Онбординг самозанятых. Что нужно знать HR-специалисту
Онбординг самозанятых включает в себя три основных этапа:
Поиск исполнителя.
Уточнение деталей сотрудничества.
Заключение договора.
На каждом из этих этапов по привлечению к сотрудничеству самозанятых есть особенности, которые нужно соблюдать для того, чтобы ни исполнитель, ни налоговая не восприняли ваше сотрудничество за трудовые отношения.
Этап 1. Поиск исполнителя
Поиск исполнителя начинается с объявления о привлечении к сотрудничеству самозанятого. Здесь важно понимать, что объявление о поиске исполнителя — это не вакансия, и составлять его нужно по-другому.
Объявление о поиске исполнителя. Что нужно знать HR
Не используйте слово «вакансия»
Вакансия — это про поиск сотрудника в штат. Если вы ищете исполнителя, то используйте слово «объявление о поиске исполнителя на оказание услуг».
Не указывайте в объявлении должность и график работы.
Должность и график могут быть только у сотрудников по ТК. Вместо этого опишите, для какой услуги требуется исполнитель. При необходимости можно указать место оказания услуг, но только если это необходимо. Если исполнитель может оказывать услугу из дома — нельзя требовать, чтобы он ездил в офис.
Например, компании требуется исполнитель для выполнения разовой услуги по художественному оформлению торгового помещения в ТЦ «Красный кит» г. Мытищи Московской области. В таком случае место оказания услуг указать можно.
Не пишите в объявлении условие о наличии у исполнителя статуса самозанятого.
Указывать в объявлении, что компания ищет только самозанятых — это риск. Требование нарушает права физического лица. Исполнителю нужно предоставить возможность сотрудничать в том статусе, в котором ему будет комфортно. Для договора ГПХ подойдет статус самозанятого, ИП или физлица без статуса.
Нужно либо указать все три статуса, либо ничего не указывать. Можно прописать, что наличие статуса самозанятого приветствуется.
Компании требуется исполнитель с правами категории «В» и личной «ГАЗелью» для оказания услуг по перевозке грузов. Оформление по гражданско-правовому договору. Сотрудничество на условиях самозанятости приветствуется.
В объявлении не должно быть трудовой терминологии.
Работа — Оказание услуг, сотрудничество.
Зарплата — Вознаграждение.
Работник — Исполнитель и т.д.
Прочитав объявление, человек должен четко понимать, что его зовут на разовую или периодическую услугу, а не привлекают в штат.
Проверить составленное объявление на наличие в нем трудовой терминологии можно с помощью бесплатного сервиса Трудоголик.
Уведомление о сотрудничестве. Что нужно знать HR
Компания направляет исполнителю уведомление о сотрудничестве в двух случаях:
Он откликнулся на объявление и заинтересовал заказчика.
Заказчик сам нашел объявление исполнителя о поиске работы.
Пропишите в уведомлении услугу, для оказания которой вы обращаетесь к исполнителю, и условия, которые можно обозначить на этом этапе. Например, дедлайн.
Не указывайте в уведомлении должность и график работы, материальную ответственность и условие о контроле со стороны заказчика. Готовое уведомление проверьте на наличие в нем трудовой терминологии – ее быть не должно.
Например: «Приглашаем вас для оказания услуг по художественному оформлению торгового помещения в ТЦ «Красный кит» г. Мытищи Московская область. Срок оказания услуг — не более 30 календарных дней. Размер вознаграждения — 100 000 руб. Предоплата — 30%, окончательный расчет — по результатам оказанных услуг. Оформление по гражданско-правовому договору. Наличие статуса самозанятого приветствуется».
Этап 2. Уточнение всех деталей сотрудничества
Когда исполнитель откликнется на объявление, с ним нужно обговорить все детали сотрудничества: наличие необходимого опыта для оказания услуги, требования и пожелания заказчика к результатам услуги, размер вознаграждения и порядок его выплаты. Это можно сделать в формате разговора или переписки.
Если у исполнителя есть свои замечания или пожелания по порядку оказания услуги и ее оплате, их также необходимо рассмотреть. После этого можно приступать к подготовке договора.
Важно помнить, что компания не может ознакомлять исполнителя с локальными нормативно-правовыми актами, требовать подчинения внутреннему распорядку и другим регламентам. Можно обсуждать только порядок и условия оказания услуги.
Этап 3. Заключение договора
Договор с самозанятым — основной документ, которым оформляют сотрудничество исполнителя и заказчика. Если у налоговой возникают вопросы о характере сотрудничества, то первым делом она изучает договор. Поэтому важно составить его юридически грамотно.
При оформлении договора нужно придерживаться следующих правил:
С самозанятым исполнителем можно заключить только гражданско-правовой договор.
Вид договора зависит от того, какие услуги или работы будет выполнять самозанятый. Например, для бухгалтерских, юридических или консультационных услуг подойдет договор возмездного оказания услуг. Для выполнения каких-либо работ — договор подряда. При сотрудничестве с творческими специалистами можно заключить договор авторского заказа.
Подробнее о том, какой вид договора ГПХ выбрать для сотрудничества с самозанятым, можно узнать из этой статьи.
В договоре нельзя использовать трудовую терминологию.
Например, «работа», «зарплата», «оклад», «график», «смена», «выговор» и т.д. Ее необходимо заменить на гражданско-правовые термины: «оказание услуг», «оплата услуг» или «вознаграждение», «период оказания услуг».
В договоре нельзя устанавливать график работы самозанятого, указывать место оказания услуг.
Место оказания услуг можно прописать, только если без этого невозможно выполнить услугу. Например, если привлекаете исполнителя, чтобы оформить помещение по конкретному адресу.
Самозанятому нельзя компенсировать проезд, еду, бензин и прочие расходы.
Соответственно, нельзя включать в договор условие об этом. Исполнитель не работник и права на компенсацию своих затрат не имеет. Но он может предусмотреть их заранее и увеличить на них стоимость своих услуг или работ.
Исполнителю нельзя безвозмездно предоставлять расходные материалы, инструменты, униформу, транспорт, ККТ.
Но есть альтернативный вариант. Транспорт, униформу или инструменты можно дать самозанятому в аренду. Для этого нужно составить отдельный документ – договор аренды, а факт передачи имущества зафиксировать актом приема-передачи с указанием его стоимости.
ККТ можно передать исполнителю по доверенности.
В договоре нельзя указывать условие о материальной ответственности исполнителя.
Ответственность самозанятого может быть только гражданско-правовой. В договоре можно предусмотреть ответственность за нарушение срока оказания услуги, некачественное выполнение работ, невыдачу чека или несообщение заказчику об утрате исполнителем статуса плательщика НПД. За эти нарушения можно прописать в договоре пени или неустойку.
Самозанятому нельзя предоставлять отпуск, оплачивать больничный, выплачивать премии.
И фиксировать в договоре эти условия тоже нельзя.
Какие условия нужно включить в договор с самозанятым
В договор с самозанятым нужно включить следующие условия.
Название, описание и объем услуги.
Доставка деревянных поддонов в количестве 1 000 штук по адресу: Московская область, с. Малино, ул. Техническая. Срок выполнения услуги – до 30 октября 2023 года включительно.
Размер вознаграждения и порядок оплаты.
Размер вознаграждения исполнителя за выполнение услуг, указанных в п. 1 Договора, составляет 150 000 руб. Расчет производится по факту оказанных услуг. Вознаграждение перечисляется исполнителю на реквизиты, указанные в п. 9 Договора.
Подтверждение статуса самозанятого.
Исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход».
Обязанность предоставить чек на полученную оплату и ответственность за ее нарушение.
«1. Исполнитель обязуется сформировать и предоставить Заказчику чек на каждую выплаченную ему Заказчиком сумму в рамках настоящего Договора в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения оплаты.
2. В случае нарушения обязанности, предусмотренной п. 1 Договора, Исполнитель обязуется выплатить Заказчику штраф в размере 43% от каждой суммы, на которую не был выдан чек, в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня истечения срока для выдачи чека».
Передайте самозанятому договор, чтобы он ознакомился с условиями. Если замечаний нет – можно подписывать документ.
С какими документами самозанятого нельзя ознакомлять на онбординге
Самозанятый подписывает только договор. С другими документами его знакомить нельзя — это риски переквалификации. Самозанятому нельзя передавать для ознакомления:
договор о материальной ответственности;
коллективный договор;
график отпусков;
должностную инструкцию;
табель учета рабочего времени;
приказ о премировании;
другие локально-нормативные акты заказчика.
Со всеми этими документами ознакомляют только штатных работников, к которым самозанятый исполнитель не относится.
Онбординг самозанятых. Что нужно знать бухгалтеру
Перед началом сотрудничества с самозанятым бухгалтер должен:
Проверить у исполнителя наличие статуса плательщика НПД.
Для этого бухгалтер может запросить у самозанятого справку о постановке на учет или пробить его по базе ФНС в специальном сервисе.
Проверить, есть ли подписи обеих сторон в договоре.
Если договор подписан только одной стороной, он не имеет юридической силы.
Консоль.Про автоматически проверяет статус самозанятого перед совершением сделки. А еще все документы на платформе подписываются электронной подписью онлайн.
С помощью Консоль.Про компании подписывают договоры с самозанятыми за 7–15 минут и сразу начинают сотрудничество. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.
Самозанятый аннулировал чек, что делать компании?
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Узнайте, как обезопасить свою компанию при сотрудничестве с самозанятыми
Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KUVKb
Начать дискуссию