Для чего подключать электронную систему документооборота
Электронный документооборот — один самых полезных инструментов в работе бухгалтеров и кадровиков. С его помощью можно составлять отчетность, делать массовые рассылки для сотрудников, согласовывать договоры с контрагентами и направлять данные в госорганы.
Владение ЭДО позволяет ускорить процесс согласования и подписания документов внутри организации и с партнерами по бизнесу.
Каким специалистам необходим в работе ЭДО
ЭДО могут использовать все сотрудники компании. Но, конечно, основными пользователями ЭДО являются сотрудники бухгалтерии.
С помощью ЭДО бухгалтеры сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.
Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.
Также ЭДО пользуются кадровые работники. Прием, увольнение, отпуск — все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (ст. 22.1 ТК).
Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде — бумажная форма уже не действует.
Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.
На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.
В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Сначала о плюсах:
Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.
Сокращение затрат на печать и пересылку бумажных документов. Да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.
Конечно, минусы тоже присутствуют:
Необходимо позаботиться о резервном копировании.
Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.
Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге.
Где научиться работать с ЭДО
Чтобы вы могли работать с ЭДО и разными операторами, мы записали новый онлайн-курс «Работа с ЭДО», где подробно разберем основы ЭДО, расскажем о нормативно-правовой базе и научим совмещать работу с бумажными и электронными документами.
В онлайн-курс входят уроки по принципам работы ЭДО, особенностях документооборота внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Мы подробно разберем три самых популярных в России оператора ЭДО: Saby, Контур. Диадок и Такском Файлер.
Для создания этого практического онлайн-курса мы пригласили не только бухгалтеров, но и самих разработчиков платформ ЭДО, чтобы вы не просто разобрались в интерфейсе, а поняли механизм работы ЭДО и могли использовать все его возможности.
Вы научитесь подключать любые системы ЭДО, создавать и подписывать документы в ЭДО, работать с контрагентами по ЭДО, настраивать кадровый и корпоративный ЭДО, составлять отчетность и обмениваться данными с госорганами, использовать ЭДО при подготовке к госзакупкам и участии в тендерах.
Для учебы на онлайн-курсах вам не нужно предоставлять дипломы об образовании и ждать следующего потока обучения — сразу после оплаты вы сможете приступить к учебе.
Сейчас вы можете купить онлайн-курс по специальной цене за 7 500 рублей вместо 15 900 рублей.
Больше онлайн-курсов со скидками в каталоге «Клерка».
Начать дискуссию