Доплата за работу в сверхурочное время: памятка для бухгалтера

В любой организации может возникнуть необходимость привлечь работников к сверхурочной работе. Сотрудники часто соглашаются на такие условия, с целью получить дополнительный доход. Но сверхурочный труд требует особого учета, правильного оформления и повышенной оплаты. В данной статье на конкретных примерах рассчитаем и выплатим сверхурочные.

Понятие сверхурочной работы

В соответствии с частью 1 статьи 99 ТК РФ сверхурочная работа – это выполнение должностных обязанностей по инициативе работодателя вне продолжительности рабочего времени сотрудника. Скажем, рабочий день специалиста: с 8 до 17. Присутствие сотрудника необходимо с 17:00 вторника до двух часов ночи среды для устранения аварии. Это сверхурочная работа, которую руководитель оформит приказом.

Если кто-то из работников задерживается по своей инициативе, это не считается сверхурочной работой. 

Не относится к сверхурочной работе выполнение должностных обязанностей в пределах ненормированного рабочего дня.

Работа сотрудника по совместительству также не является сверхурочной.

В общем порядке для каждого работника сверхурочная работа не может превышать 4 часов в течение двух дней, идущих подряд, и 120 часов в течение одного года. (ч. 6 статьи 99 ТК РФ). При этом работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). 

Алгоритм действий по оформлению сверхурочной работы

Первое, что необходимо сделать при оформлении сверхурочной работы, – это получить письменное согласие сотрудника. Если к работе привлекается инвалид или женщина, имеющая детей до 3-х лет, от них необходимо получить медицинское заключение о том, что сверхурочная работа им не противопоказана.

Не все сотрудники могут быть привлечены к сверхурочной работе даже если хотят и письменно согласятся. К сверхурочке нельзя привлечь беременных женщин, работников до 18 лет (кроме некоторых творческих работников и спортсменов), работников в течение срока ученического договора, других работников, когда это не допускает законодательство (например, по мед. противопоказаниям).

Согласие сотрудника оформляется в свободной форме.

Вторым шагом является издание приказа о привлечении сотрудника к сверхурочной работе. Унифицированной формы такого приказа также не существует, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. 

В приказе следует указать:

• причину привлечения сотрудника к сверхурочной работе;
• дату начала работы;
• фамилию, имя, отчество работника;
• должность работника;
• реквизиты документа, в котором сотрудник выразил согласие на привлечение к такой работе;
• форму компенсации: оплата сверхурочных работ или предоставление дополнительного времени отдыха;
• мнение профсоюза (при необходимости);
• реквизиты медицинского заключения (для инвалидов и женщин с детьми до 3 лет).

В табеле учета рабочего времени продолжительность сверхурочной работы обозначается буквенным кодом «С» или цифровым кодом «04», под которым ставят количество часов и минут, отработанных сверхурочно. Если в табеле переработки не отразить, то это веское основание, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности.

Правила оплаты сверхурочной работы 

Сверхурочная работа должна компенсироваться работнику повышенной оплатой. Первые два часа переработки оплачивают не менее чем в полуторном размере, а последующие часы – не менее чем в двойном. Работодатель вправе установить более высокий размер оплаты. 

Кроме того, такую работу можно компенсировать дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). Но сделать это можно только по желанию самого работника. 

При нормальном режиме труда доплаты за переработки начисляют ежемесячно вместе с заработной платой за конкретный месяц (ст. 136 ТК РФ). При суммированном учете рабочего времени определить, была ли у конкретного работника переработка, можно только после того, как он отработает норму рабочего времени за учетный период. Такой период может иметь любую продолжительность – месяц, квартал, полугодие, но не должен превышать год (ч. первая ст. 104 ТК РФ). Следовательно, время, отработанное сотрудником сверх нормы, необходимо оплачивать в первый месяц после окончания учетного периода в сроки, установленные для выплаты зарплаты.

Несмотря на то, что «сверхурочные» – это не постоянный вид выплаты, по бухгалтерским документам они проходят как часть заработной платы сотрудников, поэтому подлежат налогообложению НДФЛ, с них также начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Затраты работодателя на оплату сверхурочной работы, равно как и на работы в выходные и праздничные дни, относятся к расходам на оплату труда. 

Причем Трудовой кодекс РФ устанавливает только минимальный предел оплаты за сверхурочную работу, позволяя работодателю установить свои размеры оплаты такой работы, закрепив их в локальных документах. Следовательно, оплата сверхурочной работы, установленная в трудовом договоре, учитывается в расходах в полном объеме, даже если ее размер превышает минимальные нормы, прописанные в ТК РФ.

Примеры расчета сверхурочной работы

Расчет доплаты при повременной оплате труда

Сумма доплаты = Количество часов, отработанных сверхурочно × Часовая ставка работника × Коэффициент доплаты*

*Коэффициент доплаты за первые два часа сверхурочных работ должен быть не меньше 1,5, а за последующие часы – не менее 2,0. Конкретные размеры коэффициентов определяют в коллективном или трудовом договоре.

Пример: 17 марта 2021 года электрик АО «Вавилон» В. Н. Хомов по приказу руководителя отработал четыре часа сверхурочно. Часовая ставка заработной платы – 100 руб./ч. В марте отчетного года при 40 часовой рабочей неделе 176 рабочих часов. По приказу руководителя коэффициент доплат за первые два часа сверхурочных работ равен 1,5, а за последующие часы – 2,0. 

Основная заработная плата Хомова за март отчетного года: 176 ч * 100 руб./ч = 17 600 руб. 

Доплата за первые два часа работы в сверхурочное время: 2 ч * 100 руб./ч * 1,5 = 300 руб. 

Доплата за последующие часы работы в сверхурочное время: 2 ч * 100 руб./ч * 2,0 = 400 руб. 

Общая сумма заработной платы и доплаты за сверхурочную работу Хомову в марте 2021 года составит:

17 600 руб. + 300 руб. + 400 руб. = 18 300 руб. 

Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 0,2 %, а взносы на ОПС, ОСС, ОМС – по стандартным ставкам на общей системе налогообложения. 

Бухгалтер должен сделать проводки:

• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 18 300 руб. – начислены Хомову заработная плата и доплата за сверхурочную работу; 
• ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68-01 – 2 379 руб. (18 300 руб. * 13 %) – удержан НДФЛ;
• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69–11 – 36,6 руб. (18 300 руб. * 0,2 %) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний; 
• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69–1–1 – 530,7 руб. (18 300 руб. * 2,9 %) – начислены взносы на обязательное социальное страхование; 
• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69–2 – 4 026 руб. (18 300 руб. * 22 %) – начислены взносы на обязательное пенсионное страхование; 
• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69–3 – 933,3 руб. (18 300 руб. * 5,1 %) – начислены взносы на обязательное медицинское страхование; 
• ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 15 921 руб. (18 300 руб. – 2 379 руб.) – выданы Хомову из кассы заработная плата и доплата за сверхурочную работу.

Расчет сверхурочных и ночных при сменном графике

Пример: Медицинскому работнику Горохову И.В. установлен режим труда в две смены по 12 ч. (дневная смена с 8:00 до 20:00, ночная смена с 20:00 до 8:00). Оклад сотрудника 16 000 рублей. Нормой для Горохова является 40-часовая рабочая неделя. В марте 2021 года он сверхурочно привлекался к работе на 4 ч. 17 марта после дневной смены, и на 2 ч. 23 марта после ночной смены. Локальным нормативным актом медучреждения установлена доплата за работу в ночное время в размере 40% должностного оклада (по Трудовому законодательству установление коэффициента выше минимального 20 % вполне допустимо). 

Произведем расчет доплаты для Горохова И.В. за работу во внеурочное время.

По производственному календарю в марте 2021 г. для 40-часовой рабочей недели норма трудового времени 176 часов. Для расчета сверхурочных определим сколько положено оплатить Горохову за час работы: 16 000 руб. / 176 ч = 90,90 руб./ч.

Ночные часы - это время с 22:00 до 6:00 (труд в это время оплачивается в повышенном размере). 17 марта сотрудник привлекался к работе после дневной смены на 4 ч., смена заканчивается в 20:00. Сверхурочно сотрудник отработал с 20:00 до 24:00, 2 ч. из этого периода приходятся на ночное время. За эти 2 ч. ему положено дополнительно 40 % оклада, к тому же они оплачиваются в двойном размере, тогда как первые 2 ч. переработки в полуторном. Но при расчёте сверхурочных и ночных одновременно перемножать коэффициенты не нужно. Следует сложить размер доплаты за ночные часы и размер сверхурочных.

За 17 марта Горохову полагается:

(90,90 руб./ч * 1,5 * 2 ч) + (90,90 руб./ч * 2 * 2 ч) + (90,90 руб./ч * 2 * 0,4) = 272,7 руб. + 363,6 руб. + 72,72 руб. = 709,02 руб.

Из которых 72,72 рубля - за труд в ночную смену.

После ночной смены 23 марта Горохов отработал 2 ч - труд пришелся на дневное время, не превышает 2 ч. и оплачивается в полуторном размере.

Сверхурочные за 23 марта:

90,90 руб./ч * 1,5 * 2 ч = 272,70 руб.

Итого в марте 2021 г. Горохову И. В. начислено за дополнительную работу, частично приходящуюся на ночное время, 709,02 руб. + 272,70 руб. = 981,72 руб.

Сотрудник получит на руки: 16 981,72 руб. - 2 208 руб. = 14 773,72 руб. 

(16 000 руб. + 981,72 руб) * 13 % = 2 208 руб. НДФЛ.

Как рассчитать оплату за сверхурочную работу при суммированном учете рабочего времени?

Существует два подхода при расчете.

1. Не менее чем в полуторном размере оплачиваются первые два часа сверхурочной работы за весь учетный период.

По окончании учетного периода следует определить количество отработанных сверх нормального числа рабочих часов, и первые два часа оплатить не менее чем в полуторном размере, а остальные – не менее чем в двойном. При таком подходе не важно, когда фактически были отработаны сверхурочные часы: в течение одной смены или на протяжении всего учетного периода.

Пример: Учетный период – квартал, нормальное число рабочих часов – 477, фактически отработано часов – 493, количество отработанных смен – 45.

По окончании учетного периода определяем часы переработки: 493 ч – 477 ч = 16 ч.

Соответственно, за первые два часа сотруднику производится доплата не менее чем в полуторном размере, а за оставшиеся 14 часов – не менее чем в двойном размере.

Такой подход наиболее выгоден для работника.

2. Не менее чем в полуторном размере оплачиваются первые два часа сверхурочной работы, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день рабочего периода.

При таком подходе следует по окончании учетного периода определить переработку, затем полученное число сверхурочных часов разделить на количество смен, которые работник отработал в течение данного учетного периода. И уже первые два часа каждой смены оплачивать не менее чем в полуторном размере, а остальные – не менее чем в двойном.

Пример: Учетный период – год. Всего переработано 615 часов за 205 смен. Количество часов, переработанных ежедневно, равно:

615 ч / 205 см. = 3 ч/см.

При стоимости часа 70 руб. сотруднику положено:

(205 см. * 2 ч/см. * 1,5 * 70 руб./ч) + (205 см. * 1 ч/см. * 2 * 70 руб./ч) = 43 050 руб. + 28 700 руб. = 71 750 руб.

Очевидно, что такой подход более выгоден для работодателя.

Если бы расчет производился исходя из предыдущего подхода, то в данном условном примере работодатель бы заплатил за сверхурочную работу 86 030 руб. 

(2 ч * 1,5 * 70 руб./ч) + (61 ч * 2 * 70 руб./ч).

Очень важно все верно рассчитать при выплате зарплаты. Наша статья призвана помочь бухгалтеру не ошибиться при оформлении и расчете выплат за сверхурочную работу. Ведь часто ошибки при начислении и выплате сотрудникам заработной платы приводят к судебным разбирательствам с работниками. 

Штрафы за нарушения

Статья 5.27.1. КоАП РФ Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации.

Правонарушитель

Первичное нарушение, сумма

Повторное нарушение, сумма

Должностноелицо

2-5 тыс. руб.

30-40 тыс. руб. или дисквалификация на срок 1-3 года

Лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица

2-5 тыс. руб.

30-40 тыс. руб. приостановление деятельности на срок до девяноста суток

Юридическое лицо

50-80 тыс. руб.

100-200 тыс. руб. приостановление деятельности на срок до девяноста суток

Обращаем внимание! Сверхурочная работа не может быть постоянной практикой на предприятии, прибегать к ней можно только в случае необходимости и время от времени.