ЛНА для КЭДО: как перевести кадровые процессы в электронный вид по закону

Что нужно для перехода на электронный кадровый документооборот

После того, как в компании приняли решение о внедрении КЭДО и выбрали подходящую информационную систему, приходит время локально-нормативных актов — без них работа с электронными кадровыми документами не будет законной.

Согласно ст. 22.2 ТК необходимый минимум ЛНА для КЭДО состоит из четырех основных документов:

• Положение о переходе на электронное кадровое делопроизводство;

• Уведомление о переходе на КЭДО;

• Согласие с переходом на КЭДО;

• Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи (УНЭП или ПЭП).

Рассмотрим каждый документ отдельно.

Положение о переходе на КЭДО + Приказ

В Положении о КЭДО работодатель фиксирует основные правила перехода на кадровый электронный документооборот.

Включает в себя:

• Информацию о системе КЭДО — ее название, особенности;

• Правила доступа к системе электронного кадрового документооборота и работы с ней;

• Документы, которые переводят в электронный вид;

• Список должностей сотрудников, которые переходят на КЭДО, а также срок их уведомления;

• Дата старта КЭДО;

• Правила проверки электронных подписей.

Важно! Трудовой кодекс не устанавливает строгую форму и требования к Положению, так что работодатель имеет право разработать собственный формат ЛНА, не противоречащий ст. 22.2 ТК.

Приказ о переходе на КЭДО

Приказ нужен для того, чтобы утвердить Положение о переходе на КЭДО, подтвердить начало процесса и назначить ответственных. 

Включает в себя:

• Дату начала действия Положения;

• Информацию о внедрении системы кадрового электронного документооборота;

• Список ответственных сотрудников;

• Перечень подготовительных мероприятий;

• Инструкцию для сотрудников по переходу на КЭДО.

Документ, подтверждающий ознакомление сотрудников с ЛНА

После того, как сотрудник ознакомился с Положением и Приказом, работодатель должен зафиксировать этот факт письменно и попросить работника расписаться: в журнале ознакомления с локально-нормативными актами, на отдельном листе ознакомления или в уведомление о переходе на КЭДО. 

Включает в себя:

• Название ЛНА (положение или приказ);

• ФИО сотрудника, который ознакомился с ЛНА;

• Подпись сотрудника;

• Дата подписания;

• ФИО и подпись сотрудника, ответственного за ознакомление с ЛНА.

Согласие с переходом на электронный кадровый документооборот

Свое добровольное согласие с тем, что теперь кадровые документы будут оформляться в электронном виде, сотрудник должен дать письменно. 

Важно! Если сотрудник отказывается переходить на КЭДО, принуждать его нельзя. В этом случае его документы, в отличие от документов его коллег, придется и дальше вести на бумаге (ст. 22.2 ТК). 

Включает в себя:

• Информацию о работодателе;

• ФИО, должность и подпись сотрудника;

• Дату подписания и дату перехода на КЭДО. 

Уведомление о переходе на КЭДО

Кроме Положения, которое закрепляет порядок электронного кадрового документооборота, работодатель должен отдельно уведомить сотрудников о начале работы с КЭДО. В этом же уведомлении сотрудника просят подписать свое согласие с переходом. 

Включает в себя:

• Цель и причины перехода;

• Список кадровых документов в электронном виде;

• Права и обязанности работников в связи с переходом на электронный кадровый документооборот;

• Правила подписания согласия сотрудником.

Согласие на обработку и передачу персональных данных разработчику системы КЭДО

Если система КЭДО устанавливается на серверах работодателя, то такой документ не нужен. А вот если компания выбрала для себя облачное решение, то у сотрудников дополнительно придется взять согласие на то, что их персональные данные будет «видеть» и владелец облака.

Включает в себя:

• ФИО и должность сотрудника;

• Информацию о работодателе;

• Список персональных данных, которые будут обрабатывать и передавать третьему лицу;

• Цель обработки и передачи данных;

• Информацию о системе;

• Права и обязанности сторон;

• Подпись сотрудника и дату подписания.

Соглашение об использовании электронной подписи

Переходя на КЭДО, сотрудник начинает подписывать документы своей электронной подписью, а работодатель — своей.

В рамках электронного кадрового документооборота используют квалифицированные (КЭП), не квалифицированные (НЭП) и простые электронные подписи (ПЭП). Также можно использовать Госключ. 

Важно! Какую бы подпись для КЭДО ни выбрали в компании, расходы на ее получение и использование должен взять на себя работодатель, а не сам сотрудник (ст. 22.2 ТК).

Включает в себя:

• Информацию о работодателе;

• ФИО и должность сотрудника;

• Список электронных подписей для КЭДО;

• Правила получения и работы с электронной подписью;

• Обязанности сторон по обеспечению безопасности подписи;

• Порядок проверки подлинности подписи;

• Ответственность сторон;

• Подпись сотрудника и дата подписания.

Мы подготовили готовые шаблоны четырех основных ЛНА для перехода на КЭДО — вам достаточно просто внести в них свои данные. Оставляйте заявку и мы бесплатно поделимся документами. 

Заполните форму для получения шаблонов основных ЛНА

Оставьте контакты, пришлем шаблоны вам на почту

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KVCRv