Что изменили в Трудовом кодексе
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:
трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы;
акты о несчастном случае на производстве;
приказы (распоряжения) об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Как будет работать кадровый электронный документооборот
Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.
Где вести кадровый электронный документооборот
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал «Госуслуги». Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.
Какая электронная подпись нужна
Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО. Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись.
Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:
трудовой договор и изменения к нему;
договор о материальной ответственности и изменения к нему;
ученический договор и изменения к нему;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
согласие на перевод;
заявление об увольнении и его отзыв.
На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Плюсы:
Кадровые процедуры будут проходить легче и быстрее. Для приёма на работу или увольнения не придётся приезжать в офис или отправлять документы по почте или с курьером. Это особенно удобно для тех, кто практикует удалёнку.
Можно быстро найти нужный документ или восстановить его копию. Если будет проверка или запрос от контролирующих организаций, вы оперативнее подготовите ответ на запрос.
Будет меньше трат на бумагу, канцтовары и содержание бумажного архива.
Минусы:
Нужно будет потратиться на создание или покупку программного обеспечения, оформление электронных подписей для фирмы и работников.
Если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на КЭДО, придётся вести как электронный документооборот, так и привычный бумажный.
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:
ответственное лицо;
выбранная система;
дата начала работы в системе;
порядок доступа к системе;
сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
сроки для ответа и ознакомления с документами;
перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
порядок проведения инструктажа;
порядок взаимодействия с профсоюзом;
сроки хранения документов;
сроки передачи в архив.
Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.
Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.
Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.
С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.
Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.
Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года.
Сроки внедрения кадрового электронного документооборота
Контрольные точки перехода на электронное взаимодействие с сотрудниками:
с 22 ноября 2021 года организации по желанию могут перейти на КЭДО;
с 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России»;
с 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ);
до 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему ЭКДО на платформе «Работа в России» (распоряжение Правительства от 06.11.2021 № 3144-р).
КЭДО уже доступен в аутсорсинге «Моё дело Бухобслуживание». При приобретении тарифов на бухгалтерское обслуживание с услугой КЭДО мы настроим и будем поддерживать систему КЭДО, выпустим электронные подписи вашим сотрудникам, поможем с подготовкой локальных нормативных актов, и обучением сотрудников работе в системе. А ведение кадрового учета уже входит в базовый тариф нашего аутсорсинга.
Моё дело Бухобслуживание
Зарплата и кадры от 2633 руб. в месяц. Полный аутсорсинг бухгалтерии от 6566 руб. в месяц!
Начать дискуссию