Кадровый учет

Как составить график отпусков

Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.
Как составить график отпусков

Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:

  • среднесписочная численность — до 15 человек;
  • доходы — до 120 млн рублей.

У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.

Сроки составления

График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день. 

График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.

Какие отпуска и каких работников включают в график 

В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:

  1. Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней. 
  2. Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.

В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.

График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.

У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:

Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление. 

Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:

  • женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ); 
  • усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев (абз. 3 ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями (п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г.);
  • работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
  • внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.

В график не нужно включать:

  • работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
  • исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает. 

Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Как оформить график отпусков

Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель. 

Порядок оформления

Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части. 

На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.

При составлении нужно проанализировать:

  • не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
  • не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии. 

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней. 

В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.

Форма документа

Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7, утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми. 

Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта. 

Заполнение формы № Т-7

В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.

В табличной части указывают сведения по каждому работнику:

  • графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
  • графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
  • графа 3 — его ФИО;
  • графа 4 — табельный номер;
  • графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
  • графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска. 

Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.

Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.

Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.

Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.

Кто подписывает 

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.

Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.

Как ознакомить работников с графиком отпусков

В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:

  • сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
  • в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
  • вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.

Можно ли менять график в течение года

Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:

  • отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
  • работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
  • отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.

При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:

  • графу 8 «Основание (документ)»;
  • графа 9 «Дата предполагаемого отпуска».

В графе «Примечание» вписывают причину переноса.

В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.

Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков

За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:

  • штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
  • штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.

Моё дело Профбухгалтер

Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок

 

Начать дискуссию


НДС на УСН

НДС на УСН с 2025 года в мемах

НДС на УСН с 2025 года – звучит как начало шутки, но на самом деле это новая реальность для бизнеса. Мы решили объяснить изменения не скучными словами закона, а через мемы, чтобы сложное стало простым, а грустное — немного смешным.

НДС на УСН с 2025 года в мемах
Платежные системы

Платежные решения: что внедрить сейчас и что ждать в будущем 

Расчеты наличными и перечисления денег со счета на счет постепенно уходят в прошлое. На смену им приходят современные платежные технологии, которые позволяют бизнесу быть в тренде и оставаться конкурентоспособным. Даем обзор актуальных платежных решений и перспективных технологий.

Платежные решения: что внедрить сейчас и что ждать в будущем 

Как моя подруга купила салон красоты, чтобы поиграть в бизнес-леди?

Подруга-юрист продала салон с убытком в 600 000 рублей через год после покупки. Какие 3 ошибки она сделала?

Как моя подруга купила салон красоты, чтобы поиграть в бизнес-леди?

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Кадры

Как распознать недобросовестного внештатного исполнителя: 5 красных флагов

Найти хорошего подрядчика — непростая задача. От качества услуг привлеченных специалистов иногда зависит репутация бизнеса и его доходность, поэтому компании стремятся снизить риски взаимодействия с недобросовестным внештатником. Разбираем признаки, которые помогут вычислить плохого контрагента «на берегу».

Как распознать недобросовестного внештатного исполнителя: 5 красных флагов

Кто может выйти на IPO в 2025 году

Где взять денег? В трёх весёлых буквах! В 2025 и 2026 годах планируется выход на биржу целого ряда крупных компаний, представляющих различные отрасли экономики, от нефтехимии и телекоммуникаций до фармацевтики и онлайн-образования. Посмотрим, кого ждать, а кого лучше даже и не ждать.

Кто может выйти на IPO в 2025 году

Налоговики говорят, что стали меньше истребовать документов, а с 2025 года вообще поменяется подход к проверкам бизнеса. 🍿«Ночной бухгалтер» № 1838

Налоговики утверждают, что развитие технологий и автоматизация позволили им снизить количество документов, запрашиваемых для проверки. В 2025 году бизнес также будут меньше и по-новому проверять другие ведомства.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Снежана
НДС

Ставки НДС при УСН

При применении ОСНО ставка НДС зависит от категории товара и может быть 20% или 10%.
С 2025 компания на УСН становится плательщиком НДС 5%.
Есть ли различия в ставках...

Читать полностью

Эксперт:

Александр Анищенко

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

Это специальная ставка – 5 процентов. У Вас она будет для всех товаров.

Ключевая ставка 21%: рынки на взлете, бизнес под давлением, инвесторы в эйфории

Торговая мечта всех котлетеров и туземунщиков сбылась — сегодня Эльвира Сахипзадовна сделала новогодний подарок бизнесу, рынку, активным депутатам и правительству страны, оставив без изменения ключевую ставку в размере 21%.

Налог на прибыль в 2024 году: самые важные письма Минфина и ФНС. Обзор для бухгалтера

Подготовили для вас большой обзор разъяснений Минфина и ФНС по налогу на прибыль. Все кратко, четко, по делу. Забирайте в закладки.

Налог на прибыль в 2024 году: самые важные письма Минфина и ФНС. Обзор для бухгалтера
Бухгалтеры

🌲Конкурс на самую красивую бухгалтерскую елку объявляю открытым!

Как же праздник и без традиционного конкурса елочек. Да, никак! И в этом году мы дарим не один приз, а целых три! И еще один разыграем между теми, кто не займет призовые места.

🌲Конкурс на самую красивую бухгалтерскую елку объявляю открытым!
35
Налог на имущество

Уведомления: по каким налогам надо подавать и еще один важный нюанс по налогу на имущество

Разбираемся в правилах и нюансах подачи уведомления об исчисленных суммах налогов в 2024 году.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Патент в 2025 году, льготы на пошлины, практика: от здания в форме яблока до способа повышения возможностей организма

Патент — это охранный документ, который удостоверяет, что конкретное лицо или компания владеет правами на объект интеллектуальной собственности.

Патент в 2025 году, льготы на пошлины, практика: от здания в форме яблока до способа повышения возможностей организма
Банки

Высокая ставка по вкладам — в чем подвох?

Сегодня Центральный Банк России сохранил ключевую ставку на уровне 21% годовых. Это решение стало неожиданным для многих экспертов, которые прогнозировали её повышение до 23% в связи с текущими экономическими условиями и ростом инфляции. Это может сигнализировать о возможном начале ее снижения в будущем.

Высокая ставка по вкладам — в чем подвох?
Маркетплейсы

Маркетплейсы станут помощниками в борьбе с дроблением компаний

В ближайшее время торговым площадкам будут предоставлены полномочия, позволяющие налоговым органам более эффективно выявлять схемы дробления компаний.

Маркетплейсы станут помощниками в борьбе с дроблением компаний
2
Туристический налог

Туристический налог

Туризм в России. Он то ли есть, то ли его нет. Прогулка по полям и лугам обычно не считается туризмом для путешественников, кто обычно отдыхает заграницей. Но чем отличаются собор Парижской Богоматери от собора Спаса на Крови? А Эверест от Эльбруса?

НДФЛ

Подарки сотрудникам на Новый год-2025: что с НДФЛ, страховыми взносами, НДС

НДФЛ не будет с подарков дешевле 4 тыс. рублей, для освобождения от взносов нужен письменный договор, взносов на травматизм не будет, а НДС будет.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
6
Депозиты

Как бизнесу хранить деньги в 2025 году: 5 полезных советов

Прогнозировать будущее сложно, особенно когда речь об эффективных инструментах защиты накоплений. Если раньше бизнес стремился найти возможности, которые гарантируют получение дохода, то сейчас акцент сместился на сохранение свободных средств. Рассказываем, как хранить деньги в 2025 году и почему депозиты по-прежнему самое надежное решение.

Как бизнесу хранить деньги в 2025 году: 5 полезных советов
Бухгалтеры

Изменения по ПСН в 2025 году, уведомление по ЕНП в декабре и среднесписочная численность

Мы регулярно готовим материалы об изменениях и рассказываем о них простым языком, чтобы бухгалтеры могли сразу применять новые правила на практике. Рассказываем, какой полезный контент вышел на этой неделе.

Изменения по ПСН в 2025 году, уведомление по ЕНП в декабре и среднесписочная численность

Порядок и сроки обжалования акта камеральной налоговой проверки

Узнайте, как обжаловать акт камеральной налоговой проверки: сроки подачи жалобы, порядок обжалования и важные нюансы. Руководство для защиты своих интересов и успешного решения налоговых вопросов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обучение для бухгалтеров

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!

Наступает время подарков, и у нас их накопилось очень много! Мы открыли дополнительный набор на курсы повышения квалификации и профпереподготовки по выгодным ценам, а еще мы дарим всем подписчикам «Клерк.Премиум» самый востребованный курс повышения квалификации!

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!

Интересные материалы

Переезд в регион с пониженной ставкой УСН в 2025 году

ИП, которые планировали перевести бизнес в другой регион с пониженными ставками УСН, стоит поторопиться. С 2025 года таким предпринимателям придется ждать пониженных ставок 3 года — и неважно, был переезд фиктивным или реальным.

Переезд в регион с пониженной ставкой УСН в 2025 году