Как работает КЭДО и какие процессы в этой системе происходят
К примеру, кадровая служба готовит документ в электронном виде, после чего отправляет его сотрудникам на подпись. Буквально за несколько секунд подпись ставится, и подписанный документ отправляется обратно кадровикам. То есть, сотруднику не нужно отрываться от работы, идти лично в отдел кадров и проводить там много времени — все делается дистанционно, и надо ли говорить, что это удобно и для самих сотрудников, и для их руководителей.
Какие преимущества обеспечивает КЭДО
В первую очередь, это экономия ресурсов — и времени, и денег, которые в больших объемах тратятся на закупку бумаги, картриджей для принтера.
Плюс ко всему, КЭДО — это удобно, так как все документы находятся в единой системе, в том числе, в электронном архиве, и к ним обеспечивается бесперебойный и оперативный доступ.
Причем, это только несколько преимуществ, которые обычно упоминаются в рамках описания КЭДО и особенностей работы с системой — фактически их гораздо больше.
Как понять, что настало время переходить на кадровый электронный документооборот
Если один или несколько пунктов из тех, что перечислены ниже, вам знакомы, значит, пора решаться на КЭДО:
Сотрудники вашей компании часами пропадают в отделе кадров, а работа их при этом останавливается.
Отдел кадров буквально погрузился в массу эксель-таблиц, а сотрудникам приходится фиксировать внушительные объемы информации, плюс ориентироваться в ней — и число переработок, отгулов, и трек-номера почтовых отправлений, и многое другое.
Ваше производство активно развивается, штат увеличивается, а кадровиков как было два (или три, или четыре), так и осталось.
Квалифицированные сотрудники, ищущие работу, предпочитают вас другим компаниям — тем, где с них не требуется огромного количества подписанных документов.
Какие именно документы вы можете перевести в КЭДО в электронном виде
Российские законы позволяют переводить «в цифру» без преувеличения практически все, что имеет отношение к кадровому учету — за исключением, разве что, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и документов, подтверждающих прохождение сотрудниками инструктажа по охране труда.
Кстати, такая возможность появилась не сегодня и даже не вчера, а в 2019 году, когда вступили в силу законы № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Спустя некоторое время вступил в силу и ряд других законов, благодаря чему сегодня можно не просто подписывать, хранить и создавать новые кадровые документы в цифровом формате, но при этом даже не дублировать их в бумажном виде (№ 122-ФЗ и 377-ФЗ).
А как быть с кадровыми документами, которые по закону необходимо хранить в течение продолжительного срока? Их тоже можно переводить «в цифру» — с 2023 года, с момента вступления в силу приказа Федерального архивного агентства № 77. С тех пор храниться в электронном виде могут только документы, соответствующие новым требованиям, к примеру, имеющие конкретный формат. Однако погружаться в эти нюансы вовсе не обязательно тем компаниям, которые уже перешли на КЭДО, ведь большую часть своей документации они могут хранить в электронных системах.
Переход на КЭДО — это больше, чем просто соответствовать трендам и духу времени. Это действительно важный, ответственный шаг в направлении оптимизации целого ряда процессов в компании, в том числе, кадровых.
Экономится время, другие ресурсы, документы хранятся безопасно и надежно, их учет ведется аккуратно и правильно, они подписываются специальными подписями. Так что перед тем, как приступить к внедрению системы, необходимо узнать, какие именно виды подписей подойдут для работы в КЭДО. Всего таких видов несколько:
ПЭП — простая электронная подпись.
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.
НЭП КЭДО и КЭП могут использовать работодатели в рамках взаимодействия в КЭДО.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:
Переход на КЭДО — с чего начать и как подготовиться к процессу
Как перейти на КЭДО и что для этого нужно? Начнем по порядку:
Первое — ваше желание и намерение оптимизировать в вашей компании те процессы, которые имеют отношение к документообороту.
Второе — анализ того, насколько электронный документооборот соответствует особенностям ваших бизнес-процессов и принципов работы. Допустим: если в вашей компании есть практика подписания каких-либо документов задним числом, то тут варианта два — либо отказаться от идеи внедрять КЭДО, либо отказаться от такой практики вообще. Последний вариант, кстати, гораздо более предпочтительный.
Третье — решить, как и в каком виде будет обеспечиваться безопасность данных. Стоит учесть, что к документам доступ должны будут иметь, в том числе, и «удаленщики», и сотрудники производства, которые в своей работе не используют ни ПК, ни даже смартфоны.
Может показаться, что внедрение КЭДО — это очень трудоемкий и сложный процесс, но это видимость. Реализация такого проекта на практике не составит труда, особенно если саму подготовку к внедрению поделить на этапы.
Допустим, начать можно будет с ревизии всех процессов и документов — сформировать список, подготовить описание процесса согласования, при этом можно отслеживать дубли документов и избавляться от них.
Один из самых ответственных этапов — создание понятной системы доступа в КЭДО со стороны сотрудников, не забыв о тех, кто работает за пределами офиса или в цеху. Это реализуемо, но необходимо условие — гибкость КЭДО. То есть, в системе должна быть опция настройки доступа, а данные должны оставаться в безопасности.
Когда внедрение КЭДО официально завершается?
Технически — на этапе, когда компания оформляет соответствующий приказ и фиксирует право сотрудников принять предложение или от него отказаться. Если сотрудник соглашается, он подтверждает это документально.
Как все-таки решиться?
Логичный вопрос: если внедрение КЭДО — это такая простая процедура, то почему многие компании до сих пор воздерживаются от перехода на электронный документооборот?
Очевидно, что нерешительность связана с недоверием к новым программам и возможностям, а также с ошибочным представлением о внедрении цифрового продукта как чего крайне глобального и масштабного. Впрочем, даже такие компании понимают, что во внедрении КЭДО нет ничего сложно — специально для них предусмотрена возможность пилотного внедрения, более мягкого. Именно так внедряется система «LDM. КЭДО» — сначала в виде коробочной версии, которая развертывается достаточно быстро.
Даже в коробочной версии «LDM. КЭДО» — это полноценная и рабочая система, в полной мере отвечающая требованиям, которые к таким решениям предъявляют и специалисты по кадрам, и IT-отдел компании, и сотрудники службы безопасности.
Пилот при внедрении удобен тем, что вы можете выбрать какой-либо один процесс и начать именно с него. К примеру, это может быть работа с документами по найму новых сотрудников, либо с документами по отпускам.
Другой вариант — разворачивать решение сначала на одно подразделение. Ну а затем процесс начинает идти гораздо быстрее: выпуск подписей, принятие локально-нормативных актов, установка, настройка. На этом все — то есть, можно смело начинать работать в КЭДО и убеждаться в его преимуществах на практике. Хотя не совсем все, ведь далее начнется перевод в КЭДО уже всех оставшихся кадровых процессов, а начнется он обязательно.
Чек-лист для тех, кто все еще сомневается
Визуализируйте мечту — комфортная работа без стопок бумаг, доходящих до офисного потолка.
Пообщайтесь с теми, кто уже пользуется КЭДО.
Получите представление о том, как работает система, пользуясь «LDM.КЭДО» — можете получить демодоступ (переход в открытую форму).
Наметьте поэтапное внедрение — начните с «цифровизации» ограниченного числа пользователей, чтобы проверить, подходит ли система вам.
LDM.КЭДО
Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KPaLG
Начать дискуссию