То, что вам обязательно нужно знать про зарплату и кадры: обзор лучших инструкций на «Клерке»

Штатные сотрудники: как оформить и как оплачивать работу

Если нанимаете персонал в штат, вам пригодится подробная инструкция по оформлению приема нового сотрудника. 

Уже утвердили МРОТ на 2024 год — 19 242 рубля. Не забудьте сверить с этой цифрой уровень зарплат ваших сотрудников, он не может быть ниже размера МРОТ. Если такие зарплаты есть, проиндексируйте их. При этом индексации подлежат все зарплаты, а не только те, которые ниже МРОТ, иначе работодателю грозят штрафы.

Недавно Роструд дал разъяснения, что зарплату можно выплатить поздно — но только поздно вечером в конкретную дату выплаты, а не с просрочкой по дням. Иначе задержка зарплаты компании будет стоить дорого, а в некоторых случаях виновному лицу даже грозит уголовка. В будущем работодателей обяжут начислять сотрудникам проценты в случае задержки зарплаты или других выплат не только с начисленной части, но и с учетом неначисленных сумм.

Учтите, что сверхурочная работа будет оплачиваться по новым правилам, с учетом позиции КС. Нынешний порядок такой: за первые два часа — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. На практике работодатели при расчете за переработки берут лишь тарифную ставку без компенсационных и стимулирующих выплат. Поэтому часто работник за сверхурочную работу получает оплату меньшую, чем если бы он получил ее за работу в пределах графика.

Кроме того, если сотрудник работает по обычному графику, а его вызвали на работу ночью — речь тоже идет о сверхурочной работе. Тогда вместо повышенной оплаты, сотрудник может взять отгул.  

Отпуск 2024

Все работодатели, у которых есть штатные сотрудники должны за две недели до окончания года утвердить график отпусков. В 2023 году дедлайн выпадает на 17 декабря. Забирайте пошаговую инструкцию — как составить график отпусков на 2024 год. При составлении графика часто возникает вопрос, нужно ли включать дни, которые сотрудник не отгулял в прошлом году. На Клерке есть готовое решение по этой теме. Также собрали разъяснения Минтруда и Роструда по вопросу составления графика отпусков.

Если сотрудник хочет разделить отпуск на части, не забудьте про правила, которые помогут избежать рисков и последующих судебных разбирательств.

С сентября 2023 года изменился порядок предоставления дополнительных оплачиваемых выходных сотрудникам, которые воспитывают детей инвалидов. У родителей детей-инвалидов появилось право копить дополнительные выходные (по 4 дня в месяц), а потом взять их подряд. Но до недавнего времени возникал вопрос — включают ли эти 24 дня выходные. Теперь все стало ясно.

Электронный больничный

В 2023 году больничные листы выдаются только в электронной форме, за исключением некоторых случаев. Но у бухгалтеров до сих пор возникают вопросы:

• Можно ли направить в СФР бумажный больничный лист?

• Нужно ли больничный по БиР отправлять в СФР?

• Как к нам попал больничный лист?

Компенсации дистанционным работникам

Удаленный сотрудник может работать на своем или арендованном оборудовании. Тогда работодатель обязан выплачивать ему компенсацию — на определенных условиях. Начиная с 1 января 2024 года установлен 35-рублевый норматив в целях налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов.

Будет два варианта учета компенсации:

• Если нет документального подтверждения фактических расходов — по нормативу.

• Если есть документальное подтверждение – полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации.

Сотрудничество с иностранцами

Бухгалтеры и кадровики часто задают вопрос — с чего начать изучение трудоустройства иностранцев?

В первую очередь, нужно понимать, в каком случае можно заключить с иностранцем договор ГПХ, а когда нужен трудовой договор. Еще важно знать, что условия и порядок привлечения высококвалифицированного специалиста к работе отличаются от обычного иностранца.

Также сотрудничество с иностранными гражданами несет в себе большие риски в виде полумилионных штрафов, если работодатель допустит ошибки при оформлении. 

При сотрудничестве с иностранцами, работодатели и заказчики должны платить за них страховые взносы. Их размер зависит от статуса иностранца.

Сотрудничество с внештатниками

Спрос на фрилансеров вырос в 2 раза. Для заказчиков сотрудничество с внештатниками выгодно, но у кадровиков и бухгалтеров часто возникают сложности при их оформлении. Что специалистам нужно знать:

1. Есть несколько видов договоров ГПХ, которыми можно оформить сотрудничество с исполнителями.

2. При сотрудничестве с самозанятыми нужно обязательно оформлять пакет бухгалтерских документов.

3. Порядок отражения сотрудничества с самозанятыми в 1С схож с операциями по другим контрагентам, но имеет свои нюансы.

4. За исполнителя-физлицо без специального статуса ИП и самозанятого заказчик должен платить НДФЛ и страховые взносы. Сделать это нужно через ЕНС.

5. По некоторым исполнителям на ГПХ нужно сдавать отчетность.

6. С 2023 года физлица без специального статуса ИП и самозанятого, которые сотрудничают по договорам ГПХ, имеют право на оплачиваемый больничный, но не всегда.

Если исполнитель уехал за границу — возникают нюансы по налогообложению и уплате налогов.

В какой программе удобнее вести учет по сотрудникам

Если стоите перед выбором, какую программу купить для полноценного учета персонала — есть обзор 1С:ЗУП. Забирайте гайд по настройке учета начислений работников в 1С:ЗУП.

Небольшой бизнес, который ведет учет операций в 1С:УНФ, может вести учет сотрудников в ней же. 

Чтобы не переживать за утечку конфиденциальных данных о сотрудниках — не пренебрегайте информационной безопасностью. Воспользуйтесь рекомендациями, чтобы минимизировать такие киберриски.

На этом завершаем наш обзор. Следите за публикациями на «Клерке», будем выпускать для вас полезные подборки. Оставляйте в комментариях пожелания по «наболевшим» темам, мы обязательно прислушаемся.