Оплата удаленным сотрудникам: какие схемы подходят для релокации и что выбрать

По данным Росстата, за 2022 год из России уехали более 290 тыс. человек. Многие из них – сотрудники российских компаний. Это IT-специалисты, разработчики, аналитики, которые готовы продолжать сотрудничество в удаленном формате.Трудовой кодекс в статье 312 разрешает дистанционный формат работы, поэтому компании поддерживают трудовые отношения с удаленными сотрудниками.

Но сразу возникает вопрос: а что делать с документами, договором и оплатой работы, если работник находится за границей?

В статье разберем, как сейчас сотрудничать с удаленными исполнителями, что нужно для обмена документами и как происходит оплата удаленных сотрудников.

А можно ли сотрудничать с работниками после релокейта

В законодательстве нет ограничений на трудовые отношения с работником, который переехал в другую страну. Но проблемы могут возникнуть, если штатный исполнитель перестал быть налоговым резидентом России.

Когда сотрудник теряет этот статус, то вся ответственность за уплату НДФЛ переходит на него. Если компания продолжает оплачивать налоги в размере 13% вместо 30%, то у налоговой возникнут вопросы. ФНС автоматически получает информацию о всех, кто находится за границей дольше положенного срока.

Поэтому компании не смогут скрыть факт изменения налогового статуса своего работника, и тогда придется отчитываться перед ФНС по статье 24 НК.

Что делать с документами и договорами

Если в трудовом договоре указано, что сотрудник может работать дистанционно, то документы и договор менять не нужно. Или если работник во время поездки точно не потеряет статус налогового президент РФ и вскоре вернется назад. Во всех остальных случаях компания должна задокументировать этот факт.

Если работодатель этого не сделает, то тем самым он нарушит трудовое законодательство и нормативные правовые акты. Сначала прилетит штраф в размере 50 - 100 тысяч рублей по ст. 5.27 ч.4 КоАП. А дальше последствия могут быть хуже.

Для продолжения рабочих отношений нужно выбрать один из вариантов:

• длительная командировка сотрудника за границей;

• переход на договор гражданско-правового характера (ГПХ);

• оформление удаленных сотрудников за границей;

• аутстаффинг.

В каком формате работать с удаленными сотрудниками

Как мы и сказали, есть несколько вариантов работать с сотрудниками, которые переехали в другую страну.

1. Командировка за границей

Компания может отправить сотрудника в длительную командировку. Для этого нужно оформить служебное задание, приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение. В этом случае за работником сохраняется рабочее место, он продолжает сотрудничать по трудовому договору и получать оплату.

Но важно учесть следующий момент: если во время командировки работник теряет статус налогового резидента РФ, то работодателю придётся платить налоги за сотрудника в размере 30%, а не 13%. Такой случай рассматривается в письме ФНС России от 13.08.2021 № СД-4-11/11455.

2. Договор ГПХ с физлицом

Самый безопасный вариант для компаний. Не важно, в какой стране находится работник – этот договор будет действителен. С ним можно будет продолжить трудовые отношения и сохранить свой кадровый резерв. Отлично подойдет в том случае, если сотрудники релоцировались на недолгое время. Минусы такого формата – новая административная нагрузка, с которой мало кто из HR и руководителей умеет работать.

Еще одна сложность – вывод средств. Оплата удаленных сотрудников происходит по этому договору, например, на банковскую карту. Но не в каждой стране есть возможность вывести деньги с карты или отправить их на другой счет.

3. Оформление сотрудников за границей

Компания может открыть юридические счета в других странах, проще это будет сделать в Казахстане, Мальте, Кипре, ОАЭ и других. Это сохранит трудовые отношения с сотрудниками и решит вопрос с оплатой. Плюсом к этому у компании появится возможность выйти на иностранный рынок и масштабироваться.

Но такой вариант – игра вдолгую. Счета в других странах оформляются долго, и требуют работы с документацией, регистрацией, изменением системы налогообложения. Да, оплата удаленных сотрудников станет проще и вопрос с договором решится, но только спустя несколько месяцев.

4. Аутстаффинг

В сфере дистанционной работы такой формат работы практикуется уже давно. В этом случае компания выводит из штата своих удаленных сотрудников и берет новых через аутстаффтинг, нанимая сторонних специалистов, с которыми не нужно решать кадровые вопросы.

Минус такого формата – аутстаффинг или «заемный труд» запрещен по статье 56.1 ТК. Кроме этого, дорого нанимать иностранного сотрудника. Не все компании хотят заменить своих действующих сотрудников, плюс новый человек может не подойти по уровню квалификации.

Как отправлять деньги сотруднику за границей

После релокации работников не понятно, как будет происходить оплата удаленной работы сотрудников.

Рассмотрим несколько вариантов.

Карта МИР

Если работник переехал в Беларусь, Армению или Таджикистан, то компании могут отправлять оплату удаленным сотрудникам на карту «МИР». С этой карты можно снимать наличные и расплачиваться ею в торговых точках. В Беларуси карта будет работать без ограничений.

Через посредника

В некоторых странах, например, Грузии, ОАЭ, Турции, Бали и т.д. можно получить деньги через физического посредника. Эти люди принимают платеж на русскую карту и после этого отдают деньги в виде наличных в местной валюте. За свои услуги они берут небольшую комиссию.

Минус такого способа – сотруднику придется доверить свои деньги неизвестному человеку, и никто не может дать 100% гарантию, что человек с вашими деньгами приедет и передаст сумму.

Оплата криптовалютой

Такой способ оплаты удаленным сотрудникам популярен и используется во многих странах. Работодатель может напрямую отправить платеж работнику в крипте.

Оплата криптовалютой – рискованное дело. По ФЗ-259 от 31.07.2020 «О цифровых финансовых активах» такой вид платежей признан незаконным. По этому закону резиденты РФ не вправе принимать крипту в качестве оплаты за свою работу.

Сервис MadeTask

В России есть несколько сервисов, которые помогают компаниям отправлять оплату удаленным сотрудникам. Например, сервис Madetask не только решает проблему с платежами исполнителей за границей, но и помогает работодателям с документацией.

С чем помогает Madetask:

• Отправка и получение платежей практически в любую страну.

• Перевод без лимитов прямо на карту с конвертацией в любую валюту.

• Возможность работать с физлицом без статуса самозанятого.

• Массовые транзакции сразу нескольким работникам, с комиссией всего в 4-9%.

• Снижение налоговой нагрузки до 25%.

Оставьте заявку и попробуйте сервис бесплатно!

Проведите первый платеж на 100 000 рублей без комиссии.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Как работает Madetask

1. Заказчик пополняет баланс на сумму, которая включает в себя комиссию и НДС.

2. Ставит задачу исполнителю в таск-трекере.

3. Исполнитель получает задачу.

4. Сотрудник выполняет работу и отправляет ее заказчику.

5. Как только работодатель принимает задачу, деньги поступают на баланс исполнителя, после чего он может вывести деньги на банковскую карту практически любой страны в местной валюте.

6. И заказчик, и исполнитель получают закрывающие документы.

Сервис полностью берет на себя проблемы с документами – ни сотруднику, ни компании не нужно тратить время и деньги на отправку оригиналов.

Выводы

У работодателей с релоцированными сотрудниками не так много вариантов продолжения сотрудничества. На это влияет законодательство, сложности с оплатой, непонимание, в каком формате работать дальше.

Чтобы сохранить трудовые отношения, компаниям и исполнителям нужно сотрудничать через специальные сервисы. Они облегчат работу с документацией, помогут снизить налоговую нагрузку и обеспечат безопасное взаимодействие между работодателями и сотрудниками.