Всегда остро стоит вопрос о своевременном получении оригиналов первичных документов от поставщиков, т. е. до сдачи отчетности в ИФНС. Ведь от наличия первички напрямую зависит сумма налога к уплате, наличие дебиторской, кредиторской задолженностей и финансовый результат компании. И конечно, право на вычет по НДС!
Отражение документов, поступивших с опозданием приводит к необходимости корректировать отчетность, что привлекает внимание налоговиков.
Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать.
Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера.
Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень “дальновидным расчетом” – чтобы потом по этим документам не платить.
Компания должна для себя разработать мероприятия по сбору первичных документов, закрепить ответственных и предусмотреть контроль.
Сначала, немного о законодательных нормах.
В этом году принят ФСБУ 27/2021 для первички и бухгалтерского документооборота
Минфин РФ утвердил новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта, где закреплен новый порядок оформления, исправления и хранения первичной документации и регистров бухучёта.
Основные положения:
- документы следует составлять на русском языке. В первичке на иностранном языке должен присутствовать построчный перевод;
- все суммы в регистрах бухучёта надо указывать только в российских рублях;
- в стандарте закреплено такое понятие, как вид подписи для заверения электронной первички, вид подписи определяется по соглашению сторон;
- хранить документы следует в том виде, в котором они были составлены. Переводить документы бухучета, оформленные на бумажных носителях, в электронный формат для последующего хранения не допускается.
Вернемся к организации сбора первичных документов.
Основные этапы процесса:
- назначьте ответственных сотрудников;
- установите сроки возврата первичных документов (для реализации, например можно установить 2 месяца);
- регламентируйте процесс сбора и контроля возврата ( для эффективности, можно % по сбору первичных документов определить как один из KPI ответственного сотрудника.
Процесс сбора первичных документов достаточно громоздкий. Это связано с тем, что в обозначенных выше этапах нужен доступ к учетным данным. Надо иметь реестры недостающих документов. Их надо уметь формировать самостоятельно или запрашивать у бухгалтера. По мере предоставления и отражения документов в системе учета, реестры постоянно меняются. Как можно оперативно и с малыми человеческими ресурсами решить данную задачу?
Мы разработали собственное решение. С помощью нашего сервиса можно в любой момент и с любой точки сформировать реестры и отправить ответственному сотруднику или контрагенту.
Как решить проблему с помощью нашего СЕРВИСА?
Настройте систему напоминаний. Это должно быть плановой работой сотрудника, ответственного за полноту возврата документов. Все очень просто сделать, используя мобильное приложение МСОВ.Налоги.
- скачайте приложение, ссылка ниже;
- подключитесь к своей учетной системе по инструкции;
- смотрите список недостающих документов и как их сбор повлияет на сумму налогов;
- формируйте и отправляйте реестры с напоминанием о возврате В ДВА КЛИКА в любом месте, в любое время, используя любой удобный мессенджер.
Начать дискуссию