Завершился 2020 год, когда сотрудники выбрали формат ведения трудовой книжки. Перед всеми стоял выбор: переходить на электронный формат или оставить за собой право вести данные о трудовой деятельности в бумажном виде. По окончании года вроде было всё понятно, но наступил новый 2021 год и появились новые вопросы.
Как быть, если сотрудник, который ранее выбрал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, решил отказаться от её ведения?
Если сотрудник изменил решение и изъявил желание перейти на электронный формат трудовой книжки, ему нужно написать заявление о способе ведения трудовой книжки и передать в кадровую службу работодателя. Кадровый сотрудник делает отменяющую запись для предыдущего заявления сотрудника и подаёт сведения о новом способе ведения трудовой книжки. Данные об отмене и новом формате подаются в отчёте СЗВ-ТД.
Если к вам устраивается на работу сотрудник, который ранее нигде не работал, и у него не было бумажной трудовой книжки?
Такому сотруднику выбора не оставили. Он в любом случае пишет заявление о переходе на электронный формат предоставления сведений о трудовой деятельности.
В организацию пришёл устраиваться новый сотрудник. Как определить, выбрал он способ ведения трудовой книжки или нет?
При приёме на работу нового сотрудника проходит собеседование, заполнение анкетных данных. Из данных сведений понятно, работал сотрудник официально или нет. Можно спросить у сотрудника, какой способ ведения трудовой книжки он выбрал на предыдущей работе. Если он выбрал бумажную трудовую, то продолжайте этот способ ведения сведений о трудовой деятельности. Возможно, позже сотрудник передумает и воспользуется правом перехода на электронный формат.
Если сотрудник ранее выбрал ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то в комплекте документов при приёме должна быть справка с предыдущего места работы в форме СТД-Р. Обязательно оригинал Сведений о трудовой деятельности.
Если сотрудник по уважительной причине не выбрал способ ведения трудовой, например, был безработным, то работодатель может предоставить ему выбор способа ведения (п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ). Тогда сотрудник подаёт работодателю заявление о предоставлении сведений, которые передаются в ПФР.
Но может возникнуть ситуация, когда кадровая служба с предыдущего места работы, не выполнила свои обязанности, не уведомила сотрудника об обязательном выборе способа ведения трудовой книжки. Либо передала сведения о выборе сотрудника, но не внесла их в бумажную трудовую книжку. Так у работодателя может появиться сотрудник, который изъявил желание о переходе, а записи в его трудовой нет. При этом возможно, что данные такого сотрудника передавались в ПФР.
Законодательно такие ситуации не урегулированы, при этом сотрудник не виноват, и нет оснований для привлечения к ответственности текущего работодателя. В такой ситуации, работнику кадровой службы лучше продолжить отражение информации в бумажном экземпляре трудовой книжки.
Чтобы избежать ответственности при проверке учёта, ведения и хранения трудовых книжек, рекомендуем взять с сотрудника заявление, что им не подавалось заявление о смене способа ведения информации по трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
По данному вопросу можно проконсультироваться с сотрудниками ПФР, но полученную информацию необходимо проанализировать и самостоятельно принять решение, поскольку за возможные последствия отвечать будет организация.
Екатерина Бархатова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более года.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Совместительство. Трудовые функции и условия труда
- Привлечение специалистов по договору ГПХ
- НДФЛ и Страховые взносы по договорам ГПХ
- Сроки выплаты заработной платы за первую и вторую половины месяца.
- Сроки выплат дохода, рассчитанного по среднему заработку и выплата премий
- Увольнение за прогул
- Депонирование зарплаты или зарплата «опоздавшему»
- Совместитель и пособие по временной нетрудоспособности
Остались вопросы по ЭТК?
Задайте их нашим экспертам по зарплате и кадрам
Оставьте заявку сейчас! Первая консультация бесплатно!
Начать дискуссию