Как сократить затраты на кадровую службу?

Вместе с развитием современных рынков и промышленности, расширением торговых сетей и предприятий каждый владелец бизнеса и руководитель задумывается над автоматизацией того или иного направления бизнеса, что в итоге позволяет сократить рутинные операции и оптимизировать затраты, исключить влияние человеческого фактора на процессы компании.

Одним из неотъемлемых процессов любой организации является расчет и начисление заработной платы сотрудникам. Базовые операции по данному участку учета зачастую выполняются в рамках автоматизированных учетных систем.

Основные преимущества автоматизированных систем по расчету заработной платы: 

1. Автоматизация кадрового учета на предприятии в соответствии с ТК РФ. 
2. Удобный интерфейс и точность расчета заработной платы. 
3. Минимизация влияния человеческого фактора и количества ошибок при вводе данных кадрового учета. 
4. Гарантия точного соответствия данных кадрового учета, табельного учета, нарядов на сдельные и повременные работы. 
5. Своевременность и точность предоставляемой регламентированной отчетности. 

Предлагаем более подробно разобрать связь кадрового учета и процесса расчета заработной платы, какие проблемы возникают на большом объеме данных и какие затраты можно сократить при правильной организации и автоматизации процессов.

Расчет и начисление заработной платы производится на основании заполнения табеля учета рабочего времени. Табельный учет в организации ведется по всем работникам предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы. Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, неявок, прогулов, опозданий, учета сверхурочных работ и т.д. Далее более подробно рассмотрим кейсы автоматизации расчета и начисления заработной платы в части внедрения табеля учета рабочего времени для более глубокого понимания какого эффекта можно достичь по итогам автоматизации. 

Кейс. Розничная сеть магазинов 

Магазины объединены под одной торговой маркой и размещены в разных регионах страны или города, продают товары аналогичного ассортимента (продукты питания, одежда, техника, стройматериалы и т.д.), имеют общую службу закупок. Работа персонала магазинов организована посменно, средняя численность сотрудников магазина – 8-15 человек. Оплата труда сотрудника состоит из часовой тарифной ставки и бонусов. Так для продавца – это процент от его личных продаж, для директора – бонус за выполнение плана продаж и показателей магазина и т.д. Чтобы оперативно реагировать на недостаточность персонала для нормальной работы магазина (например, в случае одновременной болезни нескольких работников или их увольнения) практикуется привлечение персонала других магазинов сети.  

Среднее количество сотрудников отдела кадров и расчета заработной платы: 20 специалистов на 1000 сотрудников розничной сети. 

Задача: автоматизация распределения затрат на оплату труда по магазинам и расчет заработной платы сотрудников с учетом их подработок в “1С: Зарплата и управление персоналом КОРП 3.0”. 

Процесс ведения табеля учета рабочего времени до автоматизации: 

1. Учет рабочего времени и показателей системы мотивации (например, суммы личных продаж) фиксируется на месте в магазине ответственным сотрудником и передается в отдел кадров для заполнения в Eхcel.  
2. Перемещение сотрудников между магазинами фиксируется вручную постфактум по результату анализа данных табеля специалистом отдела кадров. 
3. Расчет бонусов по магазинам с учетом перемещений сотрудников выполняется вручную полуавтоматически в Eхcel с помощью формул. 
4. Итоговые данные по начислению бонусной части оплаты труда сотрудников переносятся вручную в учетную систему “1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.0”. При этом переносятся итоговые показатели, без разделения по подразделениям. 
5. Периодически специалистами кадрового и расчетного отделов допускаются ошибки в начислениях сотрудникам.  
6. Система оплаты труда не прозрачна для сотрудника – он не видит, как оплачиваются его подработки (сколько начислено за продажи и выходы на работу в другом магазине). Это демотивирует сотрудников и приводит к дополнительным расходам рабочего времени сотрудников отдела кадров и расчета персонала для разъяснения сотрудникам оснований их начислений. 
7. Оплата труда привлеченного персонала включается в расходы магазина при помощи операций, выполняемых вручную. 
8. Ошибки в учете рабочего времени могут приводить к нарушению требований ТК РФ. 

В результате автоматизации: 

1. Регламентированный табель учета рабочего времени заполняется автоматически с учетом отпусков, больничных, отгулов, прогулов, отработанного времени в праздничные и выходные дни. 
2. Автоматизировано распределение затрат на оплату труда сотрудников. 
3. Результаты начисления заработной платы прозрачны для сотрудника – он видит накопленную сумму бонусов в разрезе магазинов (подразделений) и начисленное вознаграждение.. 
4. Сокращение сотрудников кадрового и расчетного отдела: на 1000 сотрудников - 8 специалистов. 
5. Снижены риски несоблюдения ТК РФ. 
6. Выстроен алгоритм корректного ведения учета и расчета заработной платы. 
7. Отказ от ведения учета в Eхcel. 

Окупаемость проекта – 2 месяца. 

Выгоды и преимущества автоматизации процессов расчета заработной платы 

• Сокращение времени, которое тратят кадровики и расчетчики на выполнение рутинных операций. 
• Минимизация человеческого фактора - сокращение ошибок, которые допускаются кадровиками и расчетчиками при ведении учета на бумажных носителях и в электронных таблицах.
• Своевременная сдача регламентированной отчетности. Как следствие снижение затрат на уплату штрафов. 
• Повышение степени удовлетворенности сотрудников организаций за счет повышения прозрачности начислений и отсутствия ошибок расчета в них. 
• Сокращение количества кадровиков и расчетчиков в организации за счет автоматизации. Как следствие сокращение расходов на оплату труда.

*процент оптимизации издержек зависит от общего количества персонала и степени автоматизации учета внутри компании

Таким образом, по итогам автоматизации производственные предприятия и розничные сети могут оптимизировать процесс расчета заработной платы и при этом значительно сократить издержки на обеспечение неавтоматизированного участка учета. В качестве платформы для автоматизации в рамках вышеописанного кейса были использованы возможности системы “1С: Зарплата и управление персоналом”.

Обоснование выбора платформы при решении поставленных задач

Система “1С: Зарплата и управление персоналом” на российском рынке уже давно зарекомендовала себя как простая, надежная и гибкая. Основным преимуществом данной системы является сравнительно небольшая стоимость и возможность быстрого внедрения, возможности интеграции с другими учетными системами, сервисами и т.д., в том числе с программами удаленного контроля работы сотрудников, открытость платформы – возможность доработать систему под бизнес-процессы заказчика. 

Авторитетная площадка TAdviser - крупнейшая в России база знаний о технологиях, ИТ-проектах и профессионалах отрасли, содержит информацию о 2832 проектах внедрения систем HRM. Более трети из них – это внедрения HR-систем на базе платформы 1С, главным образом решений «1С: Зарплата и управление персоналом» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». В пятерку вендоров, чьи HRM-системы за весь период наблюдений TAdviser внедрялись чаще всего, также входят компании «Компас», «Галактика», SAP и «БОСС. Кадровые системы». Доля их решений превышает 76% в общем объеме HRM-проектов базы TAdviser.

Компания EFSOL предлагает услуги по автоматизации учета кадров и расчета оплаты труда путем внедрения и сопровождения продукта 1С: Зарплата и управление персоналом, который является наиболее востребованным на российском рынке и может использоваться как малыми организациями, так и компаниями более чем с 10 000 сотрудников.

Система обеспечена всеми необходимыми наборами инструментов для построения как самого простого учета до реализации уникальных особенностей предприятий в разных отраслях.

Кроме того, мы готовы предложить аутстаффинг команды разработчиков 1С для реализации этого и других проектов.