Однако большинство компаний до сих пор работает с документацией в бумажном формате. Это влечет за собой финансовые издержки, не говоря уже о том, сколько времени и сил тратят юристы на все процессы.
В статье мы расскажем, что такое СЭД, и как юристам с ее помощью выстроить безопасную и слаженную работу с документами.
Проблемы документооборота без СЭД
Система электронного документооборота (сокращенно СЭД) — это решение, которое отвечает за делопроизводство компании. В нем можно не только создавать и подписывать документы, но и вести архив, учет входящих и исходящих файлов.
Особенно полезна СЭД для юристов, так как большая часть их деятельности завязана на документообороте организации. В их основные обязанности входят:
разработка договоров, актов, положений и других документов;
работа с дополнительными соглашениями и приложениями;
проведение правовых аудитов ЛНА;
работа с судебными исками;
ведение реестров договоров и доверенностей;
представление интересов компании во время проверок – не просто поддержка начальства, а полноценная работа с документацией: учредительными документами, лицензиями и т.д.
В общем, куча бумаг, в которых порой сложно ориентироваться. Одна проверка отнимает у юриста все рабочее время, выдергивая специалиста из остальных процессов.
В такой ситуации тяжело переключаться между задачами и контролировать их выполнение. Также велик риск возникновения ошибок, что чревато компании крупными финансовыми потерями или уголовной ответственностью.
Давайте рассмотрим на примере: в компании ООО «Вишенка» работает юрист, через него ежедневно проходит куча бумаг, которые нужно согласовать или подписать. Это его обязанности. Но вот нагрянула проверка, юрист носится с документацией, защищает права директоров и активно участвует в процессе. Параллельно его попросили оформить договор. В силу человеческого фактора он допускает ошибку в графе «Сроки завершения платежа». Как итог — возникает конфликт с партнером, компания несет финансовые потери, а юрист лишается работы.
Ситуация патовая для всех сторон. Можно ли ее избежать? Можно, если перейти на систему электронного документооборота.
Чем юристу полезна СЭД
В интересах компании упростить юристам работу и систематизировать документооборот.
Вместо монотонных и рутинных процессов специалист сможет заняться более важными для организации задачами.
Цифровизация документооборота позволит юристам:
создавать шаблоны стандартных документов;
автоматизировать заполнение полей документов данными сотрудников;
ускорить согласование документации – особенно актуально для крупных компаний с несколькими филиалами;
контролировать статусы документов и т.д.
Решение LDM.Документооборот
LDM.Документооборот — это российская система внутреннего электронного документооборота для средних и крупных организаций. В ней можно управлять договорами, следить за отчетами и аналитикой, а также вести учет всех внутренних документов компании.
Наш продукт позволит вам быстро находить документы внутри системы благодаря полнотекстовому и атрибутивному поиску, что крайне важно для юристов. Система обеспечивает безопасность всей документации и исключает вероятность потери или утечки конфиденциальных данных.
Оцените возможности LDM.Документооборот на практике
Вы можете записаться на демонстрацию системы:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KVePS
Начать дискуссию