Что нужно для перехода на электронный кадровый документооборот
После того, как в компании приняли решение о внедрении КЭДО и выбрали подходящую информационную систему, приходит время локально-нормативных актов — без них работа с электронными кадровыми документами не будет законной.
Согласно ст. 22.2 ТК необходимый минимум ЛНА для КЭДО состоит из четырех основных документов:
Положение о переходе на электронное кадровое делопроизводство;
Уведомление о переходе на КЭДО;
Согласие с переходом на КЭДО;
Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи (УНЭП или ПЭП).
Дополнительно работодатель может разработать приказ о переходе на КЭДО и взять у сотрудников согласие на обработку и передачу персональных данных — если система КЭДО находится в облаке вендора. Кроме этого, с Положением сотрудников надо ознакомить под подпись.
Рассмотрим каждый документ отдельно.
Положение о переходе на КЭДО + Приказ
В Положении о КЭДО работодатель фиксирует основные правила перехода на кадровый электронный документооборот.
Включает в себя:
Информацию о системе КЭДО — ее название, особенности;
Правила доступа к системе электронного кадрового документооборота и работы с ней;
Документы, которые переводят в электронный вид;
Список должностей сотрудников, которые переходят на КЭДО, а также срок их уведомления;
Дата старта КЭДО;
Правила проверки электронных подписей.
Важно! Трудовой кодекс не устанавливает строгую форму и требования к Положению, так что работодатель имеет право разработать собственный формат ЛНА, не противоречащий ст. 22.2 ТК.
Приказ о переходе на КЭДО
Приказ нужен для того, чтобы утвердить Положение о переходе на КЭДО, подтвердить начало процесса и назначить ответственных.
Включает в себя:
Дату начала действия Положения;
Информацию о внедрении системы кадрового электронного документооборота;
Список ответственных сотрудников;
Перечень подготовительных мероприятий;
Инструкцию для сотрудников по переходу на КЭДО.
Документ, подтверждающий ознакомление сотрудников с ЛНА
После того, как сотрудник ознакомился с Положением и Приказом, работодатель должен зафиксировать этот факт письменно и попросить работника расписаться: в журнале ознакомления с локально-нормативными актами, на отдельном листе ознакомления или в уведомление о переходе на КЭДО.
Включает в себя:
Название ЛНА (положение или приказ);
ФИО сотрудника, который ознакомился с ЛНА;
Подпись сотрудника;
Дата подписания;
ФИО и подпись сотрудника, ответственного за ознакомление с ЛНА.
Согласие с переходом на электронный кадровый документооборот
Свое добровольное согласие с тем, что теперь кадровые документы будут оформляться в электронном виде, сотрудник должен дать письменно.
Важно! Если сотрудник отказывается переходить на КЭДО, принуждать его нельзя. В этом случае его документы, в отличие от документов его коллег, придется и дальше вести на бумаге (ст. 22.2 ТК).
Включает в себя:
Информацию о работодателе;
ФИО, должность и подпись сотрудника;
Дату подписания и дату перехода на КЭДО.
Уведомление о переходе на КЭДО
Кроме Положения, которое закрепляет порядок электронного кадрового документооборота, работодатель должен отдельно уведомить сотрудников о начале работы с КЭДО. В этом же уведомлении сотрудника просят подписать свое согласие с переходом.
Включает в себя:
Цель и причины перехода;
Список кадровых документов в электронном виде;
Права и обязанности работников в связи с переходом на электронный кадровый документооборот;
Правила подписания согласия сотрудником.
Согласие на обработку и передачу персональных данных разработчику системы КЭДО
Если система КЭДО устанавливается на серверах работодателя, то такой документ не нужен. А вот если компания выбрала для себя облачное решение, то у сотрудников дополнительно придется взять согласие на то, что их персональные данные будет «видеть» и владелец облака.
Включает в себя:
ФИО и должность сотрудника;
Информацию о работодателе;
Список персональных данных, которые будут обрабатывать и передавать третьему лицу;
Цель обработки и передачи данных;
Информацию о системе;
Права и обязанности сторон;
Подпись сотрудника и дату подписания.
Соглашение об использовании электронной подписи
Переходя на КЭДО, сотрудник начинает подписывать документы своей электронной подписью, а работодатель — своей.
Чтобы зафиксировать порядок такого взаимодействия, и создают Соглашение об использовании электронной подписи.
В рамках электронного кадрового документооборота используют квалифицированные (КЭП), не квалифицированные (НЭП) и простые электронные подписи (ПЭП). Также можно использовать Госключ.
Важно! Какую бы подпись для КЭДО ни выбрали в компании, расходы на ее получение и использование должен взять на себя работодатель, а не сам сотрудник (ст. 22.2 ТК).
Включает в себя:
Информацию о работодателе;
ФИО и должность сотрудника;
Список электронных подписей для КЭДО;
Правила получения и работы с электронной подписью;
Обязанности сторон по обеспечению безопасности подписи;
Порядок проверки подлинности подписи;
Ответственность сторон;
Подпись сотрудника и дата подписания.
Мы подготовили готовые шаблоны четырех основных ЛНА для перехода на КЭДО — вам достаточно просто внести в них свои данные. Оставляйте заявку и мы бесплатно поделимся документами.
Заполните форму для получения шаблонов основных ЛНА
Оставьте контакты, пришлем шаблоны вам на почту
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KVCRv
Начать дискуссию