Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.
В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменится согласно новому порядку
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
- основное общее;
- среднее общее;
- среднее профессиональное;
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
Бесплатный вебинар 25 августа
Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021
Когда и кому выдавать новые бланки БТК
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
- если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
- если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
- по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.
Задайте вопрос эксперту по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Инспекторы вправе в ходе выездной налоговой проверки требовать документы, не являющиеся первичными
Сотрудник не хочет получать зарплату дважды в месяц: что делать бухгалтеру?
Комментарии
10Неточность в этом примечании: "Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России." В ТК не вносятся сведения об удаленном характере работы, а вносятся или не вносятся сведения о приеме и увольнении удаленного работника, по его желанию.
Ольга, добрый день!
Спасибо за комментарий!
Вы правы, согласно норм ТК сведения об удаленном характере работы не вносятся. И возможно я не совсем понятно изложила сою мысль в предложении: "Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.", но речь шла именно об удаленной деятельности, приемах и увольнениях удаленного работника.
Получается, если в организации из 40 человек на БТК остались 20 - им надо выдать новый бланк БТК? В какой срок и, главное, зачем? Старые-то бланки чем не устраивают?
Не надо никому выдавать новые бумажные. Только в случае утраты книжки, если будете дубликат выдавать.
Savoiardi, Здравствуйте!
Менять бланки трудовых книжек нет надобности. В фразе: "Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК." имеется в виду новые бланки при выдаче вкладышей или дубликатов в случае утраты трудовой книжки.
@tumchukkamin, здравствуйте! Вкладыши теперь новые вшиваем в старые БТК?
Здравствуйте. Новые правила, вступившие в силу с 1 сентября, отменяют требование вшивать, вкладыш в БТК. Однако сам вкладыш без БТК не действителен. В силу того, что требование вшивать вкладыш отменено, но не запрещено, мы рекомендуем, как и прежде его вшивать для сохранности. Но право принятия решения относительно вкладыша остается за Вами.