Казалось бы, что может быть проще отчёта СЗВ-М? В нём нет сложных расчётов и сравнительных таблиц. Но на практике оказывается, что, когда подходит срок сдачи, возникает вопрос, включать или не включать того или иного сотрудника в отчёт.
Ежемесячно, начиная с 2016 года, подавать сведения по всем застрахованным физическим лицам должны организации и индивидуальные предприниматели (страхователи) в отношении всех у них работающих застрахованных лиц (включая лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера), если по ним уплачиваются страховые взносы в ПФР.
Это общие понятия для формирования отчёта СЗВ-М. Но бывают случаи, в которых непонятно нужно включать сотрудника в отчёт или нет. Рассмотрим некоторые из них.
В июле сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. Дата увольнения придётся на август. Организация рассчитала работника и выдала ему документы перед отпуском. Данного сотрудника нужно включить в отчёт за август, потому что в него включаются все сотрудники, с которыми в течение месяца действовал трудовой или гражданско-правовой договор. А датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска, соответственно, в августе договор с сотрудником ещё действовал.
В организации работают иностранные граждане и лица без гражданства. Если с ними заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, то на них надо представить отчёт. Исключения составляют иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, которые относятся к категории высококвалифицированных специалистов. Такие сотрудники не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, и сдавать отчёт на них не нужно.
Если сотрудники, работают по совместительству, то их нужно включать в отчёт, потому что они состоят в трудовых отношениях с работодателем, и с ними заключены трудовые договоры.
Трудовой договор или договор гражданско-правового характера с сотрудником заключен в последний рабочий день отчётного месяца. Несмотря на то, что работы ещё не выполнены, не оформлен акт приёмки, не произведена оплата, но договор заключён в отчётном периоде. Значит данного сотрудника надо включить в отчёт. В ситуации, когда договор расторгнут в первый день отчётного месяца, также надо сдать форму СЗВ-М на этого сотрудника.
Если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы более одного месяца, но с ним оформлен бессрочный трудовой договор, то трудовой договор в этом случае продолжает действовать. Соответственно, надо включить в отчёт этого сотрудника. Также обстоят дела с теми, кто находился на больничном листе по временной нетрудоспособности, в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком, а также в период простоя, прогула и в других похожих ситуациях.
Если у организации нет наёмных работников, а функции руководителя выполняет единственный учредитель. Такая ситуация некоторое время являлась спорной. Но письмом Минтруда России от 16.03.2018 No 17-4/10/В-1846, доведённого до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 No ЛЧ-08-24/5721, были внесены изменения, по которым сдавать отчёт необходимо.
А вот если были выплаты работнику вне рамок трудового или гражданско-правового договора, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, то на таких сотрудников сдавать отчёт не надо. К таким случаям относятся, например, премии бывшим сотрудникам организации.
В то же время простота отчёта не снимает ответственности за его несвоевременную сдачу или подачу с неполными или недостоверными сведениями. В этих случаях предусмотрен штраф в размере 500 рублей на каждое застрахованное лицо.
Как вы видите, при кажущейся простоте, нюансов в СЗВ-М много. Если у вас есть свои примеры на эту тему — пишите в комментариях, обсудим.
Виктория Курахтенкова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более двух лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Вопросы по расчету зарплаты и отчетам?
Задайте вопрос нашим экспертам
Первая консультация бесплатно
Комментарии
1Все это придумано для того чтобы сдирать с ООО и ИП штрафы. Скоро ждите ежедневных отчетов. Пришел на работу сдал отчет. Ушел с работы сдал отчет.