Самозанятые — это физлица и ИП, которые используют специальный налоговый режим НПД. Заказчики с ними обмениваются договорами, заданиями, счетами, актами и другими документами при помощи электронных подписей или обмена сканами документов.
Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году
Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:
по электронной почте или в мессенджерах — без применения электронной подписи;
через подключение к специальному оператору — с использованием электронной подписи.
Обмен документами через электронную почту или мессенджеры
Как это работает.
Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад.
Как подписывать документы.
Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю.
Минусы
Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.
Плюсы
Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.
Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС
Обмен документами с помощью ЭДО
Электронный документооборот с самозанятыми компании ведут на специальных платформах, например, Консоль.Про. Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.
Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.
Какие электронные подписи использовать для ЭДО
Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью.
Важно: документы с обеих сторон должны быть подписаны одинаковой подписью. Если у заказчика КЭП, то и у исполнителя должна быть КЭП. Если у исполнителя ПЭП, то и заказчик подписывает с помощью ПЭП. В другом случае документ не будет иметь юридической силы.
Есть три вида электронных подписей:
Простая электронная подпись (ПЭП).
Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль.Про.
ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы на платформе Консоль.Про, имеет такую же юридическую силу, как собственная подпись на бумаге.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.
На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах.
Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми
При взаимодействии с заказчиками самозанятому не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.
Сервис автоматически выдаст исполнителю простую электронную подпись после прохождения регистрации. Консоль.Про привязывает ПЭП к номеру телефона заказчика и исполнителя. Стороны вводят в поле код из смс — и документ подписан.
Заказчик загружает на платформу шаблоны договоров для каждого типа своих исполнителей: для курьеров один договор, для копирайтеров — другой.
Самозанятый регистрируется на платформе, получает ПЭП.
Заказчик направляет исполнителю его договор на подпись через платформу.
Самозанятый и заказчик подписывают документ с помощью ПЭП.
Стороны начинают сотрудничество.
С другими документами схема примерно та же, только некоторые из них, например, акты, могут создавать сами исполнители по шаблону.
Какой вариант ЭДО с самозанятым выбрать
С самозанятыми можно сотрудничать с помощью любого вида электронного документооборота.
Если у компании меньше 10 самозанятых и документы с ними не нужно подписывать часто, можно вести ЭДО с помощью отправки сканов документов через электронную почту или мессенджеры.
Если у компании больше 10 самозанятых — удобнее сотрудничать с ними через специальную платформу и подписывать документы с помощью ПЭП.
На платформе Консоль.Про подписание документов занимает не больше минуты. А еще компания будет автоматически получать чеки от самозанятых, сможет проводить массовые выплаты исполнителям и следить за рисками переквалификации. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.
Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8Jxb9s
Комментарии
1То есть автор статьи полагает, что сканов по электронной почте достаточно для документооборота? Сошлетесь на источник?