Зачем и как загружать прайсы в 1С?

Основное предназначение загрузки прайсов — иметь возможность сравнить предложения разных поставщиков и выбрать оптимального из них: по наличию, цене и срокам доставки.

В этом случае цены и остатки поставщиков видны в отчёте:

Либо на этапе выбора поставщика:

Плюс, настроенная загрузка прайсов открывает путь к получению дополнительных преимуществ: выгрузка в прайс поставщика, поиск по прайсам, загрузка и сравнение документов. Об этом в конце статьи. Некоторые компании используют автоматическую загрузку предложений поставщиков для расширения ассортимента своего сайта и работе в режиме дропшиппинга.

Иногда поставщики не скидывают прайсы, но готовы дать цены по запросу. Вы пишете им письмо со списком товаров, на которые они скинут вам текущие цены и доступность.

Тогда используется система сбора цен поставщиков. С помощью нее удобно отправлять запросы поставщикам о ценах и наличии, например в виде Excel-файла. А полученные в ответ файлы затем загружать в базу, в процессе сопоставляя их со своей номенклатурой.

По каждому товару система показывает все альтернативные предложения. Поставщика с лучшей ценой можно выбрать автоматически с возможностью последующей ручной корректировки.

Сопоставление наименований поставщика с товарами 1с

Товар в нашей базе и у каждого поставщика может именоваться совершенно по-разному. Повезёт, если поставщик укажет в своём прайсе штрихкод товара, тогда никаких проблем вообще не будет и как-таковое сопоставление вам не нужно.

Потребуется однократная несложная настройка, после которой актуальные цены и остатки ваших поставщиков всегда будут в вашей базе.

Но чаще штрихкодов у поставщика нет, но есть либо свой код либо наименование, не совпадающие с нашими наименованиями. В этом случае мы должны вручную или полуавтоматически сопоставить наименование (или код) товара у поставщика и в нашей базе.

Многим именно сопоставление видится главным препятствием в использовании автоматической загрузки прайсов.

На самом деле, ничего особо сложного в этой процедуре нет. Вот что пишет о своём опыте компания, использующая ручное сопоставление:

Мы сопоставляем номенклатуру поставщика не в момент загрузки прайсов, а при работе с отчётом. Если соответствие уже проставлено, то в строке товара заполнена колонка «Код поставщика». Для аналогов коды выводятся через запятую. Если я вижу, что ячейка пустая, то на втором мониторе открываю прайс поставщика, нахожу там этот товар и его код. Дальше кликаю дважды по ячейке, перехожу в справочник «Номенклатура поставщиков» и добавляю этот год.

Для меня это проще и наглядней, можно делать сопоставление постоянно, по ходу заказа или анализа продаж.

Владимир, магазин «Радиомир»

Сопоставление может быть сделано и в полуавтоматическом режиме, сравнивая фрагменты наименования товаров у поставщика и в базе:

Расписания и альтернативные источники загрузки

Чтобы использовать возможность автоматического сравнения цен разных поставщиков, информация об их остатках и ценах должна обновляться в базе 1с регулярно.

Для этого используется система загрузки по расписанию:

Для каждого источника получения прайс-листа задаётся свой график загрузки.

В качестве источника обычно используется Эксель-файл, присланный поставщиков и сохранённый на диске. Но лучше настроить прямую загрузку файлов с почты либо с сайта поставщика, избегая ручной работы пользователя. Если поставщик не даётся прайс-лист в Эксель, но имеет сайт с актуальными ценами и остатками, нужно настроить парсер, который преобразует информацию на его сайте в Эксель-файл, пригодный для загрузки.

Выгрузка в прайс поставщика

Поставщики иногда требуют присылать им заказы через заполнение колонки «заказ» в их огромном прайсе. Можно вносить количество вручную, но это долго. Автоматически делается гораздо быстрее.

При выгрузке используется та же настройка, что и для загрузки прайсов. Т.е. никаких особых дополнительных манипуляций не требуется.

Когда настройка задана, выгрузка производится нажатием одной кнопки:

Сравнение и загрузка накладных

Отправляя заказ поставщику, мы в ответ получаем счёт на оплату. Знакомая ситуация. Но очень часто присланный счёт отличается от того, что мы заказали. Какой-то товар у поставщика закончился и в счёт он нам его не включает или включает в меньшем количестве. Некоторые товары заменяет на аналоги. Редко, но иногда вообще добавляет то, что мы не заказывали.

Настроив загрузку прайсов, вам не составит труда разобраться и со сравнением и загрузкой накладных.

Поиск по прайсам

Когда один и тот же товар есть у разных поставщиков необходимо выбрать лучшего из них.

Но искать товары, открывая каждый прайс по отдельности, муторно и утомительно. К тому же часть прайсов может остаться непроверенной. Чтобы сэкономить время, используйте встроенный в помощник закупок поиск по прайсам. Искать можно как по наименованию, так и артикулу товара.