Последние три года Ольга Петровна занимала должность бухгалтера в небольшой производственной компании. Фирма изготавливает строительные материалы, продает их оптом и в розницу в небольшом магазине.
Ольга Петровна жила в гармонии: работала в свое удовольствие, вносила данные о поступлениях сырья, отгрузках, готовила счета и закрывающие документы, считала зарплату и налоги. Времени хватало на общение с коллегами и просмотры вебинаров для повышения квалификации. Один раз в год ездила в отпуск к морю, чтобы восстановить силы. С приходом удаленки, летом работала с дачи и иногда приезжала в офис.
Только в конце кварталов, когда наступала сдача отчетности, Ольга Петровна иногда засиживалась на работе допоздна. Типичная рутина, с которой сталкиваются многие бухгалтеры.
Идиллию Ольги Петровны, как гром среди ясного неба, нарушило заявление руководителя о необходимости наладить управленческий учет. Василий Степанович, директор организации, добавил бухгалтеру новые обязанности: вести таблицы Excel, составлять отчеты по показателям, давать прогнозы, предлагать улучшения деятельности и находить точки роста.
«Это что, теперь завал с отчетами будет каждый месяц? И каждый день нужно собирать данные с производства, склада и розничного магазина?» — первые мысли Ольги Петровны после объявления руководителя.
Об управленческом учете в двух словах
Управленческий учет — это собранные данные в отчеты, на основе которых руководство компании принимает управленческие решений по бизнесу. Такой учет детализирует данные, чтобы собственник объективно оценивал текущее положение предприятия, понимал состояние производства и продаж.
В управленческом учете отражают показатели:
- по бизнесу в целом;
- по направлениям, подразделениям, торговым точкам;
- по отдельным товарам и группам товаров.
Система помогает справляться с кризисами, находить точки роста и оптимизировать деятельность. Без нее для предприятия невозможно составить план действий, выбрать приоритетные направления развития и найти «съедающие» прибыль расходы.
Почему управленческий учет «вешают» на бухгалтеров?
В организациях, где есть штатный бухгалтер, как в случае с Ольгой Петровной, управленческий учет часто поручают бухгалтеру. Ведь он работает с финансами и отчетностью, поэтому легко справится с новой задачей.
Но Ольга Петровна не финансист. Она умеет работать с первичкой, рассчитывать зарплату, считать налоги, готовить отчетность в налоговую, а сбор данных для управленки, анализ, интерпретация показателей и прогнозирование требуют других навыков.
Конечно, Ольгу Петровну такая перспектива не обрадовала. И она сразу задумалась, как лучше поступить...
Что делать бухгалтеру?
Уволиться
Сначала Ольга Петровна задумалась о смене организации. Ей нравится размеренный рабочий режим и возможность расслабиться, когда «не горит» квартальная отчетность. С управленческим учетом об этом можно забыть. Нужно постоянно вносить данные в таблицы, следить за показателями и реагировать на проблемы.
Через пару дней, посерфив на HeadHunter и посмотрев актуальные вакансии в своем городе, она поняла, что это не выход. Сейчас она получает больше, чем предлагают на рынке труда, её ценит руководитель и ей нравится коллектив. На новом месте придется вникать в особенности компании и специфику отрасли. Да и неизвестно, удастся ли сработаться с коллективом. Поэтому Ольга Петровна решила изучить все альтернативы.
Предложить взять квалифицированного финансиста
Прогнозирование, разработка предложений по повышению эффективности деятельности — большая ответственность. Не каждый готов отвечать за принятые решения, поэтому можно посоветовать руководителю нанять опытного финансиста.
В качестве аргументов Ольга Петровна подготовила список преимуществ для организации. Но тут же появились минусы для неё самой — у нее появится новый руководитель, т.к. бухгалтерия обычно подчиняется финансовому директору. И если сейчас все вопросы она решала напрямую с генеральным директором, то с приходом финдиректора она уйдет на вторые роли.... Такая перспектива не радовала, поэтому данный вариант был отвергнут.
В частности, зарплата специалиста в перспективе многократно окупится. Ведь компания поймет, в какую сторону двигаться, как пользоваться заемными средствами для масштабирования деятельности и многое другое.
Самой стать финансистом
Финансисты работают с рентабельностью активов, продаж, инвестиций, ликвидностью и другими важными показателями. Они умеют интерпретировать «сухие» цифры в выводы: в какую сторону двигаться организации, что делать для повышения эффективности и маржинальности.
Благодаря знаниям бухгалтерии, достаточно 3-4 месяца, чтобы обучиться основам финансового и управленческого учета. Этого хватит для начального ведения управленки, далее нужно будет повышать квалификацию.
И конечно, Ольга Петровна потребует повышения зарплаты. Ведение управленческого учета и влияние на ключевые решения руководства — высокие риски и большая ответственность. В средних компаниях финансисты зарабатывают минимум в 1,5-2 раза больше коллег-бухгалтеров, а в крупных компаниях — в 3-4 раз!
Но есть минусы — нужно опять стать «студенткой», а это время на изучение новых материалов и домашние задания вместо работы по дому. А в конце те же авралы в последних числах каждого месяца по сведению отчетов в Excel для руководства.
Автоматизировать управленческий учет
Покопавшись в интернете, она узнала о сервисах, которые упрощают управленческий учет. Некоторые работают на основе данных бухгалтерского и налогового учета из 1С. Ольга Петровна сможет привычно работать в 1С, а нужные руководителю отчеты сформируются автоматически. Осталось разобраться в вариантах автоматизации.
Как бухгалтеру автоматизировать управленческий учет
Многие используют Excel для управленческого учета.
Это хороший вариант когда бизнес только начался.
Плюсы: доступный и бесплатный инструмент.
Минусы: с развитием бизнеса нарастает объем данных. Количество листов в электронной таблице перемахнет за десяток, потребуются сложные формулы. Уйдет много времени на изучение расширенных возможностей Excel, сведение информации и составление отчётов. Регулярные ошибки в формулах, нечитаемые графики и много объяснений руководителю откуда взялась та или иная цифра.
Доработать 1С до нужных отчетов.
Плюсы: В 1С уже есть несколько отчетов, которые можно использовать.
Минусы: 100% руководитель попросит изменить имеющиеся отчеты и добавить новые. А это написание техзадания для программистов, оплата работы программистов 1С, тестирование за ними, внесение изменений и т.д. Готовность будет через 2-3 месяца, по деньгам.... дорого или очень дорого.
Онлайн сервисы,которые интегрируются с 1С
«КУБ24 ФинДиректор» автоматизирует управленческий учет, за счет множества интеграций, в том числе и с 1С. Еще есть куча интеграции с банками, с ОФД, с CRM и т.д. Представьте, вы занимаетесь бухгалтерией, а 1С автоматически передает сведения в «ФинДиректор», где строятся отчеты, графики, анализируются все параметры, программа сигнализирует о кассовых разрывах и даже предлагаются решения. Руководитель кликает на любую цифру и она раскрывает, из каких данных она была сформирована.
В результате освободится огромный пласт рабочего времени, которое вы потратили бы на ручной сбор отчётов. А самое главное — они настолько понятны, что у руководителя не возникнет дополнительных вопросов по показателям. Ему так понравится работать с отчетами, что большую часть задач по управленческому учету он возьмет на себя.
А если что-то не получится, специалисты «КУБ24» помогут с настройкой и автоматизацией отчетов. Они учтут специфику бизнеса, расскажут про ключевые показатели по вашему бизнесу и научат как управлять ими. При необходимости помогут разобраться в важных функциях, например, как настроить программу, чтобы Платежный Календарь строился на 100% автоматически.
С «ФинДиректором» вы в несколько раз быстрее справитесь с управленческим учетом и сможете претендовать на повышение зарплаты. Да самое приятное — увеличение ваших личных доходов.
Если Ольга Петровна возьмет на себя обязанности финансиста, то сможет потребовать повышения минимум на 20-30 тысяч рублей. При этом ведение управленческого учета будет отнимать минимум времени за счет автоматизации.
Выводы
- Управленческий и бухгалтерский учет сильно отличаются, но одинаково важны для бизнеса.
- В крупных компаниях его ведет отдельный сотрудник или департамент, но в малом бизнесе всё «вешают» на бухгалтера.
- Повысив квалификацию, бухгалтер может взять обязанности финансиста с повышением зарплаты.
- Чтобы не погрязнуть в рутине, управленческий учет автоматизируют в специальных сервисах.
- «КУБ24 ФинДиректор» полностью автоматизирует сбор данных и составление отчётов. А специалисты компании помогают с обучением, как по работе с программой, так по работе с финансами.
КУБ24 ФинДиректор
Сервис по контролю и планированию денег бизнеса
Как автоматизировать управленческий учет без крупных затрат?
Комментарии
6решение есть - Ольга Петровна сменило пол!
@гбуз21 Спасибо. Поправили)
Ольге Петровне следовало спросить у директора, какие такие волшебные цифры из бухгалтерского учета (читать из 1С), он жаждет увидать в своей любимой Excel-ской таблице?
Если у директора есть четкое представление о том, что он желает увидеть, особых проблем с формированием этой таблички возникнуть не должно.
Немного упорства, немного творчества - и директор успокаивается...
@VadimBA Эксель таблички - это жесть. Упорство и творчество наткнуться на творчество руководителя :) И будет всем счастье погрязнуть в Экселе.
И в чем же эта жесть заключается? На мой взгляд, Excel - прекрасный инструмент, способный нивелировать несовершенство программы учета.
Если присутствует некая уверенность, что руководитель в бухгалтерской программе не наломает дров, его можно туда пустить и сваять персонально для него внешний отчет под скромным названием, например, УправленческийУчет.epf. Пусть руководитель жмет разные кнопки и любуется разными печатными формами.
...а ещё Acess есть 🤗