Как благодаря Legium.io получить подписанную первичку от контрагентов?

Десятки, сотни и тысячи актов не подписаны контрагентами.

Десятки, сотни и тысячи часов потеряны, чтобы добиться хотя бы скана подписанных документов.

Десятки, сотни и тысячи... тысяч рублей потрачены, чтобы регулярно получать подписанные акты, но получать их... не получается.

Что будет, если контрагент не пришлет подписанный акт?

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом.

Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки в первичке или ее отсутствие, компанию могут оштрафовать:

• 10 000 рублей при разовом нарушении;
• 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

Помимо санкций, ФНС может исключить из расходов компании спорную операцию, которая не подтверждена документально.

Как заставить контрагента прислать подписанный акт?

Силой!

Не платить, угрожать, звонить и требовать. Кто-то даже судом пугает, ведь если акт не подписан - работы не выполнены, услуги не оказаны.

Но поставьте себя на место вашего контрагента.

К сожалению, даже подписание скана документа отнимает значительное время и средства у маленькой компании или предпринимателя-одиночки:

• распечатать;
• подписать и поставить печать;
• отсканировать;
• отправить письмо.

Подписание каждого документа таким образом занимает примерно 30 минут. Если у тебя около 20 актов, на подписание и отправку актов уйдет почти весь день. К тому же юридическая значимость такого подписанного скана весьма спорна.

А если делать все по правилам: подписывать и отправлять бумажный документ, процесс затянется на несколько дней. Какое-то глупое занятие, на которое не хочется тратить время, не правда ли?

Потому контрагенту проще проигнорировать вашу просьбу прислать подписанный акт.

Единственный механизм, который позволяет наладить документооборот - электронный документооборот. Вы направляете акт на подпись контрагенту, он подписывает его своей электронной подписью, все довольны и счастливы?

Нет.

По нашим исследованиям, если число контрагентов, готовых перейти с вами на электронный документооборот больше 15%, значит вы либо Х5 Retail Group, либо Сибур...

Почему контрагенты не любят электронный документооборот? 

Причин множество:

• Нужно заплатить за выпуск сертификата;
• Нужно ехать в удостоверяющий центр;
• Нужно настроить саму электронную подпись;
• Нужно подключить систему электронного документооборота.

Если объединить все эти причины в одну: электронное подписание документов - это долго. Маленькая компания или предприниматель-одиночка просто не хочет тратить драгоценное время.

Даже СКБ Контур - удостоверяющий центр и оператор системы ЭДО Диадок, все понимает:

Что же делать-то?

Единственный способ законно подписать электронный документ за 5 секунд - сервис Legium.io.

Это не электронная подпись в классическом понимании, потому что нет флешек, токенов, настроек, а регистрация происходит дистанционно.

Это не система документооборота в классическом понимании, потому что достаточно отправить контрагенту ссылку на подписание акта и он подпишет его даже с телефона.

Это как современный клиент-банк, только для документов. Чтобы поставить подпись достаточно нажать кнопку и ввести одноразовый код.

Legium.io - это точно законно?

• Дистанционная идентификация;
• Отсутствие настроек;
• Подпись по одной кнопке;
• Бесплатно!

Как сказал нам один IT гигант:

Даже для нас это звучит, как магия.

И да, это законно.

Возможность дистанционного подписания документов предусмотрена Гражданским кодексом.

Согласно ст. 160 ГК РФ письменная форма электронной сделки считается соблюденной, если любым техническим способом можно установить, воля какого лица направлена на подписание документа.

То есть, если мы точно знаем, что Иванов Иван Иванович, который сделал селфи с паспортом, сел за руль каршеринговой машины, мы можем смело штрафовать его, а не Яндекс.Драйв.

Аналогично, если ПАО "Газпром" оплатило верификационный платеж на символическую сумму в timepad.ru или mcn.ru, договор считается заключенным.

В Legium.io, физическое лицо делает селфи с паспортом, ИП или компания оплачивают 1 руб. с расчетного счета, авторизуясь и присоединяясь к оферте и условиям использования сервиса.

С точки зрения "Закона об электронной подписи", Legium.io - это усиленная неквалифицированная электронная подпись. Примерно такие же используют банки для подписания платежных поручений в клиент-банках и абсолютно законны.

Судебная практика единообразно полагает, что направление абоненту на телефонный номер sms-сообщения с указанием индивидуального пароля является подтверждением авторства и легитимности электронных документов

Например, Постановление 8 ААС от 25.07.2017 по делу № А70-1038/2017, Постановление 13 ААС от 08.12.2016 по делу № А56-5002/2016

Хорошо, в судах все будет в порядке, а как насчет налоговой?

Наша с вами цель - подписанная первичная документация, а значит ключевой вопрос:

Адекватно ли налоговая принимает документы, подписанные через Legium.io?

Да, наши клиенты много раз обращались в региональные Управления налоговой службы, и ответы всегда были позитивный.

Кроме того, Министерство финансов и Федеральная налоговая служба не раз высказали свою позицию по поводу электронного подписания первичных документов.

Организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи

Письмо Минфина России от 05.05.2015 N 07-01-06/25701.

Согласно статье 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами

Оценка правомерности применения конкретных технологий создания электронной подписи, к компетенции ФНС России не относится.

В случае истребования в рамках налоговых проверок документы представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью".

Письмо ФНС от 20 февраля 2018 г. № ЕД-4-15/3372

Так все-таки, как получать подписанную первичку от всех контрагентов?

Зайдите на Legium.io и зарегистрируйтесь - это займет всего пару минут и у вас больше не будет никаких проблем с первичкой. Регистрация абсолютно бесплатна и после подтверждения профиля у вас будет 7 дней бесплатного использования

Оставьте свои контакты, наш самый вежливый и внимательный менеджер позвонит вам и ответит на все вопросы.