Как составить безопасный договор с самозанятым: чек-лист для заказчика

Рассказываем, как корректно оформить договор с самозанятым, чтобы снизить риски со стороны ФНС, ГИТ и по 115-ФЗ.

Когда нужно составлять договор с самозанятым в письменном виде

Заключать договор с самозанятым нужно независимо от того, в каком статусе находится заказчик: юрлицо, физлицо, ИП или физлицо со статусом плательщика налога на профдоход. В документе прописывают, какие услуги исполнитель должен оказать, условия сотрудничества, оплаты и другие детали.

Есть два случая, когда договор можно не заключать:

Если обе стороны сделки — физические лица, и сумма не превышает 10 000 рублей. Тогда сделку можно подтвердить чеком от самозанятого и актом оказанных услуг (ст. 161 ГК).
Если сделка происходит мгновенно — услугу исполнитель оказывает в момент ее заказа (ст. 159 ГК).

Главная опасность при сотрудничестве с самозанятым — возможность переквалификации отношений в трудовые. Это грозит компании доначислениями: придется перечислить 13% НДФЛ и 30% страховых взносов, а также штрафы и пени за просрочку уплаты налогов. Поэтому с внештатным исполнителем важно заключить договор ГПД, где прописаны условия сотрудничества, отвечающие требованиям ГК.

Что нужно прописать в договоре с самозанятым: чек-лист

1. Укажите заголовок.

Заголовок документа должен отражать его суть, например, можно указать название конкретного вида договора: «Договор возмездного оказания услуг» или «Договор подряда».

Вот основные виды договоров ГПХ, которые можно подписать с самозанятым:

Договор возмездного оказания услуг — подходит, если исполнитель оказывает услуги.
Договор авторского заказа — самозанятый создает произведения науки или искусства.
Договор подряда — исполнитель отвечает за проект и выполняет определенные работы, например, проводит ремонт в офисе.
Договор аренды — исполнитель передает заказчику на время какое-то имущество, например, спецтехнику или инструменты.
Договор хранения — заказчик передает исполнителю ТМЦ на временное хранение.
Договор перевозки — исполнитель перевозит грузы или пассажиров.

2. Укажите конкретный результат услуги.

В предмете договора укажите конечный результат оказываемых услуг, а не трудовую функцию.

Примеры неправильных формулировок: «водитель», «лектор».

Примеры правильных формулировок: «перевозка 10 тонн яблок из Краснодара в Москву», «проведение 15 лекций в период с 1.12.2024 по 31.01.2025».

Если заказчик сотрудничает с самозанятым в течение длительного времени, можно оформить рамочный договор. Тогда конкретный состав услуги следует прописать в задании.

Пример формулировки: «В рамках настоящего Договора Исполнитель обязуется оказать услуги по созданию дизайн-макета каталога продукции компании согласно заданию (Приложение № 1 к договору)».

Пример задания может быть таким:

«Оформление и верстка каталога продукции компании: 100 листов.

Формат: pdf, а также исходный файл из программы Adobe InDesign с возможностью редактирования.

Описание продукции и фотографии заказчик предоставляет не позднее 10.12.2024 г.

Готовая версия макета должна быть предоставлена Исполнителем Заказчику не позднее 15.01.2025 г.»

3. Укажите способ получения заданий самозанятым.

У задания нет регламентированной формы, главное — прописать в нем конкретные условия задачи.

Передавать задание самозанятому тоже можно любым удобным способом. Например, на специальном бланке задания, в мессенджере, через онлайн-платформу для сотрудничества с внештатными исполнителями. В договоре зафиксируйте способ передачи заданий. Подробнее об оформлении заданий — в статье.

4. Пропишите сумму оплаты в зависимости от объема оказанных услуг.

Уточните, в каком документе закреплена стоимость услуг. Например: «Стоимость услуг по данному Договору определяется в Заданиях, которые являются его неотъемлемой частью. Конечная стоимость услуг, зависящая от объема выполненных задач, фиксируется в Акте».

5. Пропишите порядок оплаты.

Зафиксируйте предоплату и постоплату, наличный и безналичный способ передачи денег.

Можно написать так: «Платежи по Договору производятся в российских рублях и осуществляются безналичным способом.

Обязательство Заказчика по оплате считается исполненным в момент зачисления денежных средств на банковский счет Подрядчика. Реквизиты счета сообщаются Подрядчиком посредством отражения в Договоре».

Нельзя включать условие о том, что заказчик платит вознаграждение в одинаковом размере в одни и те же дни месяца. Это признак трудового договора.

При сотрудничестве с самозанятым пропишите, что его доход по договору не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как исполнитель применяет НПД.

6. Укажите статус самозанятого и обязанность сообщать об утрате статуса.

Отметьте, что исполнитель — плательщик НПД. Об утрате статуса, например, при закрытии самозанятости или превышении годового лимита 2,4 млн рублей, он должен незамедлительно сообщить.

Пример:

«Если Исполнитель переходит на другую систему налогообложения или утрачивает статус плательщика НПД по другой причине, он обязуется незамедлительно уведомить об этом Заказчика с помощью электронной почты или сообщения в мессенджере Telegram.

Стоимость услуг не подлежит увеличению и будет включать соответствующий налог согласно законодательству РФ. В случае, если Исполнитель не уведомит Заказчика о данных изменениях, он принимает на себя ответственность за урегулирование всех возникающих претензий, включая те, что связаны с НДФЛ и получены от третьих лиц, таких как налоговые и другие государственные органы, своими силами и за свой счет».

7. Укажите, что исполнитель обязан выдавать чеки.

Пример:

«В процессе проведения расчетов, связанных с получением доходов от оказания услуг, Исполнитель обязан сформировать чек и передать его Заказчику в соответствии с требованиями статьи 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ».

Добавьте к этому пункт, который устанавливает ответственность за невыдачу чека. Например, штраф, который компенсирует налоговые обязательства, которые вы можете понести за исполнителя в случае отсутствия чека.

8. Передайте оборудование и инвентарь в аренду.

Если для оказания услуг самозанятому нужно использовать оборудование или инвентарь заказчика, предоставить их безвозмездно нельзя. Можно сдать их исполнителю в аренду. Сроки и подробные условия укажите в отдельном акте приема-передачи.

9. Добавьте ответственных лиц со стороны заказчика.

Укажите ответственных лиц со стороны заказчика, которые ставят исполнителю задачи, принимают результат и к которым исполнитель может обратиться в случае возникновения вопросов, и их контактные данные — адреса электронных почт, телефоны.

10. Установите порядок разрешения споров.

Отразите сроки направления, рассмотрения и ответа на претензии, которые одна сторона может выставить другой, если возникли разногласия. Укажите, какой суд будет рассматривать дело, если претензию не удастся урегулировать в досудебном порядке. Например:

«Все споры и разногласия, возникающие между сторонами в рамках Договора или в связи с ним, подлежат разрешению судом общей юрисдикции по адресу (месту жительства) истца».

Упростите работу с документами с помощью платформы Консоль.Про. На платформе есть готовые шаблоны договоров, актов и заданий с правильными формулировками. Если вы планируете применять собственные договоры, эксперты из Консоль.Про окажут помощь в выявлении рисков переквалификации отношений в трудовые. Они проведут проверку документации и процессов взаимодействия с самозанятыми, а также предоставят рекомендации и решения для минимизации таких рисков.

Как подписать договор с исполнителем

Подписать договор можно несколькими способами:

Лично в бумажном формате. Если есть возможность встречи с самозанятым, подписать договор можно в бумажном виде.
С помощью сканированных копий. Можно обменяться подписанными скан-копиями по электронной почте или в мессенджере. Пропишите в договоре, что стороны признают юридическую силу сканированных версий, которые эквивалентны бумажным оригиналам.
С помощью обычной почты или курьера. Этот способ может занять больше времени, так как требуется дождаться возвращения подписанного договора от исполнителя.
В цифровом виде с помощью электронной подписи. Этот способ не требует распечатки или сканирования документов. С его помощью можно быстро подписать договор, если самозанятый и заказчик находятся в разных городах.

Электронная подпись придает документу юридическую силу. Если у заказчиков она чаще всего есть, то у самозанятых — далеко не всегда. Чтобы не ждать, пока исполнители самостоятельно оформят электронную подпись, сотрудничайте с ними через платформу Консоль.Про. Платформа автоматически выдает простую электронную подпись сразу после регистрации пользователя. Это облегчает документооборот между заказчиком и исполнителем, позволяя подписать документы всего за несколько минут.