужно только отслеживать корректность и наличие артикулов, правильность единиц измерения. 

Приход, оформленный, например, бухгалтером в Эльбе, увидит продавец в Эвоторе. Залеживание товара исключено, так как через несколько минут после обработки накладной или УПД, товар готов к продаже. Выручка будет расти.

Приложение предусматривает и процедуру возврата товара поставщику. А автоматическая синхронизация работает на поддержание актуальности сведений об остатках в любой момент, ручная корректировка остатков в кассовой программе не нужна.

Соответственно, кассир не выбьет чек на товар, на который бухгалтер уже подготовил акт выбытия. Поэтому пересортица и несоответствие стоимостного выражения остатков товара учетным данным практически исключены.

Параллелятся и документы, пробитые на кассе. После закрытия смены в Эльбе появятся документы: отчет о розничных продажах, ПКО, РКО и т.д. На их основе произойдет списание товара, и продать одну и ту же позицию не получится. На основании кассовых документов необходимо будет сформировать кассовую книгу.

Заказ товаров, инвентаризация

При этом предприниматель всегда будет видеть реальное положение дел, картину наличия товара и средний расход.

Это позволит сделать правильные расчеты для предстоящего заказа, чтобы ходовой товар пришел в количестве, достаточном для работы между поставками, и чтобы не переборщить с заказом редко покупаемых товаров.

Проведение инвентаризации не займет много времени, так как актуальные данные легко можно вывести в любой момент, специальной подготовки не требуется. Оприходование излишков или списание недостач в одной подсистеме, отразится и в остальных.

Переоценка

В приложении переоценка товаров займет несколько минут, так как подготовленные данные в бухгалтерии не нужно переносить на кассу руками. 

Несколько торговых точек

Чтобы вести товароучет по нескольким магазинам, работники каждой точки могут создавать документы в своем Эвоторе, а приложение будет синхронизировать с Эльбой. Бухгалтеру или предпринимателю не придется бегать, собирая данные.

Информация со всех точек будет стекать в единую базу, а товароучет не превратится в изнуряющий труд с КПД близким к нулю.

Автоматизация и синхронизация документов движения товаров позволяет:

  • Расширять ассортимент без риска потерь, вызванных ошибками, и временных затрат.

  • Масштабировать бизнес и не утратить контроль за движением товаров.

  • Анализировать ассортимент, продажи и скорость обращения товаров для принятия эффективных управленческих решений.

  • Предпринимателю высвободить время для решения других бизнес-задач.

Приложение для интеграции Эльба Эвотор

Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией

Реклама: ООО «Инмар Технолоджис», ИНН: 9729076004, erid: LjN8KNsXu

Комментарии

3
  • Жанна

    Эта статья не для бухгалтера.

    • alex

      для бухгалтерии крупных сетевых организаций можно почитать для расширения кругозора.