Как ИП или ООО сотрудничать с фрилансерами: пошаговая инструкция

Какие фрилансеры существуют, и что их объединяет

Фрилансеров условно можно разделить на 2 большие группы:

• Творческие специалисты.

К ним относятся копирайтеры, дизайнеры, программисты, архитекторы — люди, которые создают новые объекты интеллектуальной собственности. 

• Аналитики.

Аналитики собирают данные из разных сфер: бизнеса, финансов, интернет-среды и программного обеспечения. К ним относятся маркетологи, бизнес-аналитики, системные и финансовые аналитики, веб- и 1С-аналитики.

Расскажем об особенностях сотрудничества с каждой из указанных выше группой исполнителей: составлении договора и задания, заполнении закрывающих документов и рисках сотрудничества. 

Сотрудничество с творческими специалистами

Особенности заключения договора с творческими специалистами

С исполнителями творческих профессий можно заключить следующие виды договоров ГПХ:

1. Договор авторского заказа.

Регулируется нормами статьи 1288 ГК. Такой договор подходит для оформления сотрудничества с дизайнерами, копирайтерами, программистами. Этим договором оформляется деятельность по созданию уникального произведения — кода, текста, дизайна.

При составлении договора авторского заказа с творческим специалистом необходимо учесть следующее:

• Договор авторского заказа заключается на конкретное произведение.

• В качестве автора может выступать только физическое лицо.

• Договор авторского заказа является возмездным, если иное не предусмотрено соглашением сторон.

• В договоре необходимо прописать, что конкретно будет создано автором. Если результат в нем не конкретизируется, то его нужно подробно прописать в задании.

• Договором можно предусмотреть отчуждение права на созданное произведение или предоставление его во временное пользование.

• В случае возникновения спорных ситуаций суд признает договор незаключенным, если не указать срок его исполнения. 

• Заказчик и исполнитель вправе договориться о продлении срока завершения заказа при наличии уважительной причины. Увеличить срок можно на четверть от первоначального, а список уважительных причин стороны определяют сами (п. 2 ст. 1289 ГК). 

• В разделе о правах и обязанностях сторон необходимо прописать такие нюансы, как, например, порядок оплаты услуг и согласования результата работы, количество вносимых в работу правок.

2. Договор оказания услуг.

Договор оказания услуг — договор, по которому исполнитель обязуется разово или периодически оказывать заказчику услуги. Особенности составления договора оказания услуг регулируются главой 39 ГК. При его составлении необходимо учесть следующее:

• Услуги оказываются исполнителем-физлицом лично. Исполнители могут привлекать третьих лиц, если это предусмотрено  договором.

• В договоре не обязательно детализировать результат оказания услуги, но тогда это нужно сделать в задании. Например, можно указать, что исполнитель оказывает услуги по подготовке текстового контента, а подробности к каждому заказу прописывать в задании.

• Условие о сроках оказания услуг не является существенным для такого вида договора ГПХ, но, во избежание спорных ситуаций, рекомендуем включать условие о них в договор или задание.

• Заказчик может отказаться от оказания услуги в любой момент. Но в этом случае он будет обязан возместить исполнителю понесенные расходы. 

• Цена для договора оказания услуг является существенным условием. В договоре необходимо указать стоимость услуг и прописать, как оплачиваются услуги исполнителя: поэтапно или после подписания акта.

Что прописать в задании к договору с творческим специалистом

В задании, заключаемом к договору оказания услуг с творческим специалистом, нужно подробно прописать:

• Требования к результату услуги.

При создании контента — количество статей, их примерный объем, тему, назначение. 

При создании дизайна — цветовые сочетания, требования к формату и идее, предпочтения заказчика.

Например: «Создание 50 уникальных текстовых статей на тему Х объемом от 5 000 до 10 000 знаков без пробелов для сайта заказчика».

• Цена услуг.

Указывается стоимость оказанных услуг по созданию произведения в виде полной суммы или отдельно по каждому этапу, а также сумма НДФЛ, которую нужно удержать, если автор — физлицо без специального статуса. 

Например:

«По условиям договора оплата оказываемых услуг зависит от объема оказанных услуг Исполнителем и отражается в акте оказанных услуг». 

Акт оказанных услуг к договору с творческим специалистом

Составлять акт оказанных услуг не обязательно, закон этого не требует. Но лучше такой документ все же оформить, чтобы защитить себя от возможных споров по качеству услуг и их оплате. 

Условие о составлении акта и срок его направления лучше прописать в договоре. Например: «Факт оказания услуг Исполнителем и получения их Заказчиком подтверждается Актом об оказании услуг (далее — Акт), подписанным обеими Сторонами. Акт должен быть составлен и подписан сторонами в течение (__) календарных дней по окончании оказания услуг, при условии, что услуги оказаны Исполнителем надлежащим образом и в полном объеме. В случае наличия замечаний, получающая сторона должна направить мотивированный отказ от подписания Акта».

Акт можно составить в свободной форме, унифицированного бланка нет. Главное, указать следующие положения: 

• сведения о сторонах: наименование компании / ИП, ФИО исполнителя;

• дату составления;

• данные договора, по которому составляется акт;

• наименование работ или услуг, сроки их выполнения;

• объем работ или услуг, конечный результат;

• качество и итоговую стоимость выполненных работ / оказанных услуг;

• если на созданное произведение или программу передаются исключительные права, укажите условие об их передаче, а также их стоимость;

• реквизиты сторон.

Что указать в чеке к договору с творческим специалистом

Чек — документ, который обязан сформировать самозанятый, независимо от того, как получена оплата: в безналичной форме или наличными деньгами.

ИП на УСН или ПСН предоставляют заказчику чек, только если оплата получена наличными деньгами или переводом на карту с использованием электронных средств платежа. 

При получении от самозанятого или ИП чека обратите внимание на то, как в нем указано наименование услуг, ИНН и название заказчика. В поле «Наименование услуг» необходимо указать конкретный результат деятельности исполнителя. Лучше всего взять формулировку из задания.

Обратите особое внимание на то, что в чеке не должно быть терминологии, свойственной трудовым отношениям. Например, в тексте чека не должно быть слов «работа», «оклад», «график», «премия» и «аванс». 

Риски сотрудничества с творческим специалистом

• Заказчик рискует потерять права на произведение, если неправильно оформит их передачу.

При сотрудничестве с творческим специалистом важно прописать в договоре условия о передаче исключительных прав заказчику. Также исполнитель может предоставить заказчику право использовать произведение в установленных договором пределах.

Очень важно, чтобы условия использования соответствовали интересам заказчика и были прописаны в договоре. 

• Исполнитель может нарушить авторские права третьих лиц.

Включите в договор следующее условие: исполнитель гарантирует, что его произведение не нарушает права третьих лиц, и он несет полную  юридическую ответственность за это. Также можно включить пункт о том, что исполнитель обязуется возместить все убытки, понесенные заказчиком в результате нарушения авторских прав третьих лиц.

Чтобы сотрудничество с творческим специалистом было комфортным нужно:

• Заключить с ним договор оказания услуг или авторского заказа.

• Включить в договор условие о том, что исполнитель в своей работе обязуется не нарушать авторские права третьих лиц и готов нести ответственность за это.

• Включить в договор условие о передаче исключительных прав на созданное произведение заказчику.

• Составить задание, в котором будут подробно перечислены требования к результату услуг и их стоимость.

• Зафиксировать результат оказанных услуг, их наименование, объем и стоимость в акте.

• Проверить чек, полученный от самозанятого на перечисленное ему вознаграждение.

Сотрудничество со специалистами в сфере аналитики

Особенности заключения договора со специалистом в сфере аналитики и консалтинга

Основным типом договора, который заказчик заключает со специалистами этой сферы деятельности, — договор возмездного оказания услуг. Регулируется такой тип договора главой 39 ГК. 

При составлении договора на оказание информационно-аналитических, маркетинговых или консалтинговых услуг необходимо учесть следующее:

• Стороны договора — заказчик и исполнитель. Исполнитель обязуется оказать заказчику  определенные услуги по маркетинговому или аналитическому исследованию.

• Предмет договора — совершение определенных действий. Например, проведение исследования рынка товаров и услуг, разработка стратегии продвижения бизнеса, анализ бизнес-показателей и т.д.

Условие о предмете является существенным для договора оказания услуг. В договоре или в задании необходимо подробно указать все виды действий, которые должен совершить исполнитель, и их объем. 

• Если результат деятельности исполнителя — создание результата интеллектуальной деятельности, условие о его передаче заказчику также нужно отразить в договоре. 

• В договоре можно прописать гарантию результата, например, количество привлеченных клиентов и лидов, достижение определенных ключевых показателей. 

• Если в договор включены гарантии результата, то в нем необходимо также прописать и ответственность за нарушение этих гарантий.

Что прописать в задании к договору со специалистом в сфере аналитики, маркетинга или консалтинга

В задании к договору нужно указать:

• Перечень оказываемых услуг.

Например, «Исполнитель по заданию Заказчика обязуется  оказать следующие услуги:

1. Разработка маркетинговой стратегии.

2. Проведение анализа рынка и конкурентов.

3. Оформление прав на объект интеллектуальной собственности».

• Сроки оказания услуг в целом или отдельно по каждому этапу.

Например, «Исполнитель обязуется выполнить все услуги, описанные в настоящем задании, в течение 15 календарных дней с момента подписания настоящего договора».

• Формат, в котором будет представлен результат, например, на бумажном носителе или в электронном виде. 

Отдельно можно прописать требования к формату файла или бумажному носителю. Например, «Аналитический отчет направляется заказчику в файле формата "Майкрософт ворд"».

• Особые требования к порядку оказания услуг.

В задании пропишите требования к конечному результату — характеристики услуг и их количество или объемы. Например, анализ рынка нужно провести по таким-то критериям по такому-то количеству конкурентов.

Акт оказанных услуг к договору с исполнителем-аналитиком или маркетологом

Акт составляется в свободной форме. В него необходимо включить такие положения:

• Перечень оказанных исполнителем услуг.

Например: «В соответствии с договором на оказание маркетинговых услуг Исполнитель оказал, а заказчик принял следующие маркетинговые услуги …..(указать детальный перечень услуг)».

• Указание на то, что услуги выполнены в срок и приняты заказчиком в полном объеме без замечаний.

Если с замечаниями, то указать их перечень.

• Стоимость оказанных услуг.

Если услуг несколько, то у каждой услуги должна быть прописана ее стоимость, а в конце указана общая стоимость всех услуг.

• Формат передачи результата услуг заказчику.

Например: «Итоговый отчет о проведенных маркетинговых исследованиях на 10 листах прилагается».

• Отсутствие претензий заказчика к качеству и объему оказанных услуг.

Что указать в чеке к договору со специалистом-аналитиком или маркетологом

При получении чека от исполнителя проверьте, чтобы в нем не было терминологии, используемой в трудовых отношениях, корректно ли указаны название услуги и данных о заказчике. 

В названии услуги можно указать, например: «Подготовка аналитического отчета для Заказчика».

Риски сотрудничества со специалистами в сфере аналитики

В ходе работы с данными аналитик сталкивается с конфиденциальной информацией: прибыль компании, конверсия сайтов и т.д. Чтобы минимизировать риск утечки такой информации, с исполнителем можно заключить NDA — соглашения о неразглашении данных. 

Подробнее о о том, как запретить самозанятому разглашать информацию о вашем сотрудничестве, мы писали в этой статье.

Нужно ли платить налоги за фрилансеров

Необходимость уплаты обязательных платежей за фрилансеров по договору ГПХ напрямую зависит от их правового статуса и налогового резидентства.

Физические лица-резиденты РФ без статуса самозанятого

За таких фрилансеров заказчик обязан уплачивать в бюджет НДФЛ по ставке:

• 13% — с дохода не превышающего 5 млн руб.

• 15% — с дохода свыше 5 млн руб.

НДФЛ за фрилансеров на договорах ГПХ необходимо перечислять на ЕНС до 28 числа каждого месяца. Для того чтобы налоговая знала, сколько денег списать со счета, заказчик должен до 25 числа каждого месяца направлять в ИФНС уведомление об исчисленных суммах налогов. В нем заказчик прописывает сумму НДФЛ, которую нужно списать со счета.

Физические лица-нерезиденты РФ без статуса самозанятого

Если местом оказания услуг является РФ, то с дохода, перечисленного исполнителю-нерезиденту, заказчик обязан оплатить в бюджет НДФЛ по ставке 30% – независимо от его размера.

Если в договоре прописано, что фрилансер оказывает услуги по месту своего нахождения, то платить налог в бюджет заказчик не обязан.  

В конце июля 2023 года был принят закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ, меняющий порядок уплаты НДФЛ за исполнителей-нерезидентов РФ. Согласно поправкам с 2025 года за исполнителей на договорах ГПХ заказчик обязан будет платить НДФЛ независимо от статуса их резидентства, если соблюдаются следующие условия:

• Исполнитель использует в своей работе российские домены, программы или технические средства, находящиеся в РФ.

• Исполнитель является налоговым резидентом РФ, деньги поступают на счет, открытый в банке, расположенном в России, доход выплачен российским заказчиком.

Таким образом, с 2025 года не будет иметь значения статус налогового резидентства фрилансера. Если он отвечает указанным выше условиям, с дохода, перечисленного ему, необходимо будет уплачивать налог по ставке 13 или 15%, в зависимости от размера вознаграждения.

Самозанятые-резиденты РФ

С дохода, перечисленного самозанятым фрилансером, являющимся налоговым резидентом РФ, заказчик не должен оплачивать налоги.

Налог в бюджет самозанятый перечисляет самостоятельно. 

Самозанятый-нерезидент РФ

Применять НПД могут также самозанятые, которые работают за пределами РФ при условии, что заказчик находится на территории РФ. Порядок налогообложения при этом не меняется ни для заказчика, ни для самозанятого.

ИП на УСН

Для фрилансера-индивидуального предпринимателя, применяющего УСН, статус резидентства значения не имеет. Применять этот режим налогообложения могут как резиденты РФ, так и нерезиденты. Ставка налога не меняется и зависит только от выбранного объекта налогообложения и региона, в котором ИП состоит на налоговом учете.

Что важно учесть при сотрудничестве с фрилансерами-аналитическими специалистами:

• Для сотрудничества со специалистами сферы аналитики заключите договор возмездного оказания услуг.

• В договоре подробно опишите перечень задач, которые должен выполнить исполнитель, сроки их выполнения и стоимость.

• Если в договоре информация о предмете не указана подробно, включите ее в задание.

• Приемку услуг фрилансера фиксируйте в акте оказанных услуг.

• В чеке, полученном от исполнителя, проверьте корректность указанных сведений об услугах, их стоимости и заказчике.

• Для снижения риска утечки данных, дополнительно к договору можно составить NDA – письменное соглашение о неразглашении данных.

• С дохода, выплаченного фрилансеру, не являющемуся самозанятым или ИП, перечислите в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Бесплатная памятка «Как сотрудничать с самозанятыми творческих профессий»

Работайте безопасно с дизайнерами, копирайтерами, архитекторами, программистами, фотографами

Узнайте важные советы, чтобы получить права на произведения

Заполните форму ниже и мы пришлем памятку на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KN6nf