Рассказываем, как внедрение системы электронного документооборота (СЭД) помогает предприятию расти и развиваться, на чем можно сэкономить, переведя процесс «в цифру», и какие препятствия могут встать на пути к реализации этой идеи.
Современное производственное предприятие, вне зависимости от объема его мощностей и масштаба, имеет достаточно сложную и разветвленную структуру.
Каждый час и каждую минуту внутри этого «организма» происходит целый ряд процессов, в том числе, в сфере документооборота. В большом количестве документы согласовываются, подписываются, пересылаются — это различные договоры, накладные, акты, заявки. По мере роста и развития предприятия оптимизировать процессы, связанные с документооборотом, становится все сложнее. И именно в этот момент на помощь приходит СЭД.
Система электронного документооборота — это полный цикл взаимодействия с документами в цифровом формате. Процесс охватывает все этапы, начиная с создания документа и его обработки, и заканчивая отправкой на хранение в архив.
Как происходит процесс передачи документов внутри предприятия? Посредством локальных сетей и интернета, а также специализированного ПО, рабочих станций. Что касается заверения документов, то для этого в СЭД используется ЭЦП — электронная цифровая подпись.
Какие документы согласовываются в СЭД производственного предприятия
Современные системы электронного документооборота легко адаптируются под любые бизнес-процессы, происходящие в компании. Они «подстраиваются» под ее специфику и потребности: интеграция СЭД обеспечивает такую возможность.
Если речь идет о производственном предприятии, то еще на этапе проектирования СЭД предусматривается возможность перевода «в цифру» следующих документов:
Накладные.
Счета.
Акты сверки.
Доверенности и счета-фактуры.
Графики поставок продукции, материалов, сырья.
Каталоги продукции для клиентов предприятия.
Документация — технологическая и конструкторская, с описанием характеристик выпускаемой продукции.
Уведомления об отгрузке, приемке;
Отчеты о реализации продукции.
Некоторые из перечисленных документов имеют свою специфику, и если возможность работы со счетами и накладными «в цифре» предусмотрена практически в любой СЭД по умолчанию, то для перевода в электронный формат графика поставок или, например, конструкторской документации важно учесть особенности согласования таких документов, требования к их хранению и другие моменты.
LDM.КЭДО
Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства
Жизненный цикл цифрового документа
Каждый документ в СЭД имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Это универсальная схема, которая может применяться, в том числе, и на промышленных предприятиях.
Выглядит эта схема так:
Создание документа — в СЭД это можно сделать достаточно оперативно благодаря тому, что в систему можно загрузить заранее утвержденные предприятием шаблоны документов.
Передача документа — обеспечивается мгновенно, буквально одним нажатием кнопки.
Рассмотрение и согласование — происходит аналогичным образом: мгновенно, в пару «кликов» мыши.
Отправка на хранение — документ «уходит» в электронную базу, где его при необходимости будет легко найти и просмотреть.
Каждый из этапов жизненного цикла документа в СЭД может наглядно продемонстрировать преимущества электронного документооборота перед привычным, бумажным. Так, взаимодействие с документацией «в цифре» происходит в разы быстрее, чем обычно — как минимум потому, что сотрудникам не нужно никуда ходить, проводить время в ожидании и тратить его на подпись большого количества бумаг шариковой ручкой.
Таким образом, экономятся наиболее ценные для предприятия ресурсы — время специалистов и, как это ни странно, бумага: на ее закупку производства ежегодно тратят внушительные средства.
Препятствия на пути к внедрению
Система электронного документооборота на производственном предприятии внедряется и работает по понятным принципам — по крайней мере, в теории. На практике же на этапе внедрения приходится сталкиваться с целым рядом сложностей, и именно они становятся препятствиями на пути к оптимизации.
Одно из наиболее серьезных препятствий – человеческий фактор. Для того чтобы использовать СЭД эффективно, сотрудники должны иметь хотя бы минимальное представление о том, как взаимодействовать с компьютером и интернетом.
На современных производственных предприятиях есть специалисты, которые по-прежнему «на вы» с любой техникой и предпочитают работать по тем же схемам, что и 20, а то и 30 лет назад. К любым технологическим новинкам они относятся как минимум настороженно, и такое отношение демонстрируют не только рядовые сотрудники, но иногда и руководители.
Впрочем, преодолеть это препятствие можно, и самый эффективный способ — это информирование.
Чем больше сотрудники предприятия знают о СЭД, чем более наглядное представление они получают о ее функционировании, тем быстрее они становятся лояльными к системе.
Свою роль играют и успешные кейсы внедрения СЭД на других предприятиях — положительный пример вдохновляет, заинтересовывает и в итоге мотивирует к переходу на электронный документооборот.
Достаточно эффективный метод повышения лояльности сотрудников производственных предприятий к СЭД — это работа так называемого «амбассадора» системы. Из числа специалистов выбирается тот, кто готов рассказывать о преимуществах перевода документооборота «в цифру» и наглядно демонстрировать их.
Практика показывает: если такой специалист имеет в коллективе авторитет, то в скором времени ему удается заинтересовать коллег и перевести их «на светлую сторону» - то есть, к использованию СЭД.
Как это работает на практике
Наиболее наглядное и полное представление о том, как работает СЭД на производственном предприятии, как внедряется система, можно получить на практике, из реального кейса. Один из актуальных примеров — успешное внедрение системы электронного документооборота LDM.Express в ООО «Агроинновация».
Справка: LDM.Express — российская система документооборота для производственных предприятий, разработанная на базе ECM-платформы LANIT Document Management.
ООО «Агроинновация» — один из лидеров агропромышленного сектора в России. Предприятие работает в формате полного цикла «от поля до прилавка». Оно интенсивно развивается и масштабируется, однако до недавнего времени у компании были сложности с документооборотом.
Фиксировались трудности с обменом информацией между филиалами, не было единого канала коммуникации, а сами документы на определенных этапах маршрута попросту терялись. Необходимость в оптимизации документооборота и в его переводе «в цифру» стала очевидной.
Проанализировав решения, представленные на рынке, руководство ООО «Агроинновация» остановило выбор на системе LDM.Express. Среди аргументов в пользу этого решения озвучивались следующие преимущества системы:
Возможность согласования договоров в электронном виде.
Опция по постановке задач и контроля их исполнения.
Электронный архив документов предприятия.
Размещение СЭД на серверах компании.
Оперативность внедрения и гибкость настроек решения.
Решение входит в Реестр Российского программного обеспечения и может использоваться в рамках импортозамещения.
Внедрение СЭД LDM.Express на предприятии «Агроинновация» осуществлялось поэтапно, однако заняло минимум времени. Вскоре стали заметны и первые результаты:
Снизилось количество утерянных документов.
Повысилось качество коммуникации внутри компании.
Процесс согласования документов ускорился в 4 раза.
Появился единый канал коммуникации для специалистов, взаимодействующих с документами.
Таким образом, внедрение LDM.Express позволило решить все задачи, которые озвучивались еще на этапе выбора СЭД, стало важным шагом на пути к оптимизации основных процессов, происходящих на предприятии.
LDM.Express — пример системы электронного документооборота, «заточенной» под потребности и специфику современного производства. СЭД без проблем адаптируется и настраивается с учетом конкретных задач, особенностей работы предприятия. Что именно и как можно оптимизировать с помощью такой системы, какие процессы можно настроить и упростить? Вы можете узнать об этом, познакомившись с LDM.Express более детально — по ссылке. Также можно записаться на демонстрацию: Ldm-platform@lanit.ru.
Как выбрать систему электронного документооборота?
Забирайте обзор систем СЭД, чтобы выбрать лучший!
Оставьте контакты, вышлем обзор вам на e-mail:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8Jt32B
Начать дискуссию