На кого заводят бумажные трудовые книжки
На тех, кто устраивается на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде, даже если бланки, на которых они оформлены, уже устарели.
Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 2023 года заводить книжки и вкладыши нужно по новым формам.
Подарок для наших читателей – практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года
Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.
На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — её ставят, только если она есть.
В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
В графе 3 сведений о работе добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.
В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть. В разделах поменяли количество разворотов.
Меняется и порядок изготовления бланков трудовых книжек — Приказ Минфина России № 55н от 11 апреля 2022 года. Теперь они станут защищённой полиграфической продукцией уровня защиты «В». То есть для защиты от подделок при производстве бланков нужно использовать специальные бумагу, краски и графические элементы по техническим требованиям Минфина.
Снабжать работодателей бланками трудовой книжки могут распространители — юрлица и ИП, информацию о которых опубликуют на официальном сайте изготовителя. Чтобы купить бланки, работодателям нужно обратиться к изготовителю или распространителям.
Как заполнять новую трудовую книжку
Порядок ведения и хранения новых трудовых книжек действует ещё с сентября 2021 года. Его утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года.
Общие правила
Заполнять трудовую книжку можно любым способом:
вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
оттиском штампа или печати с готовым текстом.
Все эти варианты можно комбинировать.
При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.
При внешнем совместительстве
Запись о совместительстве вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.
Если сотрудник в этот момент уже не работает по основному месту, запись можно сделать у работодателя по совместительству. Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.
Графа 1 — порядковый номер записи.
Графа 2 — дата приёма на работу по совместительству.
Графа 3 — наименование работодателя, структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.
При переводе к другому работодателю
Если работник увольняется в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю, делают запись:
Графа 1 — порядковый номер записи.
Графа 2 — дата увольнения.
Графа 3 — указывают, в каком порядке происходит перевод: по просьбе работника или с его согласия, наименование организации или ИП, куда он переводится. Например, «Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника с его согласия к другому работодателю в Общество с ограниченной ответственностью "Василёк", пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.
При переходе на электронную трудовую
Если работник отказывается от бумажной трудовой и подаёт заявление о переходе на электронный формат:
Графа 1 — порядковый номер новой записи.
Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.
Если работник подал заявление менее чем за 3 рабочих дня до своего увольнения, трудовую ему выдают не позднее последнего дня работы.
Если временный перевод стал постоянным
Запись о временном переводе на другую работу внутри организации не делают. Она нужна, только если временный перевод становится постоянным.
Графа 1 — номер записи.
Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
Графа 3 — запись о переводе с наименованием структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
Графа 4 — дата и номер двух приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.
При переименовании организации
При смене названия работодателя в трудовой тоже делают запись:
Графы 1 и 2 оставляют пустыми.
Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.
Как вести учёт трудовых книжек и вкладышей
Согласно п. 39-40 Порядка работодателям нужно вести учёт движения трудовых книжек и вкладышей, принятых от работников при поступлении на работу, а также чистых бланков, предназначенных для оформления взамен утерянных или испорченных.
Для этого можно использовать самостоятельно разработанные формы. Их не нужно скреплять сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.
До 1 сентября 2021 года были две обязательные для работодателей учётные формы Минтруда:
книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
приходно-расходная книга по учёту чистых бланков.
Эти книги учёта можно вести, пока они не закончатся.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Начать дискуссию