Кадровые документы: формируем личное дело иностранца

Кадровый ресурс является важнейшей частью любой компании, поэтому так важен его учет и полнота информации по каждому сотруднику.

Формирование личного дела сотрудника является обязательным только для госслужащих, согласно Указу Президента от 30.05.2005 № 609. Однако российские предприниматели уже давно увидели пользу в систематизации данных на каждого сотрудника и считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации.

Работодателям, привлекающим иностранных граждан, приходится прикреплять в личное дело и миграционные документы. Сегодня мы подробно расскажем о каких документах не стоит забывать, формируя личное дело иностранца.

Для формирования личного дела иностранного гражданина потребуются следующие документы: 

1. Паспорт и его нотариальный перевод. 
2. Документ, на основании которого иностранец легально находится в России (это может быть патент, свидетельство о предоставлении статуса беженца или временного убежища, вид на жительство или разрешение на временное проживание).
3. Регистрация по месту жительства (для иностранцев с видом на жительство и разрешением на временное проживание) Для остальных – миграционный учет.
4. Все оплаченные чеки по патенту (если иностранец находится в России на основании патента).
5. Полис ДМС/ОМС;
6. СНИЛС и ИНН (если их нет, то работодателю необходимо их оформить); 
7. Документы об образовании с переводом, если они не на русском языке. А в некоторых случаях – прошедшие легализацию.
8. Трудовая книжка (если ее нет, работодатель заводит ее самостоятельно, как любому впервые трудоустраиваемому гражданину РФ).
9. Личная медицинская книжка (если необходимо). 
10. Трудовой договор.
11. Документ, подтверждающий принятие госструктурами уведомления о приеме на работу (опись письма, отметка с входящим номером и т. д.).
12. Справка на вакцинацию от кори/антитела к кори*. 

 *_{Согласно постановлению Главного санитарного врача РФ от 07.11.2019 № 19 работодатели, принимающие на работу иностранных граждан, обязаны до 31 декабря 2020 провести иммунизацию мигрантов, которые не проходили вакцинацию.} 

Если организация не обеспечит сотрудникам вакцинацию, то получит штраф по ст. 6.3 КоАП РФ– нарушение законодательства в области обеспечения здоровья населения. Размеры штрафа – до 20 тыс. рублей, или приостановление работы организации на 3 месяца. 

Документы, которые подойдут: 

• прививочный сертификат с отметкой о вакцинации (если на иностранном языке – должен быть переведен); 
• справка о наличии антител в крови; 
• справка об отсутствии антител в крови и отказ иностранца от вакцинации. 

Документы воинского учета у иностранных граждан любого государства не требуются.

Правильно сформированное личное дело иностранного сотрудника — это, в первую очередь, безопасность работодателя в случае миграционной проверки.

Не хватает разрешительных документов или их легальность вызывает опасения? Проконсультируйтесь с юристами нашей компании +7 (812) 640-95-04, они ответят на все интересующие вас вопросы,

с уважением, «Альянс ТМ».